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Cómo Lean Seis Sigma me trajo de vuelta

¿Por qué fui a trabajar todos los días? Al principio de mi carrera, sabía que estaba trabajando para ser más competente y técnicamente hábil como contador público especializado en impuestos de negocios, pero como muchos, empecé a sentirme atascado.

No sabía hacia dónde iba mi carrera, y peor aún, estaba luchando mientras intentaba averiguarlo. Dejé la contabilidad pública para intentarlo con la industria, pero tampoco estaba seguro de que fuera adecuado para mí. En el otoño de 2015, tuve la suerte de trabajar con la entrenadora de carreras, Heather Ludwig. No sabía que el proceso que Heather me llevó a cabo se convertiría en una parte crucial de lo que ahora hago cada día.

Cómo Lean Seis Sigma me trajo de vuelta
Cómo Lean Seis Sigma me trajo de vuelta

Mi sesión inicial con Heather comenzó con una simple pregunta: “¿Qué has hecho en tu pasado que si supieras que trabajarías en el mañana te emocionarías?” Bueno, esa no fue realmente la primera pregunta.

Pasamos unos 10 minutos hablando entre nosotros para que Heather pudiera entender con qué estaba luchando y personalizar su enfoque para ayudarme. Al hacer esto, respondió a dos preguntas críticas:

  1. Por qué seguir su programa era mejor que lo que yo había estado haciendo.
  2. Por qué necesitaba cambiar mi proceso de pensamiento.

Me di cuenta al principio de nuestra conversación que sabía dónde quería enfocar mi carrera. He pasado tiempo trabajando en cuatro firmas diferentes de contadores públicos, desde un propietario único hasta una de las 10 mejores firmas. Durante mi estancia en cada firma, ayudé a hacer cambios para mejorar.

He implementado nuevos programas y los procesos asociados a ellos. He cambiado la dotación de personal de los compromisos fiscales de las empresas e incluso he participado en un proyecto formal de mejora de procesos Lean Six Sigma (LSS). Me di cuenta de que aquí es donde quería dedicar mi tiempo. Quería sumergirme de cabeza en ayudar a los contadores públicos a mejorar sus procesos. Para decirlo sin rodeos, quería ayudarles a cambiar su forma de trabajar para mejorar.

El proceso en el que Heather me entrenó implicaba determinar cómo se enfocaba la mejora de los procesos y confirmar que la gente puede hacer una carrera de esto. Hacer una carrera de algo es mucho más importante que encontrar un trabajo.

He estado revisando varios anuncios de trabajo y tratando de averiguar si eso era algo que podía hacer. El enfoque de Heather era simple pero diferente. Pasé tiempo hablando con varias personas sobre la mejora de los procesos.

Mi forma de actuar era identificar las cosas que me gustaban y las que no me gustaban. Al final del día, necesitaba responder a la pregunta: ¿podría hacer una carrera en la mejora de procesos y con quién debería hablar sobre eso?

Desde que me uní a Boomer, he aprendido mucho. Eso, a su vez, ha alimentado mi pasión por la mejora de procesos. Incluso me he dado cuenta de que la gente usa la mejora de procesos de LSS sin saberlo. LSS usa el modelo de mejora de procesos D-M-A-I-C. El modelo consiste en cinco fases básicas:

D – Definir. ¿Qué problema quieres arreglar? Crear la visión, definir los objetivos, identificar el alcance y crear los plazos para su finalización.

M – Medir. La medición es crítica para comprender a fondo la línea de base y el estado actual de su proceso. No lo que “debería” estar sucediendo, sino lo que realmente está sucediendo hoy – y toda la variación entre oficinas e individuos.

A – Analizar. Derribar el proceso. ¿Qué te dicen los datos? Identifica las ineficiencias y el desperdicio. Identifica los bucles de trabajo y la rotación de personal. Identificar los problemas de calidad. En última instancia, identificar las áreas de oportunidad.

I – Mejorar.  ¿Cómo vas a solucionar el problema? Desarrollar ideas y soluciones en las áreas de oportunidad identificadas durante la fase de Análisis. No sólo aplicar las mejores prácticas a una parte del proceso que no es un área de debilidad de la causa raíz. Eso conduce a un cambio ineficaz y a procesos enrevesados.

C – Control.  ¿Cómo mantendrás las mejoras? Tómese el tiempo para entrenar, desplegar e implementar el nuevo proceso. Aquí es donde debes abordar las preguntas del “por qué”. Si hiciste tu tarea en Definir, Medir y Analizar, este paso será mucho más fácil.

Revisemos mi experiencia de entrenamiento usando el modelo de cinco pasos de mejora del proceso DMAIC:

Definir – Centrarse en las experiencias pasadas que encendieron mi pasión. Enfócate en las tareas diarias que disfruto y busca la manera de convertirlas en una carrera.

Medir – Comparar mi tipo de personalidad con los éxitos de mi carrera para enfocarme en las opciones de carrera que me prepararán para el éxito. Determine una lista de preguntas para abordar durante la fase de análisis.

Analizar – Entrevisté a personas que actualmente trabajan en la mejora de procesos a diario. El objetivo era averiguar cómo era realmente el día a día. También necesitaba visualizarme a mí mismo en ese papel y confirmar que todavía sentía emoción y pasión por este tipo de trabajo.

Mejorar – ¿Por qué quiero trabajar en el espacio de mejora de procesos? Para mí, fue bastante simple. Sabía por proyectos anteriores que disfrutaba haciendo las cosas mejor para mis equipos. Trabajar al 100% en la mejora de procesos me emocionaba porque pasaría mi tiempo trabajando en cosas que sabía que disfrutaba.

Control – Heather y yo trabajamos juntos en esto desde el principio. Nos centramos en encontrar la carrera adecuada creando una lista de “me gusta” vs. “no me gusta”. Basándome en mi investigación, necesitaba asegurarme de que tenía suficientes cosas en la columna de “Me gusta” y que la lista de “No me gusta” era manejable. Como con cualquier cambio, necesitaba responder a las preguntas del “por qué”. ¿Por qué necesitas cambiar? ¿Por qué esto será mejor? Desde la perspectiva de Heather, la pregunta del “por qué” es la razón por la que su enfoque de centrarse en la carrera por encima del trabajo es importante. Aprendí que centrarse en la carrera me ayudó a centrarme en lo que quería hacer en lugar de decidir lo que me gustaría. Sabía de antemano que si podía concentrarme en la mejora de los procesos, tendría el trabajo adecuado. El “por qué” era realmente muy simple. No me gustaba mi trabajo actual y no sabía cómo encontrar un trabajo que me gustara. Este proceso funcionó porque confirmó en qué quería centrarme y confirmó que hay un gran mercado para la gente que quiere centrarse en la mejora de procesos.

Sin reconocerlo como tal, Heather y yo habíamos usado DMAIC para cambiar el curso de mi carrera. Antes de empezar a trabajar con Heather, saltaba de una idea a otra sin un enfoque claro para salir de la rutina de mi carrera.

Un problema común en las empresas hoy en día es que saltan de idea de mejora a idea de mejora sin un enfoque claro para hacer las cosas mejor. El enfoque de Heather y el DMAIC son herramientas poderosas que se centran en responder a las preguntas del “por qué”, ya sea que el tema en el que se trabaja sea personal, profesional o institucional.

¿Has estado luchando para tratar de mejorar algo? LSS y DMAIC son una poderosa metodología y herramienta que puedes usar no sólo para mejorar tus procesos sino toda tu empresa! Te reto a encontrar formas de usar DMAIC para más que sólo procesos de cumplimiento.

La entrada original apareció en el blog de Boomer Consulting.