Por Rick Telberg
Un flujo interminable de correos electrónicos, compañeros de trabajo charlatanes, clientes inesperados que llaman a tu puerta, y teléfonos que nunca dejan de sonar, ¿te suena demasiado familiar? Si es así, no estás sola.
La verdadera pregunta es: ¿cómo te mantienes concentrado en medio del caos?
Según un estudio de CPA Trendlines realizado por el Grupo Bay Street, el 34 por ciento de los CPA informan que «a menudo» se sienten distraídos, mientras que otro 34 por ciento se distrae «a veces». A esto le sigue el 22 por ciento que se distrae «frecuentemente».
Los contadores públicos dependen de algunos hábitos clave para maximizar la productividad y minimizar la distracción, entre los que se incluyen los siguientes:
- Programación estricta del correo electrónico y la actividad en Internet
- Preparando listas de tareas diarias
- Cambiar las horas de trabajo a las mañanas o noches tempranas para minimizar las interrupciones
- Reservar bloques de tiempo discretos para llamadas telefónicas y reuniones
Por supuesto, es más fácil decirlo que hacerlo.
¿»Centrado»? Es muy difícil. Lo mejor para mí es hacer una lista y ceñirme a ella, lo cual no estoy haciendo ahora mismo», dice Jim Kinsler de Cincinnati.
Ya sea haciendo una lista de cosas por hacer, cerrando la puerta de la oficina o apagando el teléfono, los contadores públicos tienen diferentes métodos para mantenerse enfocados. Algunos métodos parecen funcionar mejor que otros y está lejos de ser un enfoque único.
Ken Lehto de San Francisco, por ejemplo, hace su mejor trabajo desde el mediodía hasta las 9:00 p.m. Eso le garantiza un gran bloque de tiempo ininterrumpido desde las 5:00 p.m. hasta las 9:00 p.m. El trabajo de rutina no es un problema en ningún momento para Ken. El gran desafío es mantenerse fuera de Internet hasta que un proyecto se complete.
Deborah Lavinsky de Phoenix se llama a sí misma «La Reina de la Multitarea». «Generalmente», dice ella, «escojo dos o tres proyectos al día y trabajo de ida y vuelta». No me considero desenfocada trabajando de esta manera. Soy capaz de sentirme refrescada y energizada de esta manera. Si tengo un proyecto extremadamente sensible al tiempo, entonces lo hago exclusivamente. La realidad en mi línea de negocio es que hay muchas cosas que hacer y se hace mayormente por correo electrónico en estos días. Trabajé con un entrenador el año pasado para perfeccionar mi manejo del tiempo por correo electrónico, pero no es práctico revisarlo sólo dos veces al día».
También luchando contra la distracción del correo electrónico, Brenda Zamzow de Los Ángeles decidió mover su bandeja de entrada de su escritorio. «Hace unas semanas, moví mi bandeja de entrada de mi escritorio, así que ahora no estoy tentada de revisarla con frecuencia. Funciona. Además, cuando cierro mi portátil en el escritorio, puedo concentrarme mucho mejor; sin embargo, rara vez tengo el valor de hacerlo».
Otras personas, como Deborah Bieber de Chicago, optan por trabajar de noche cuando la oficina está tranquila o incluso los fines de semana. «Cierro mi puerta. Pero luego está el correo electrónico y el teléfono. Trabajo hasta tarde cuando todos se han ido o vengo los fines de semana.»
Aparte de desconectar las distracciones externas como el teléfono y el correo electrónico, mucha gente tiene éxito en hacer listas de cosas por hacer y en establecer objetivos.
Michael Chaffee de Troy, Michigan, llega a mantener listas de tareas por hora.
Harry C. Ballman, MBA, CPA, de Annapolis, Maryland, aconseja»,Establecer un plan de acción para cada día, con tiempo entre las tareas para asumir los ‘complementos’ que ocurren durante el día. Por supuesto, llegar a la oficina a las 6:30 a.m. también ayuda.»
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Reimpreso con permiso de CPA Trendlines.