En la tercera parte del Fraudcast de Dawn Brolin con el CPA Stephen King de la firma de servicios de contabilidad para clientes GrowthForce, hablaron sobre la manipulación de cheques, que tiene que ver específicamente con los empleados que roban.
Durante el Fraudcast, Steve contó la historia de una gran empresa de paisajismo en la que la confiada gerente de la oficina recibía cheques que se enviaban al paisajista, endosándolos astutamente para sí misma y depositando el dinero en su cuenta personal. El FBI no fue de ayuda y la responsabilidad del banco fue limitada, debido en gran parte a que tuvo que lidiar con miles de millones de transacciones digitales de manera regular junto con un cambio de seguridad posterior al 11 de septiembre. La toma de posesión: la responsabilidad recae sobre ti cuando te roban y los resultados son desastrosos.
Yo había preguntado: «¿cuándo fue la última vez que fuiste al banco y vieron tu firma?» También pregunté cuándo se aseguraron de que el pago se hiciera a tu nombre.
Como Steve señaló, las transacciones son digitales y nadie está haciendo una doble comprobación. Cuando se trata de comprobar la manipulación, pienso en ir al supermercado y pasar una tarjeta o insertar un chip para una compra.
Cuando firmamos, ¿cuántos de nosotros tratamos de duplicar perfectamente nuestra verdadera letra? No puedo firmar lo mismo digitalmente que en papel. ¿Cómo lo sabría el cajero? La gente que controla los pagos es la que más miedo da por esta libertad.
Como cubrimos en el último Fraudcast, el libro de Steve The CEO’s Guide to Reducing Fraud se basa en gran medida en el Informe de ACFE a las Naciones, un estudio global sobre el fraude laboral (posiblemente la mayor publicación que he leído nunca) que puede verse en el sitio de Lucha contra el Fraude. Familiarizado con las estadísticas del informe, Steve nos recordó que el ladrón promedio comienza de a poco, por lo que nadie lo atrapa de inmediato. Piensan que el dinero robado es un préstamo que devolverán eventualmente, ponen excusas y la cantidad finalmente crece con el tiempo.
La pérdida monetaria media por la manipulación de cheques es de 158.000 dólares y normalmente se tarda 18 meses en atrapar al autor. En la página 27 de la Guía del CEO, Steve ofrece medidas preventivas para protegerse de este tipo de fraude.
Durante el Fraudcast, abogó por la automatización del proceso de facturación en línea a través de servicios automatizados como Bill.com. El costo de pagar una factura era de 12 dólares antes de la automatización y bajó a 1,66 dólares después. Steve también reiteró la importancia de separar los deberes de los empleados.
Típicamente, la persona que emite un cheque no debería ser la que concilia la cuenta bancaria. Y, como dije antes, tenga estas conversaciones honestas con sus clientes; asústelos si es necesario. Especialmente durante la temporada de impuestos, tenemos el poder de ayudarles a entender la severidad de los estafadores.
Finalmente, Steve llamó la atención sobre algo que Frank Abagnale trató en un webinar con Joe Woodard: Ir a juicio para ganar un caso de fraude es una tarea costosa y sugirió enviar al estafador un formulario 1099. El dinero que ha sido robado es un ingreso imponible y pueden tratar con usted o con el IRS. Otras referencias útiles sobre cómo manejar estas situaciones, como los seminarios web y el libro electrónico de Steve, se pueden encontrar en growthforce.com.
Estén atentos a los próximos Fraudcasts en el sitio de Lucha contra el Fraude.