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Cómo manejar el cumplimiento en un nicho de impuestos de ventas

Recientemente, la Vicepresidenta de Marketing de Avalara, Julie Lubetkin, entrevistó a Judy Vorndran, JD, CPA, socia de TaxOps, LLC, sobre cómo maneja el cumplimiento de los impuestos de venta, el incumplimiento y otros temas complejos de impuestos de venta.

Antes de unirse a la firma, Judy fue la primera Recurso de Impuestos Nacionales en una de las 100 mejores firmas de contadores públicos, donde lanzó la práctica de impuestos estatales y locales (SALT) de la firma, y también pasó 14 años centrándose exclusivamente en los impuestos estatales y locales en PwC y Deloitte.

Cómo manejar el cumplimiento en un nicho de impuestos de ventas

Esto es lo que dijo sobre su práctica y el nicho de impuestos de venta en particular :

Lubetkin: Cuéntame un poco sobre tu práctica. ¿De qué se trata TaxOps?

JV : En TaxOps, aprovechamos nuestros amplios conocimientos y experiencia en materia de impuestos para ayudar a los clientes a navegar por el caos de la política fiscal en todos los niveles, creando soluciones a medida que reducen las obligaciones fiscales actuales y descubren ahorros fiscales a largo plazo. Además de la subcontratación fiscal a través de TaxOps, ofrecemos soluciones y estrategias de minimización de impuestos estatales y locales a medida. Los impuestos son todo lo que hacemos. Nos centramos en convertir a los mejores profesionales de negocios de nuestros clientes en planes de impuestos claros, efectivos y con visión de futuro. Nuestras soluciones a medida tienen en cuenta las disciplinas operativas.

Lubetkin: Ninguna empresa quiere estar en mora, pero ¿por qué el incumplimiento del impuesto sobre las ventas es tan importante?

Judy Vorndran

JV : Los Estados otorgan amplios poderes para perseguir los impuestos atrasados, las sanciones y las tasas por incumplimiento. Desde simples errores hasta fraudes flagrantes, y todo lo demás, las leyes de cada estado donde opera una empresa rigen la actividad de recaudación. Los procedimientos son generalmente los mismos de un estado a otro e incluyen la recaudación de cuentas bancarias, la confiscación de devoluciones de impuestos, el embargo de salarios, la imposición de un gravamen sobre los activos y la persecución de casos penales.

Lubetkin: Por supuesto, hay costos para una compañía por incumplimiento. ¿Cuáles son algunos de ellos?

JV : A nivel federal y estatal, se podrían aplicar varios tipos de sanciones por incumplimiento, como una multa por no presentar la solicitud por retraso, una multa por no pagar por pagar tarde, congelar sus cuentas bancarias, poner un gravamen sobre su casa, embargar los salarios futuros (es decir, los beneficios de la Seguridad Social) y sumergirse en los futuros reembolsos de impuestos a los que pueda tener derecho. Además, operar con el método de “esperar y ver” puede costarle muy caro a su empresa a largo plazo; he aquí algunas de las formas:

– Los honorarios del contador público para preparar las declaraciones de todos los años que ha hecho negocios a la vez; pagar 10.000 dólares por 10 años de declaraciones para un estado duele un poco más que pagar 1.000 dólares al año por ese mismo estado.

– Pagos de impuestos impagados, más multas e intereses.

– La falta de continuidad, la pérdida de información, la rotación de empleados y los cambios en el sistema hacen que la extracción de datos y la comprensión de su historia sea muy engorrosa, si no imposible.

– Pérdida de tiempo. Sacar de tres a ocho años de datos históricos no es el mejor y más alto uso de su tiempo. Esto puede ser un trabajo a tiempo completo, ¿no tienes ya uno?

– Revisión del estudio Nexus y tarifas para analizar los datos históricos.

– Pagar los honorarios de los abogados o de los contadores públicos durante la diligencia debida para tratar de negar la cantidad de custodia conservadora que el comprador ha estimado.

– Reducción significativa del precio de compra o aumento del depósito en garantía para cubrir sus impuestos no pagados.

– Los honorarios de la CPA para preparar un Acuerdo de Divulgación Voluntaria (VDA) para liberar la cantidad de dinero en depósito, un contrato legalmente vinculante que cuesta mucho dinero. Oh, mira, todavía tienes que pagar para que se presenten las declaraciones y pagar los impuestos e intereses.

A menudo no hay un límite de tiempo para cobrar los impuestos no pagados y cobrar multas por no presentar la solicitud. El gobierno tiene hasta seis años a partir de la fecha en que cualquier declaración de impuestos no presentada se debe a un cargo penal por no presentar una declaración.

Lubetkin: ¿Cuáles son las principales razones por las que las empresas no presentan sus declaraciones de impuestos federales y estatales?

JV : Un artículo del Huffington Post de 2013 articuló algunas de las razones del incumplimiento a nivel federal: la declaración de impuestos es complicada, menos gente piensa que los impuestos son justos, la declaración de impuestos consume mucho tiempo y es cara, y los impuestos son inherentemente antipatrióticos. A nivel estatal, es probable que se apliquen esas mismas razones, y luego se añaden los estados en los que uno no está domiciliado y las razones crecen hasta “¿Qué posibilidades hay de que me atrapen?”.

Lubetkin: ¿Qué puede hacer un contador para ayudar a los clientes a cumplir con sus obligaciones?

JV : Las empresas pueden evitar estos costos conociendo sus obligaciones y preparándose para cumplirlas por adelantado. Hay varias maneras en que las empresas pueden gestionar mejor sus obligaciones fiscales fuera del estado.

Deben conocer sus operaciones, dónde y qué venden, dónde tienen propiedades y a dónde trabajan o a dónde viajan los empleados, así como tener sistemas y procesos para rastrear todo eso. Es crítico rastrear dónde se encuentran las personas y las propiedades, y la ubicación de los flujos de ingresos. Si puede enviar una factura, puede aplicar el impuesto sobre las ventas. Si tiene una nómina, puede agregar una licencia de impuesto sobre las ventas y presentar una declaración de impuestos sobre la renta.

También deben conocer sus obligaciones fiscales antes de emprender un negocio. Además, deben entender cómo se generan los ingresos. A menudo, a las empresas les gusta esconderse detrás de la Ley Pública 86-272, en la que su presencia de solicitación en el Estado podría estar protegida, pero eso sólo se aplica a efectos del impuesto sobre la renta y la venta de bienes personales tangibles. La Ley Pública 86-272 no protege la venta de servicios, los impuestos sobre las ventas o los impuestos de franquicia.

Y, por supuesto, deben documentar, documentar, documentar. Si pueden apoyar por escrito cuando comenzaron a visitar un estado, por cuánto tiempo, la frecuencia y lo que estaban haciendo, van a ser más propensos a refutar el nexo si un estado o un comprador llama a la puerta. Al final del día, siempre habrá costos asociados con la presentación de declaraciones de impuestos. Después de todo, alguien tiene que prepararlas y tú tienes que pagar el impuesto.

Lubetkin: ¿De qué se trata una VDA? ¿Cómo se utiliza?

JV : Los VDA son una forma formal de presentarse ante un estado, ya sea anónimamente o en el registro, y obtener el perdón de errores pasados y reducir el riesgo fiscal. Le da a los contribuyentes un contrato que les permite avanzar y revelar las obligaciones de años anteriores sobre la base de un período legal de mirada hacia atrás – típicamente de tres a seis años. Casi siempre se renuncia a las penalizaciones, así como al impuesto anterior al período de revisión. No se suele renunciar a los intereses.

Lubetkin: ¿Qué opina del sistema de cumplimiento voluntario? ¿Funciona? ¿Necesita ser arreglado?

JV : Cuando empecé en la contabilidad pública hace más de 23 años, recuerdo que teníamos una “lista” de personas con las que hablar en ciertos estados para discutir la falta de presentación de nuestros clientes y negociar algún tipo de acuerdo para presentarse de forma prospectiva, o dentro de un cierto período de tiempo.

Con el tiempo, esa “lista” se ha convertido en un departamento dentro del equipo de recaudación de impuestos del estado – todos los estados excepto Nuevo México tienen un programa formal o informal de VDA. Mientras que muchas legislaturas ponen programas de amnistía para procurar el cumplimiento, los VDA son una gran manera de manejar el riesgo de los contribuyentes y mitigar los impuestos y penalidades anteriores y presentarse de una manera próxima.

Lubetkin: ¿Cuál es la forma más importante en que las empresas pueden gestionar sus obligaciones fiscales fuera del estado?

JV : Mientras las empresas entiendan sus obligaciones antes de hacer negocios en otro estado, los impuestos son raramente, si es que alguna vez, prohibitivos. Sin embargo, el desconocimiento de las obligaciones y el descubrimiento de que se deben años de impuestos atrasados puede paralizar un negocio, haciendo que la empresa fuera del estado no sólo no sea rentable, sino que también sea peligrosa para la vida de la empresa.

Lubetkin: Para los contadores y contadores que actualmente no ofrecen servicios de impuestos de ventas a los clientes, ¿cuáles son algunas formas de iniciar una práctica de SALT?

JV : ¡Consigue el líder correcto! No es un área fácil en la que practicar y requiere un nivel de pericia y experiencia para aportar la profundidad y amplitud de conocimiento necesario para liderar y hacer crecer tal práctica.

Lubetkin: ¿Qué tipo de educación o entrenamiento recomienda a un contador público para empezar a ofrecer este servicio a sus clientes?

JV : Empieza en el ámbito local con nuestras clases patrocinadas por el estado – este es un gran lugar para mojarse los pies en la construcción de conocimientos en torno a las cuestiones de cumplimiento requeridas por cada estado. Normalmente, estas sesiones son gratuitas. También recomiendo suscribirse a todos los blogs SALT y seminarios web ofrecidos por las 4 grandes empresas y las empresas regionales. Hay mucho contenido gratuito. Además, únase al Instituto de Profesionales en Impuestos, una organización de práctica especializada dedicada exclusivamente a la gente SALT. Tienen fantásticos seminarios y conferencias, dados por profesionales de larga trayectoria que pueden enseñarte las “cuerdas”.

Lubetkin: ¿Por qué no crees que los contadores y contadores ofrecen servicios de impuestos de ventas más fácilmente a sus clientes?

JV : Porque es una tarea mensual, de tiempo intensivo y no recoge los honorarios de otros trabajos de cumplimiento. Se trata de un volumen alto, un precio bajo por área de retorno a la práctica, y se requieren tecnologías especializadas para mejorar este tipo de práctica, lo que añade más costo. Por último, para que la práctica sea “llave en mano”, la empresa debe facilitar el procesamiento de los pagos; debido a la ley Sarbanes-Oxley y otras normas de independencia, las empresas no pueden ocuparse de la financiación o los pagos en nombre de su clientela sin correr el riesgo de convertirse en no independientes.