Casi 35 mil millones de dólares en facturación se pierden cada año debido a notas pobres o inexistentes que apoyan la entrada de tiempo de los empleados, según un reciente estudio de BigTime Software.
Estudios anteriores, incluyendo uno publicado en el Harvard Business Review el año pasado, encuestaron las opiniones de los propios cronometradores sobre lo valiosas que eran sus entradas de tiempo. Pero BigTime usó el «valor económico» como un criterio más neutral para revisar los 12 millones de puntos de datos que examinó. Sus hallazgos dieron más valor a las notas de actividad de un empleado que a la entrada de datos en «tiempo real».
El estudio también encontró que las pequeñas empresas pueden aumentar la realización en 5.000 a 10.000 dólares por empleado anualmente añadiendo notas a la entrada de tiempo, independientemente de cuándo se introduzcan las notas.
A continuación se presentan tres formas sencillas en que los gerentes de prácticas de contabilidad pueden trabajar con los empleados para crear hojas de asistencia más valiosas. Estos pasos para animar a los empleados a facturar su tiempo mediante una consideración atenta y unas pocas pulsaciones extra de teclas darán sus frutos en la próxima temporada de trabajo, además de reducir el estrés que conlleva el seguimiento en tiempo real de la actividad de un empleado.
1. Trabaje con sus empleados para que se acostumbren a escribir notas breves y de alta calidad al final de la jornada laboral o a primera hora de la mañana siguiente sobre sus actividades diarias. El tiempo registrado a la mañana siguiente fue encontrado igualmente facturable en el estudio BigTime. Mientras que la entrada en tiempo real puede sentirse bien para los gerentes, el estudio de BigTime muestra que sucumbir a la esclavitud de los cronometradores tiende a poner más tensión en los empleados que apoyar la productividad. Reflexionar sobre las actividades de un día da resultados mejores y más consistentes.
2. Dé a sus empleados pasos fáciles para escribir una nota de acompañamiento con cada entrada de tiempo. Las notas no tienen que ser más que unas pocas pulsaciones de teclas – el estudio de BigTime mostró 150 caracteres, sólo un poco más largos que un tweet. Esto es suficiente para soportar una nota más facturable. Dales un conjunto de notas de muestra y anímales a crear sus propias plantillas para las actividades que se repiten con frecuencia.
3. Fomentar el uso de los complementos disponibles, que permiten todas las aplicaciones de tiempo y facturación basadas en la web, para ayudar a los empleados a traducir la taquigrafía en notas de mayor calidad. Un expansor de texto automático es una forma útil y eficiente de introducir texto de uso frecuente escribiendo fragmentos predefinidos de palabras o frases. Un sencillo software de corrección especializada puede ayudar a revisar la ortografía y crear notas más legibles para el cliente.