Toda empresa debe cobrar el impuesto sobre las ventas, presentar declaraciones y remitir los pagos correctamente y a tiempo. Sin embargo, la variedad de normas y requisitos puede hacer que la aparentemente simple tarea de cumplir con el impuesto sobre las ventas sea sorprendentemente difícil.
No hay una panacea para ello, aunque el software de impuestos de ventas se acerca. En cambio, requiere una voluntad de informarse, mantenerse informado y hacer diligentemente lo que se necesita hacer. La siguiente información le ayudará a tener éxito.
Nexo: Donde lo tienes y no lo tienes
El nexo es el vínculo entre una empresa y un Estado que permite a este último imponer una obligación de recaudación de impuestos a la empresa. En otras palabras, si tienes un nexo de impuesto sobre las ventas con un estado, se requiere que te registres con la autoridad fiscal, recolectar y remitir el impuesto sobre las ventas y presentar declaraciones.
El nexo solía depender en gran medida de la presencia física, lo que hacía que su determinación fuera relativamente sencilla. Sin embargo, el Tribunal Supremo de los Estados Unidos anuló la norma de la presencia física en su decisión sobre Dakota del Sur c. Wayfair, Inc. (21 de junio de 2018). Desde entonces, aproximadamente 35 estados han ampliado sus leyes de nexo para incluir diversos criterios, como la actividad económica en el estado.
Es más fácil que nunca desencadenar nexos en múltiples estados, y es más difícil que nunca seguir la evolución de las leyes de nexos. Este cuadro actualizado de las reglas de nexo de estado puede ayudarte a encontrar tu camino.
Registro: Dónde empezar
Una vez que has determinado que tienes nexos con un estado, tienes que registrarte para hacer negocios allí. Dado que el proceso difiere de un estado a otro, contactar con la autoridad tributaria apropiada (conocida como el departamento de ingresos, el contralor, la comisión de impuestos, etc.) es un buen lugar para empezar.
También puede considerar la posibilidad de registrarse a través del Sistema de Registro de Impuestos sobre las Ventas (SSTRS). El Acuerdo racionalizado del impuesto sobre las ventas y el uso es un esfuerzo de los estados para simplificar y reducir los costos asociados con el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas, especialmente para los negocios remotos. Actualmente hay 23 estados miembros de pleno derecho y un estado miembro asociado, y es posible registrarse en todos ellos con un solo formulario.Avalara puede ayudar con el proceso de registro.
E-Filing: ¿Deberías?
Algunos estados exigen que algunas o todas las empresas presenten electrónicamente y remitan los impuestos sobre las ventas. La presentación electrónica puede depender del volumen total de sus ventas en el estado o del monto de una declaración individual, así que asegúrese de preguntar.
Presentación tardía: Cómo evitarlo
Las tardanzas ocurren, pero vale la pena hacer lo que sea necesario para asegurar que se presenten y remitan los impuestos de venta a tiempo. Para que eso suceda, mantén un registro de las fechas de vencimiento en todas las jurisdicciones en las que te presentas, ya que varían. Además, la frecuencia de presentación puede cambiar, ya que a menudo se basa en el monto del impuesto sobre las ventas que debe. La regla general: Cuanto más debas, más frecuentemente tendrás que declarar.
Las devoluciones y pagos tardíos pueden llevar rápidamente a penalizaciones y cargos por intereses que aumentan hasta que se pagan. También marcan su cuenta, llamando la atención de los auditores.
Por otro lado, algunos estados recompensan a las empresas por presentar y pagar a tiempo el impuesto sobre las ventas permitiéndoles quedarse con una parte del impuesto que deben. En otras palabras, el cumplimiento del impuesto de ventas puede pagar.
Pagos anticipados del impuesto sobre la venta: ¿Quién debe hacerlos?
El pago anticipado del impuesto sobre las ventas es un requisito para algunos negocios en algunos estados, incluyendo California. A menudo depende de la cantidad que se debe; por ejemplo, en Carolina del Norte, los contribuyentes que deben pagar sistemáticamente al menos 20.000 dólares mensuales en concepto de impuestos estatales y locales sobre las ventas y el uso están obligados a hacer pagos anticipados. También es un requisito común para los vendedores de ciertos productos, como el combustible para motores y los productos de tabaco.
Los pagos anticipados pueden seguir un calendario de presentación inusual, por lo que es importante saber si se requiere hacerlos en alguno de los estados donde se presenta y cuándo deben hacerse.
Automatización: Por qué deberías considerarlo
Es un desafío para las empresas, sin importar su tamaño, hacer un seguimiento de las ventas y utilizar los requisitos de recaudación, presentación y envío de impuestos en múltiples estados. Una de las mejores maneras de asegurarse de que lo hacen bien es automatizar el cumplimiento.
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