Averiguar los impuestos y la nómina de la niñera de un cliente probablemente no esté en lo más alto de tu lista de deseos de vacaciones. Si su cliente no ha mantenido registros exactos de tiempo y pago, puede ser especialmente frustrante. Por eso recomendamos empezar con los impuestos de las niñeras lo antes posible. Seguir esta guía paso a paso también le ayudará a mantenerse organizado y en el camino correcto.
1. Averigua si tu cliente debe impuestos de niñera
Si su cliente pagó a un empleado del hogar como una niñera, ama de llaves o cuidador de ancianos 2.100 dólares o más este año, entonces deben impuestos FICA. Esta es la contribución de su cliente a las cuentas de la Seguridad Social y de Medicare de su empleado.
No se cuentan los salarios pagados al cónyuge o a los hijos menores de 21 años de un cliente, o a cualquier empleado menor de 18 años.
Además, si su cliente pagó a un empleado $1,000 o más en cualquier trimestre de calendario durante el 2018, entonces debe impuestos de desempleo federales y estatales.
2. Actualizar la información de los empleados
Asegúrese de tener el nombre legal correcto, el número de seguro social y la dirección del empleado de su cliente. Los W-2 deben ser entregados a finales de enero. Es mejor hacer las actualizaciones ahora que tener problemas con un W-2 por información incorrecta.
3. Revisar las horas trabajadas
Si su cliente ha mantenido registros de tiempo precisos o ha utilizado una solución de cronometraje automatizada, este paso puede ser relativamente indoloro. Asegúrate de que todas las horas trabajadas han sido pagadas. Tenga en cuenta que a los empleados domésticos se les debe pagar el salario mínimo más alto de las tasas federales, estatales y locales. Con algunas excepciones, también reciben horas extras de tiempo y medio por las horas trabajadas más de 40 en una semana.
Esto le ayudará a confirmar los salarios reales pagados al empleado cuando complete su Formulario W-2 (Declaración de Sueldos e Impuestos).
No se pase por alto este paso. No pagar a un empleado doméstico por lo menos el salario mínimo y las horas extras cuando sea necesario puede conducir a mayores problemas de cumplimiento y dolores de cabeza legales para su cliente.
4. Calcule la obligación fiscal de su cliente
Ahora es el momento de averiguar la responsabilidad fiscal de la niñera de tu cliente. Deben el 7,65 por ciento del salario en efectivo de sus empleados en impuestos FICA. Esto se reduce al 6,2% para la Seguridad Social y al 1,45% para Medicare.
El impuesto federal de desempleo es del seis por ciento sobre los primeros 7.000 dólares del salario bruto. También pueden deber el impuesto estatal de desempleo, que varía según el estado y suele ser de entre el dos y el cinco por ciento de una cantidad fija de salarios.
Necesitará saber esta información para completar el Anexo H (Impuestos sobre el empleo en el hogar), que se presenta con la declaración personal de su cliente.
A menos que hayan estado remitiendo los impuestos estimados trimestralmente, deberán la cantidad total cuando se presenten.
5. Determinar lo que se ha retenido para el empleado
Ahora es el turno del empleado. Deberán la misma cantidad – 7,65 por ciento – en impuestos FICA. También deben impuestos sobre la renta federales y estatales (si procede).
Aunque no es necesario retener los impuestos sobre la renta de la paga de un empleado doméstico (los impuestos FICA deben ser retenidos), es útil que su cliente haya estado reteniendo estos impuestos de forma regular y remitiéndolos trimestralmente. Si no, su empleado deberá la cantidad total cuando presente su declaración de impuestos personal. Esto puede ser difícil para algunos empleados que pueden no haber presupuestado cientos o miles de dólares para pagar sus obligaciones fiscales cuando presenten su declaración.
Necesitará saber cuánto se ha retenido anteriormente en impuestos para poder completar el formulario W-2.
6. Completar los formularios de salarios e impuestos
Como ya se ha mencionado, el formulario W-2 debe ser entregado al empleado antes del 31 de enero. Esa es la misma fecha límite en que el Formulario W-3 y la Copia A del Formulario W-2 deben ser presentados a la Administración de la Seguridad Social.
7. Completar la lista H y el formulario 2441
Una vez que haya terminado el Programa H, adjúntelo a la declaración de impuestos de su cliente. Su cliente puede ser elegible para un crédito fiscal por el salario que pagó a una niñera. Use el Formulario 2441 (Gastos de cuidado de niños y dependientes) para reclamar el crédito.
Espero que puedas ver por qué es una buena idea empezar con esto ahora y no esperar hasta que la temporada de impuestos esté en marcha para empezar a calcular los impuestos de la niñera de tu cliente.