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Cómo los empleadores pueden asegurarse de que los formularios I-9 son correctos

Por Richard D. Alaniz

Cuando las tiendas de Abercrombie & Fitch en Michigan tuvieron problemas para completar correctamente los formularios I-9, resultó ser un error de siete cifras. En septiembre de 2010, la Oficina de Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI) del Servicio de Inmigración y Aduanas de los Estados Unidos (ICE) anunció una multa de 1.047.110 dólares por violaciones de la Ley de Inmigración y Nacionalidad relacionadas con la obligación del minorista de ropa de verificar la elegibilidad de sus trabajadores para el empleo. La multa se impuso a pesar de que la tienda de ropa cooperó plenamente con los investigadores y no había pruebas de que contratara a sabiendas a trabajadores ilegales.

Cómo los empleadores pueden asegurarse de que los formularios I-9 son correctos
Cómo los empleadores pueden asegurarse de que los formularios I-9 son correctos

“Los empleadores son responsables no sólo de las personas que contratan, sino también de los sistemas internos que deciden utilizar para gestionar su proceso de empleo, y esos sistemas deben dar lugar a un cumplimiento efectivo”, dijo Brian M. Moskowitz, agente especial a cargo de ICE HSI para Ohio y Michigan, en un comunicado de prensa.

Los problemas de Abercrombie son un ejemplo de cómo el ICE ha sido, y será cada vez mayor, la represión de los empleadores que cometen errores en sus formularios de verificación de empleo. Para asegurar el cumplimiento y evitar el estrés, la interrupción de los negocios y las costosas multas, las empresas necesitan asegurarse de que tienen procesos rigurosos para verificar la elegibilidad de empleo.

Últimamente se ha hablado mucho de la reforma de la inmigración. Además del llamamiento del presidente Obama para una reforma sustancial, el apoyo bipartidista también ha aumentado significativamente tras las elecciones de noviembre, y los principales republicanos, entre ellos Marco Rubio y John McCain, han respaldado una importante revisión de la inmigración. Todos los planes de inmigración que se están debatiendo incluyen la reforma del sistema de verificación de empleo y el aumento de la aplicación de la ley en el lugar de trabajo.

Tratando con las formas I-9

Los empleadores deben estar familiarizados con el formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo , ya que algunas variaciones del mismo son obligatorias desde 1986. El I-9 es utilizado por todo empleador para verificar la identidad y la elegibilidad de empleo de todos los nuevos empleados para probar que son ciudadanos americanos, nacionales de los Estados Unidos o inmigrantes autorizados a trabajar en los Estados Unidos.

Un I-9 debe ser completado dentro de los tres días de que los empleados comiencen a trabajar. Para completar el I-9, los trabajadores deben presentar la documentación apropiada, y los empleadores deben examinar el documento o documentos para decidir si parecen razonablemente genuinos y relacionados con el individuo.

Los formularios I-9 deben mantenerse archivados durante al menos tres años, o un año después de que el empleo termine, lo que sea más largo. Los empleadores mantienen los formularios como parte de sus propios registros, pero deben ponerlos a disposición para su inspección por parte de los funcionarios del gobierno del Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, el Departamento de Justicia de los Estados Unidos u otra agencia autorizada.

Los empleados pueden presentar un único documento para demostrar tanto la identidad como la elegibilidad de empleo, como un pasaporte de EE.UU. o una tarjeta de residente permanente, o documentos separados que establezcan la identidad, como una licencia de conducir, y la elegibilidad de empleo, como una tarjeta de la Seguridad Social. La lista de documentos aceptables aparece en el formulario I-9.

Los empleadores pueden utilizar varios servicios en línea para asegurarse rápidamente de que la información que los empleados proporcionan para sus formularios I-9 coincida con los registros del gobierno. Estos programas incluyen E-Verify, el Servicio de Verificación del Número de Seguro Social (SSNVS), y el programa de Registros e Información del DMV para E-Verify (RIDE). El gobierno federal ha estado alentando fuertemente a las compañías a usar E-Verify, y algunos estados lo requieren.

Áreas de problemas potenciales

Aunque completar un formulario I-9 puede parecer sencillo, puede complicarse rápidamente. Incluso los empleadores con las mejores intenciones y los empleados bien entrenados pueden encontrarse tratando de trabajar en situaciones que nunca anticiparon.

Algunos errores son el resultado de simples errores tipográficos, ortográficos o de información que se deja en blanco sin querer. En algunos casos, los empleados pueden tener legítimamente documentos con apellidos diferentes. Por ejemplo, un empleado recién casado o divorciado puede haber cambiado su nombre en una licencia de conducir pero no en una tarjeta del Seguro Social todavía.

La discriminación, ya sea deliberada o inadvertida, es otro reto que los empleadores deben considerar. Puede parecer más fácil contratar sólo a “personas que se parecen a los estadounidenses” y evitar cualquier preocupación por la elegibilidad para el empleo, pero ese tipo de discriminación es ilegal. Las empresas deben tratar a los inmigrantes que están en este país de forma legal y con derecho a trabajar como lo harían con los ciudadanos estadounidenses. Los empleadores también deben asegurarse de no sobrecompensar y cometer “abuso de documentos” o pedir a los empleados que proporcionen más o diferentes documentos que los de la lista I-9 aprobada.

Determinar si los documentos “parecen razonablemente” ser genuinos es otra área problemática. El gobierno federal insiste en que no espera que los empleadores se conviertan en expertos en las diferencias entre documentos auténticos y falsos o documentos emitidos a alguien que no sea el empleado. Pero muchas empresas pueden sentir que están caminando sobre una fina línea entre ser demasiado flexibles si los documentos parecen cuestionables y arriesgarse a demandas por discriminación si rechazan los documentos que un empleado presenta.

Los empleadores también deben prepararse para la eventualidad de una auditoría del I-9, ya que el ICE ha aumentado drásticamente el número de auditorías que realiza. Según un reciente informe de Associated Press, las auditorías de los formularios de los empleadores aumentaron de 250 en el año fiscal 2007 a más de 3.000 en 2012. El monto de las multas impuestas por el gobierno federal por I-9 erróneo también ha aumentado, de 1 millón de dólares en 2009 a casi 13 millones de dólares en 2012.

Los empleadores también pueden tener complicaciones cuando el número de seguro social o el número de licencia de conducir que presenta un empleado no coincide con los registros del gobierno. Frecuentemente, los problemas radican en el propio mantenimiento de registros del gobierno, pero los empleadores aún deben tomar acciones específicas para dar a los empleados la oportunidad de corregir cualquier problema. Hasta que un asunto se resuelva, es ilegal tomar medidas inmediatas y adversas contra un empleado cuando se señala una falta de coincidencia.

Mejores prácticas para el cumplimiento del I-9

Los empleadores deberían tomar medidas para formalizar y mejorar sus procesos para completar los formularios I-9. Esto ayudará a las empresas a gestionar los formularios de forma fluida y eficiente y permitirá una respuesta más rápida si se enfrentan a una auditoría. Los empleadores deberían:

1. Revisar y actualizar los procesos actuales. Como los formularios parecen tan simples, muchos empleadores no ponen un proceso para supervisarlos. Sin embargo, este enfoque casual con demasiada frecuencia conduce a problemas. Es importante crear procedimientos bien documentados, paso a paso, que todos los que completen el formulario I-9 deben seguir. Los empleadores deben trabajar en estrecha colaboración con RRHH, con los asesores internos y con los abogados externos para asegurarse de que cumplen con todas las regulaciones estatales y federales y pueden anticipar cualquier cambio que pueda afectar a la forma en que completan el I-9.

2. Designar personal para manejar los I-9. 3. Las compañías deben asignar personal específico para ser responsable del proceso de los I-9. Estas personas deben recibir capacitación periódica sobre qué documentos son aceptables y qué condiciones impone el gobierno federal a los documentos. Los miembros del personal deben ser entrenados sobre cuándo y cómo llevar las preguntas a ICE u otras agencias federales. También deben servir como el único punto de contacto con los funcionarios del gobierno estatal y federal.

3. Realizar auditorías voluntarias. Las compañías deberían auditar regularmente una muestra aleatoria o todos sus I-9. Esto ayudará a identificar cualquier problema que exista y permitirá a las compañías corregir los problemas antes de que el gobierno realice sus propias auditorías. Las auditorías internas regulares también pueden ayudar a la defensa de una compañía en caso de que una investigación del gobierno surja con preguntas o problemas.

4. Busca en los servicios en línea. Si los empleadores no están usando actualmente E-Verify, deberían considerarlo. Es obligatorio en algunos estados y para los contratistas federales, y el gobierno federal ha estado considerando hacerlo un requisito para todos los empleadores. Es probable que se convierta en obligatorio para todos los empleadores con la reforma de inmigración. Las empresas pueden inscribirse directamente en E-Verify a través del Departamento de Seguridad Nacional o a través de un tercero.

5. Mejorar la IMAGEN de la empresael Acuerdo Mutuo ICE entre el Gobierno y los empleadores. Los empleadores que hacen una gran cantidad de contrataciones o que trabajan en sectores comerciales que tienden a atraer trabajadores ilegales pueden querer mirar el programa ICE Mutuo Acuerdo entre el Gobierno y los Empleadores (IMAGE). A través de este programa, ICE proporciona capacitación y educación sobre el uso de E-Verify, la identificación de documentos falsos y la gestión de otros aspectos de la verificación de la identidad de los empleados. La desventaja es que al inscribirse en el programa, un empleador básicamente le da al ICE carta blanca a sus registros de empleo en cualquier momento.

La reforma de la inmigración sigue siendo un tema candente, pero ha ganado cada vez más apoyo bipartidista. Además, el gobierno federal tiene como objetivo a los empleadores que contratan trabajadores ilegales. Al anticipar y manejar los problemas con los formularios I-9, las empresas pueden evitar problemas potenciales y defender mejor sus procesos si reciben un aviso de inspección del ICE o si llaman la atención del ICE.

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Sobre el autor:

Richard D. Alaniz es socio principal de Alaniz and Schraeder, una empresa nacional de trabajo y empleo con sede en Houston. Ha estado a la vanguardia del derecho laboral y del empleo durante más de treinta años, incluyendo períodos en el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y en la Junta Nacional de Relaciones Laborales. Rick es un prolífico escritor sobre derecho laboral y de empleo y realiza frecuentes seminarios para empresas clientes y asociaciones comerciales en todo el país. Las preguntas sobre este artículo pueden dirigirse a Rick al (281) 833-2200 o [correo electrónico protegido].