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Cómo las pequeñas empresas de CPA pueden sobrevivir a auditorías más pequeñas

Usted puede ser una de las decenas de miles de pequeñas empresas de contadores públicos que realizan auditorías más pequeñas y que se preguntan cómo puede sobrevivir a la competencia por las auditorías más pequeñas con empresas más grandes que pueden permitirse enormes inversiones en nueva tecnología.

La verdad es que lo hemos hecho antes, y podemos hacerlo de nuevo. Probablemente has leído sobre la auditación en la nube, la auditación continua, el análisis de grandes datos o la cadena de bloqueo y puedes haber experimentado una inquietante sensación de falta, ¡o incluso desesperación! Nos guste o no, estamos en una era de avances tecnológicos en la profesión de la auditoría. Así es como usted, como una pequeña firma de contadores públicos, puede sobrevivir.

Una mirada al futuro

Algunos lectores tal vez recuerden la introducción de la auditoría basada en el riesgo en el decenio de 1980. En realidad, la teoría comenzó mucho antes, pero fue en esos años que algunas empresas reunieron el valor para intentarlo. La auditoría basada en el riesgo amenazó con destruir el club de los “Auditores de Balances”.

Cómo las pequeñas empresas de CPA pueden sobrevivir a auditorías más pequeñas
Cómo las pequeñas empresas de CPA pueden sobrevivir a auditorías más pequeñas

Para algunos, parecía una amenaza a la calidad de la auditoría. Con el tiempo, un número cada vez mayor de empresas comenzó a beneficiarse de estos nuevos conceptos y, al mismo tiempo, a producir auditorías de alta calidad, por lo que ya no podíamos permitirnos recoger pruebas de auditoría hasta que alcanzáramos los niveles más altos de suficiencia. Este fue el nivel que algunos equipararon con una sensación de “cálido resplandor” que produjo mejillas de color rojo rosado.

La verdad era que todavía podíamos buscar ese cálido brillo adictivo, pero empezamos a reconocer que no podíamos hacerlo de forma competitiva o rentable. Sin embargo, en muchas auditorías más pequeñas, las preferencias y prácticas de los líderes de algunas empresas de contadores públicos perpetuaron las pautas de recopilación de pruebas del pasado, y continuaron los enormes excesos presupuestarios.

Para algunas empresas, estos viejos patrones y prácticas continúan hasta el día de hoy. Otras empresas, sin embargo, comenzaron a responder con pancartas en alto que decían: “Sobreviviremos y prosperaremos haciendo auditorías menores de alta calidad”. Más que eso, estas firmas se propusieron aplicar los nuevos conceptos de evaluación de riesgos y normas de auditoría en las auditorías más pequeñas y encontrar formas de ganar más dinero. El cliché, “Donde hay voluntad hay un camino”, se convirtió en su lema.

Muchas de estas empresas surgieron de las dos décadas siguientes equipadas para competir con empresas más grandes que estaban fuertemente invertidas en tecnología. Así que, aquí estamos de nuevo. En cuanto a las auditorías de las entidades más pequeñas, es hora de mirar los éxitos del pasado y aplicarlos al futuro.

Este es el propósito de este artículo al considerar cómo minimizar las inversiones en tecnología, producir una alta calidad de auditoría, competir con las grandes firmas de contadores públicos y prosperar realizando auditorías más pequeñas.

Al principio

El logro de una alta calidad de auditoría siempre ha comenzado con el reconocimiento de la naturaleza y las características de una entidad informante. La adaptación de los procedimientos de contratación y la documentación a los riesgos y circunstancias de la entidad informante ha sido la clave para maximizar los beneficios de las auditorías de menor envergadura. Para la mayoría de las auditorías más pequeñas, la buena noticia es que ésta sigue siendo la clave del éxito.

En la década de 1980, los contadores públicos compraron guías de auditoría impresas y ayudas prácticas para evidenciar el proceso de planificación y modificaron los programas de auditoría para adaptarlos a las circunstancias del compromiso. La mayoría de los contadores públicos utilizaron documentos de trabajo estandarizados para documentar las pruebas.

Luego, llegó la automatización de los programas informáticos… más o menos. Podíamos comprar versiones electrónicas de guías de auditoría y ayudas de práctica, y podíamos documentar algunas de nuestras pruebas en hojas de cálculo electrónicas. Algunas firmas de contadores públicos muy progresistas incluso comenzaron a comprar y usar paquetes básicos de documentación de software de auditoría integrado.

Habiendo creado y comercializado uno de estos paquetes de documentación, observé que algunas empresas añadían importantes gastos de tiempo a los compromisos de auditoría con la tecnología, mientras que otras no lo hacían. Si bien había muchas variables, el éxito solía producirse cuando la dirección de la empresa de contadores públicos evaluaba cuidadosamente las circunstancias de cada encargo, es decir, si era probable que la aplicación de la nueva tecnología de programas informáticos ahorrara o aumentara el tiempo de auditoría.

Así que, aquí estamos hoy… y mañana. Algunas de las nuevas tecnologías de auditoría pueden aumentar la eficacia y la eficiencia de las auditorías. Todavía depende del tamaño y la naturaleza de la entidad que informa.

A medida que los líderes de las empresas de CPA toman estas decisiones de costo-beneficio, el punto de inflexión se producirá normalmente en la línea entre las auditorías más pequeñas y las más grandes. En otras palabras, las decisiones relativas a las inversiones en nueva tecnología deben estar directamente relacionadas con la mayoría de las necesidades de los clientes de una firma de CPA. La auditoría de las entidades informantes, en su mayoría pequeñas y medianas, normalmente no justificará grandes inversiones en nueva tecnología de auditoría.

Si bien es posible que las empresas de contadores públicos más pequeñas no necesiten invertir en la mayor parte de la nueva tecnología de auditoría, tampoco podemos hacer lo que siempre hemos hecho. El cambio tecnológico precipita el cambio de nuestras viejas costumbres. Para seguir siendo competitivos en las auditorías más pequeñas, las firmas de contadores públicos deben diseñar una “nueva bota” para la práctica de la auditoría. ¿Cómo será la suya?

La Práctica de Auditoría de la Pequeña Empresa “New Wineskin”

Los procedimientos de evaluación de riesgos realizados en auditorías más pequeñas suelen llevar un tiempo mínimo y a menudo dan lugar a reducciones en los procedimientos de pruebas de balances más costosos. Descubrir que el riesgo de control es menos que elevado, incluso para unas pocas clasificaciones de estados financieros, puede permitir al auditor lograr una alta calidad y, al mismo tiempo, aumentar sustancialmente la rentabilidad en las auditorías más pequeñas. La mejor parte: todo esto es posible sin el alto costo de la nueva tecnología.

Lo que las normas profesionales requieren es lo que hacemos, incluso para las auditorías más pequeñas. Sin embargo, cuando llevamos a cabo los procedimientos de evaluación de riesgos requeridos, tenemos la oportunidad de atribuirnos el mérito de las pruebas sustantivas que producen.

Créase o no, el propósito de un auditor no es principalmente buscar errores o fraudes al realizar procedimientos de evaluación de riesgos. El propósito principal es obtener la prueba sustantiva más rentable posible, de modo que se puedan reducir o eliminar las pruebas más costosas de los procedimientos de saldos. Esta es la clave para simplificar las auditorías más pequeñas (la nueva bota de vino) y completarlas de manera más eficiente, todo ello sin los altos costos de la nueva tecnología.

¿Qué tecnología funciona en las auditorías más pequeñas?

La toma de decisiones de un auditor sobre las inversiones correctas en aplicaciones de auditoría electrónica debe comenzar con la consideración del sistema de información financiera de la entidad y los procedimientos de auditoría que pueden aplicarse teniendo en cuenta el sistema de software de la entidad.

A continuación se presentan algunos procedimientos de auditoría importantes e ilustraciones de aplicaciones asistidas electrónicamente que son rentables:

1. Software especializado en diagramas de flujo. Algunos de nosotros, los auditores “de pelo gris”, recordamos la plantilla de plástico con símbolos perforados que usamos hace décadas para preparar a mano los diagramas de flujo de control interno. Muchos de nosotros nos volvimos competentes en el dibujo de diagramas de flujo en bruto utilizando estas plantillas al entrevistar al personal de la entidad informante. A veces esto llevaba menos tiempo que la preparación de la documentación de los memorandos. Desde entonces, se dispone de un software especializado en diagramas de flujo a un precio razonable. Los símbolos estándar, las listas desplegables, el formato de las columnas y las capacidades de dibujo han hecho que el uso de los diagramas de flujo preparados electrónicamente para documentar los sistemas de presentación de informes financieros y de control interno de una entidad sea una de las principales formas de producir calidad y eficiencia en la auditoría, y tal vez incluso facilite una era de renacimiento de los diagramas de flujo de la auditoría.

2. Lectura o escaneo de la actividad de la cuenta del libro mayor general utilizando Excel u otras hojas de cálculo. Cuando un auditor utiliza una copia impresa o electrónica de la actividad del libro mayor de una entidad para este importante procedimiento de evaluación de riesgos, puede generar grandes cantidades de pruebas sustantivas para la estrategia de auditoría del encargo. La utilización de las capacidades del programa informático de contabilidad de una entidad y/o sus opciones de hoja de cálculo, puede ahorrar un tiempo considerable en la identificación de transacciones grandes y/o inusuales para la investigación de la auditoría. Algunas empresas de contadores públicos están utilizando programas informáticos de extracción de datos en sus auditorías más grandes con este fin.

3. Utilizar la documentación en hoja de cálculo de los procedimientos de evaluación de riesgos siempre que sea posible. La documentación en hoja de cálculo de los asuntos inusuales de la lectura o el escaneo de la actividad de la cuenta del libro mayor general, y de otros procedimientos de evaluación de riesgos, puede eliminar numerosos programas de cuentas individuales de los archivos de contratación. Las columnas que identifican la ubicación del asunto inusual, las consultas realizadas al personal de la entidad informadora, sus respuestas y las acciones o conclusiones de los auditores proporcionarán un documento de varias páginas que evidencie los resultados de los procedimientos de evaluación de riesgos, así como una ubicación de los hallazgos para el examen de un líder del compromiso.

4. Utilizando plantillas de papel de trabajo estandarizadas de hoja de cálculo para simplificar la preparación. 5. La preparación de los balances de prueba de trabajo, las hojas de plomo, los principales documentos de trabajo para la clasificación de las cuentas de material y otros calendarios de procedimiento comunes en un formato de hoja de cálculo estándar puede ayudar al personal de la contratación, así como a los líderes de la contratación durante la fase de examen de una contratación. Entre los ejemplos de documentación en hojas de cálculo figuran los procedimientos analíticos, las pruebas de control, las transferencias interbancarias, los balances de prueba de cuentas por cobrar envejecidos, las estadísticas de confirmación, las pruebas de fijación de precios de inventario, los impuestos sobre la renta diferidos, la preparación del estado de las corrientes de efectivo y muchas otras aplicaciones.

Conclusión: Empujando el sobre electrónico

Más allá de la documentación estandarizada en hojas de cálculo, muchas empresas de contadores públicos se están aventurando en otros programas de procedimientos y documentación. El software de contenedores de archivos parece ser uno de los más populares.

Permitir que una empresa de contadores públicos almacene documentación electrónica de todas las áreas funcionales de la práctica para clientes individuales facilita la realización y el examen de los compromisos de auditoría, contabilidad e impuestos. Este tipo de programas informáticos puede vincularse a productos de software que proporcionan funciones para realizar tareas más rápidamente que los métodos manuales, incluso aplicaciones de auditoría y documentos de trabajo.

Así que, aquí está la verdad obvia: El costo de lo que decidimos hacer electrónicamente debe ser menor que el costo de hacer lo mismo manualmente. ¡El costo debe justificar el beneficio!

Para un curso completo de Supervivencia de la Auditoría para la pequeña empresa CPA, un webinar de dos horas será presentado por Larry Perry el 26 de abril de 2019. Todavía puede registrarse si utiliza este enlace.

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