Con los plazos de los impuestos de las empresas acercándose rápidamente, las empresas tienen que considerar varios factores antes de presentar la solicitud. Por ejemplo, como las diversas implicaciones asociadas con los impuestos de los programas de vehículos de negocios se tienen en cuenta para el kilometraje del año pasado, se pueden instituir políticas y programas sólidos para asegurar que la organización esté en la mejor posición para el próximo año fiscal.
Hay una amplia gama de programas de vehículos de negocios, cada uno con su propio conjunto de consideraciones fiscales. Las estipulaciones de cumplimiento y las implicaciones fiscales pueden ser una carga o un beneficio, dependiendo de los objetivos y necesidades de una organización.
Con ciertos programas de vehículos de negocios, los reembolsos deben ser reportados como ingresos gravables, lo que aumenta el total de las retenciones del impuesto sobre la nómina y reduce la cantidad que el empleado se lleva a casa. Por ejemplo, los subsidios fijos, que ofrecen a los conductores de negocios una cantidad fija mensual que se añade a su sueldo mensual, son los más sencillos de aplicar, pero están sujetos a impuestos sobre la renta.
En organizaciones más grandes donde las cantidades de kilometraje de negocios de los conductores y las geografías difieren enormemente, un programa de tasa fija y variable (FAVR) podría ser una opción más precisa y viable – y es libre de impuestos. Calificar para los programas libres de impuestos requiere una supervisión minuciosa, un kilometraje exacto y un entendimiento de los requisitos administrativos y del IRS para crear valiosas ventajas fiscales.
Hay pros y contras de los programas de reembolso tanto imponibles como exentos de impuestos, por lo que otros factores, como las necesidades de conducción de un negocio y los patrones actuales, deben ser cuidadosamente considerados al elegir el plan apropiado. La temporada de impuestos es el momento oportuno para que una organización evalúe su actual programa de vehículos y mire hacia adelante para mejorar los resultados.
Los líderes empresariales deben familiarizarse con las obligaciones fiscales asociadas a los diferentes programas para asegurarse de que sus organizaciones estén protegidas eligiendo la opción más consciente desde el punto de vista financiero.
Aquí hay tres tipos de programas de reembolso y las implicaciones fiscales específicas asociadas a cada uno:
1. Asignaciones fijas. Una asignación de coche es la más clara de las tres, y es la más fácil de administrar. Sin embargo, también supone la carga fiscal más importante tanto para los empleadores como para los empleados. Una empresa con 100 conductores, con una asignación de 800 dólares mensuales, puede perder hasta 364.800 dólares sólo en impuestos. Los subsidios se consideran ingresos y están sujetos a los impuestos sobre la nómina, por lo que los ingresos de un conductor se reducen significativamente.
Para contabilizar los dólares perdidos en impuestos, las empresas tendrían que añadir hasta un 30 por ciento a la asignación para asegurarse de que los conductores se llevan a casa una cantidad específica de dólares. Para los negocios con conductores que están geográficamente dispersos, un programa de subsidio fijo puede crear discrepancias en la equidad del reembolso.
Por ejemplo, la diferencia de costo del seguro entre Detroit y Atlanta es de 4.000 dólares. El conductor del negocio en Atlanta puede estar sobre reembolsado por sus bajos costos de seguro. Mientras tanto, el conductor de Detroit, donde es más caro poseer y operar un vehículo para negocios, podría recibir un reembolso insuficiente.
2. Centavos por milla. Este tipo de programa de reembolso es usado por casi el 80 por ciento de las organizaciones para al menos una porción de los empleados. Los programas de centavos por milla (CPM) reembolsan a los conductores ya sea a la tasa de deducción estándar del IRS o a una tasa personalizada desarrollada internamente, y son más adecuados para los participantes que conducen menos de 5.000 millas anualmente.
Un programa de CPM requiere requisitos de informes exhaustivos para estar libre de impuestos, como registros de kilometraje detallados y precisos. Los conductores deben capturar y registrar los datos de kilometraje de la empresa, como el lugar de inicio y fin de cada viaje, la hora, la fecha, el propósito del viaje y más. Además, los empleadores deben mantener archivos de estos registros de viaje durante siete años.
Y aunque parece que la responsabilidad está en manos del empleado, el rastro de la auditoría puede pasar del conductor al empleador. Los registros manuales de kilometraje abren a una compañía al riesgo de auditoría y también a gastar más de lo requerido en reembolsos debido a estimaciones de kilometraje y herramientas online inexactas. La captura de kilometraje puede ahorrar a las empresas hasta un 15 por ciento sólo en el reembolso.
La tasa de refugio del IRS, que es una cifra común utilizada para los programas de CPM, se basa en promedios, por lo que no refleja con precisión las variables geográficas en el costo. Los programas CPM pueden no reembolsar a los conductores en mercados caros, como San Francisco o la ciudad de Nueva York, mientras que reembolsan en exceso a los conductores de alto kilometraje.
3. FAVR. Los programas FAVR reembolsan a los conductores los gastos fijos de la propiedad y operación de un vehículo, como el seguro, los impuestos y la depreciación, además de los gastos variables, como el combustible y el mantenimiento, que difieren según la ubicación.
Debido a que estos programas son tan dinámicos, se consideran una opción de primera clase. Y además de ser flexibles y personalizables, los programas FAVR también pueden ser libres de impuestos para empresas y empleados. Aunque ofrece muchos de los mismos beneficios que un plan de subsidios, la proporción de gastos puede ser hasta un 40 por ciento menor para los programas de FAVR. Los programas de FAVR consideran las diferencias de costos regionales, que en conjunto con otros factores, pueden ahorrarle a las empresas casi $3,000 por conductor.
Los empleadores deben cumplir una serie de requisitos del IRS para que su programa de FAVR tenga ventajas fiscales. Esto incluye tener cinco o más conductores que conduzcan al menos 5.000 millas cada uno anualmente.
Los programas de vehículos para empresas no son de talla única. Cada uno tiene sus propios beneficios e inconvenientes que deben ser examinados por los líderes de una organización. Al establecer un fuerte entendimiento de las necesidades de conducción de los negocios, las empresas pueden tomar una decisión bien informada sobre el programa o programas de reembolso apropiados, mejorando el resultado final y asegurando un reembolso justo y preciso para los empleados.
A la luz de la temporada de impuestos, los empleadores pueden tomarse este tiempo para evaluar de cerca sus implicaciones fiscales para entender el impacto de su programa actual y, a partir de ahí, tomar una decisión para seguir adelante.
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