En el mercado volátil de hoy en día, las empresas, independientemente de su tamaño, están lidiando con más complejidad que nunca. Los mercados mundiales, que traen consigo nuevas oportunidades y nuevos competidores, cadenas de suministro de gran envergadura que requieren una organización precisa, una tecnología perturbadora, clientes cada vez más capacitados y una incertidumbre económica persistente, que sigue obstaculizando los planes de crecimiento de muchas empresas, han acelerado exponencialmente el ritmo de cambio en casi todos los sectores.
Para prosperar en este clima de negocios volátil y siempre variable, un nuevo informe, realizado por la Red de Innovación en el Rendimiento Empresarial (BPI), aconseja a los directores financieros, contables de gestión y otros profesionales de las finanzas que literalmente «replanteen» la forma en que sus departamentos de finanzas hacen negocios.
El informe, «Predictibilidad a través de la agilidad de planificación: Best Practices in Collaborative Budgeting and Continuous Business Rebalancing», publicado este agosto, dice que los profesionales de las finanzas deben «considerar nuevos procesos financieros ágiles que mejoren la previsibilidad y la capacidad de respuesta a las condiciones comerciales cambiantes» si quieren que sus empresas crezcan en el caprichoso clima comercial actual.
«El papel del director financiero y de la organización financiera es fundamental para proporcionar los conocimientos necesarios para dirigir la empresa hacia adelante y ofrecer un valor final», según el informe. «Para ello, los profesionales de las finanzas deben replantearse su forma de operar para proporcionar no sólo una instantánea histórica del rendimiento empresarial, sino también la previsibilidad sobre las oportunidades de crecimiento futuro».
Dave Murray, director de liderazgo de pensamiento de la Red BPI, una organización de liderazgo de pensamiento y redes profesionales impulsada por pares, dijo que los profesionales financieros son esenciales para esta transformación, porque pueden hacer que sus empresas sean más receptivas al cambio y más impulsadas por los datos en su toma de decisiones.
«Las funciones del director financiero y de los contables de gestión son fundamentales para dirigir las empresas hacia adelante y obtener resultados finales», dijo Murray.
Murray dijo que el informe encontró que existe una fuerte correlación entre las empresas que adoptan las mejores prácticas financieras y las que superan a sus competidores en el rendimiento empresarial general. «Los equipos financieros de alto rendimiento están eliminando los engorrosos presupuestos de arriba hacia abajo y adoptando una planificación más colaborativa e iterativa. Se están alejando de los procesos manuales basados en Excel, y están aprovechando los sistemas automatizados que mejoran la integración de los negocios y el tiempo de comprensión», dijo Murray.
En el informe se examinó la forma en que los profesionales de las finanzas de varias empresas mundiales están cambiando sus procesos y sistemas comerciales para mejorar la precisión y la puntualidad con que entregan la información financiera a sus empresas.
Los autores del estudio examinaron el papel que la presupuestación y la previsión modernas desempeñaban para ayudar a las empresas a detectar nuevas oportunidades, como las fusiones y adquisiciones, y a anticipar posibles deficiencias.
El informe concluyó que los profesionales de las finanzas deben aplicar nuevas prácticas óptimas que hagan hincapié en la flexibilidad y la mejora continua para «impulsar la agilidad empresarial y mantenerse al ritmo del cambio».
Esas nuevas «prácticas óptimas» incluían la adopción de procesos continuos de planificación y presupuestación y plataformas tecnológicas de nueva generación para ayudar a mejorar el valor comercial de los conocimientos financieros y operacionales. Las principales conclusiones también sugirieron que las empresas que adoptan nuevas prácticas de gestión financiera, como los pronósticos y análisis continuos, logran una mayor precisión, flexibilidad, previsibilidad y puntualidad de los datos.
En el informe se destacaban seis cambios fundamentales que estaban realizando las empresas para mejorar el valor y la pertinencia de los equipos y procesos financieros. Entre ellos se incluían los siguientes cambios en la planificación financiera, la previsión y la presupuestación:
- De anual a continuo. Transformar la previsión y el presupuesto de un evento único a un proceso continuo que monitorice los cambios dentro y fuera del negocio y refleje esos cambios en las decisiones de inversión y gasto.
- De arriba abajo a abajo arriba. Dar a las unidades de negocio más acceso a la información y la capacidad de proporcionar datos más actuales sobre el negocio.
- De desconectado a integrado. Eliminar la introducción manual de datos (es decir, Excel) en favor de los sistemas integrados y automatizados.
- De impulsado por el presupuesto a impulsado por el modelo. Utilizar la planificación basada en modelos para definir más claramente los insumos y las expectativas, desde las cuestiones de competencia y de mercado hasta los costos de los productos básicos y los proveedores y los cambios económicos.
- De inflexible a ágil. Incorporar procesos y sistemas más ágiles para ser más receptivos a los cambios empresariales, incluyendo permitir que el grupo financiero se involucre más significativamente con las unidades de negocio.
- De universalmente desagradable a ampliamente aceptado. Acabar con los procesos despreciados (como la presupuestación anual) que inhiben en lugar de permitir a favor de los procesos que involucran a toda la organización.
BPI también encontró que las empresas están logrando cada vez más estos objetivos con la adopción de nuevas plataformas basadas en la nube, como la EPM basada en la nube, que automatizan los procesos y funciones de planificación clave, ofrecen una mayor comprensión de los negocios y liberan a los profesionales financieros para que se conviertan en asesores y socios más valiosos de los grupos empresariales a los que prestan servicios.
Una premisa subyacente de este departamento de finanzas de la nueva era, dijo Murray, es la idea de que los profesionales de las finanzas deben evolucionar de «tácticos» estáticos y reaccionarios que generan informes mensuales con la inevitabilidad de que las cajas caigan de una cinta transportadora a miembros más dinámicos y estratégicos del equipo de toma de decisiones de sus empresas.
Eso significa eliminar las prácticas financieras anticuadas como los presupuestos y previsiones anuales de la vieja escuela que, según Murray, suelen ser obsoletas e irrelevantes en cuanto se completan e inhiben la capacidad de una empresa para responder a los cambios y cuestiones competitivas que en realidad afectan a la empresa.
Las compañías que se han sacado de la mugre de los procesos financieros manuales y de rutina que consumen mucho tiempo para la consolidación como el cierre y la presentación de informes también pueden concentrar más el tiempo de su grupo financiero ayudando a las unidades de negocios a aportar más conocimientos y análisis a sus operaciones y a la toma de decisiones, dijo Murray.
Ese enfoque ya está en juego en Jazz Pharmaceuticals, que es una de las empresas que aparecen en el informe. Es un fabricante de medicamentos especializados con sede en Dublín que ha crecido rápidamente en los últimos 4 años a través de fusiones y adquisiciones. «Nuestro rápido crecimiento ha requerido que los equipos financieros y otros jefes de negocios colaboren estrechamente en la gestión del presupuesto y en la elaboración de pronósticos tan precisos y oportunos como sea posible», dijo Tami Gordon, director senior de planificación y análisis financiero de Jazz. «Nuestra estrategia de crecimiento exige una visibilidad en tiempo real del estado de la empresa y la flexibilidad para reasignar recursos a medida que cambian los requisitos de la empresa».
Alex Ortiz, jefe de gestión de productos de la empresa de soluciones de gestión del rendimiento empresarial (EPM) Host Analytics, la empresa que patrocinó el informe, dijo que lo que está en juego no puede ser mayor para las empresas que optan por hacer caso omiso de la presión competitiva que impulsa a los directores financieros a replantearse su forma de operar.
Esas empresas simplemente no sobrevivirán en el mercado actual, dijo Ortiz, a menos que abandonen sus rígidos y anticuados procesos en favor de prácticas financieras más flexibles.
«En la guerra por estar en la cima de cualquier mercado hay una intensa presión para ganar clientes, inversores y talento.La historia de los negocios está llena de empresas que no han respondido a las condiciones cambiantes del mercado», dijo Ortiz.»Sólo se necesita un jugador en una industria para aprovechar las nuevas armas tecnológicas, como la computación en nube, que mejoran los procesos financieros y, en última instancia, mejoran la agilidad empresarial. La historia muestra que las empresas ágiles superan a las lentas».
El 16 de octubre, BPI organizará un seminario web sobre previsión y planificación financiera en el que participarán líderes de opinión del director financiero que discutirán las cuestiones planteadas en el informe.