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Cómo las empresas pueden justificar el costo de la nueva tecnología

Las empresas de contabilidad subcontratadas son los héroes de la pequeña empresa, campeones que pueden desterrar casi todos los tediosos y largos dolores de cabeza administrativos de sus clientes, desde el procesamiento de la nómina y la conciliación de cuentas en la hora undécima hasta la gestión del monstruoso cierre de mes.

Pero hay un problema persistente, un desafío recurrente, que estas empresas de contabilidad subcontratadas enfrentan dentro de sus propias oficinas y que no es tan fácil de despachar, dijo Nicholas Fedele, Contador Público Certificado, presidente de Lumiola Consulting, una empresa consultora con sede en Nueva Jersey que ayuda a las pequeñas empresas a mejorar sus procesos de contabilidad mediante el uso de la tecnología.

Cómo las empresas pueden justificar el costo de la nueva tecnología
Cómo las empresas pueden justificar el costo de la nueva tecnología

Saben que necesitan actualizar su tecnología para hacer crecer su negocio y servir mejor a sus clientes, pero aún así les cuesta justificar el costo.

“Los contadores entienden fundamentalmente que el crecimiento justifica cambios en la tecnología que utilizan”, dijo Fedele. “Reconocen que una nueva plataforma de software que integre todas las variadas aplicaciones que sus clientes están utilizando mejorará su empresa”.

Pero al principio todavía dudan en comprometerse con el coste de la compra de una plataforma de software más grande – un Workato o un FloQast, por ejemplo – porque el retorno de la inversión no es evidente de inmediato.

Es comprensible, Fedele está de acuerdo, que la primera pregunta que se hacen los contadores cuando empiezan a pensar en comprar un nuevo software es: “¿Cómo voy a absorber este costo?” Pero también se equivoca.

En cambio, la primera pregunta que los contadores deberían hacerse al comprar un nuevo software debería ser: “¿Cómo puedo justificar este costo? ¿Qué vamos a obtener nosotros, mi empresa y mis clientes de esto?”

Y esa es una proposición relativamente simple.

“Tal y como yo lo veo, hay dos formas principales de justificar el coste de la compra de nueva tecnología”, dijo Fedele. “Primero, pregúntese si puede justificar la compra en base a la mejora de la eficiencia de la empresa. ¿Reducirá este software sus costos laborales, racionalizará las operaciones diarias, o reemplazará herramientas obsoletas?

“En segundo lugar, pregúntese si le permitirá proporcionar a sus clientes un servicio más valioso a través de mejores datos”, continuó. “¿Me ayudará este software a entregar datos más perspicaces y entregarlos de forma procesable, en tiempo real, a mis clientes?”

Eficiencia y mejores datos

Para determinar si su empresa ganará eficiencia con el nuevo software, su primera medida debería ser el costo de la mano de obra, según Fedele. ¿Reducirá el software el número de horas que usted y su personal dedican a tareas de back-office anticuadas o redundantes, tales como la introducción manual o la importación manual de datos en múltiples sistemas?

“El beneficio de la mayoría de las aplicaciones de hoy en día es la integración y la automatización”, dijo. “Reemplazan los procesos manuales en los que se requiere que alguien ejecute un informe en un sistema y lo teclee a mano o manipule los datos en Excel para importarlos a otro sistema. Al reemplazar ese proceso con software, se gana en eficiencia”.

Si el nuevo software aumenta la eficiencia de su empresa, es probable que también esté en vías de justificar la otra razón principal por la que invertiría en un nuevo software: ayudará a sus clientes a tomar mejores decisiones comerciales gracias a mejores datos.

“La eficiencia y la mejora de los datos van de la mano”, dijo Fedele.

Debido a que los viejos procesos vinculados a los viejos programas informáticos son tan laboriosos, los contables que los utilizan probablemente sólo generan informes semanales o mensuales, un eón en la economía de las aplicaciones. Sin embargo, la mayoría de las herramientas actuales basadas en la nube permiten la transferencia de datos en tiempo real. Eso significa que los contadores y sus clientes pueden ver la información actualizada en cuestión de minutos.

Las herramientas actuales basadas en la nube también mejoran la calidad de los datos que los contadores pueden proporcionar porque “la integración de estas aplicaciones típicamente es mucho más propicia para obtener más datos granulares que lo que permitiría un proceso manual”, dijo Fedele.

Eso no ocurre a través de un software específico, per se; más bien, las mejores percepciones vienen de tener sistemas que están conectados.

“La integración permite un mayor nivel de detalle cuando la información se mueve de un lado a otro entre los sistemas. Permite informar con más detalle, o cortar y cortar los datos de manera diferente a como se hacía antes”, dijo Fedele.

Tomemos el ejemplo de una empresa de contabilidad subcontratada que tiene un cliente de comercio electrónico que vende bienes en Shopify. Si Shopify no está integrado con el libro mayor, los empleados tendrían que ejecutar manualmente los informes, y luego, con una llave manual o importar/exportar los datos de las ventas al libro mayor. El proceso es tan intensivo en mano de obra, que la empresa probablemente sólo haría un asiento en el diario al final de cada mes para registrar los ingresos por categoría (es decir, camisas, pantalones, chaquetas o accesorios).

El problema aquí, dijo Fedele, es que es muy difícil proporcionar cualquier análisis en profundidad con sólo los datos que se encuentran en el libro mayor. Pero al integrar Shopify con el libro mayor, cada orden y todos sus detalles aparecerán en tiempo real. Entonces todo el mundo puede ver exactamente qué SKU se vendió, por cuánto, a quién, qué artículos se añadieron al pedido, y así sucesivamente.

“Ahora puede proporcionar a su cliente más valor a través de un mejor análisis porque el nuevo software le permite medir los márgenes por artículo o línea de productos, identificar qué productos tienen un mejor rendimiento y cuáles le cuestan más dinero a la empresa para venderlos”, dijo Fedele.

Hay muchas aplicaciones que ayudan a automatizar los procesos tradicionales, dijo Fedele. Productos como Bill.com o MineralTree ayudan a automatizar las cuentas por pagar, mientras que Expensify o Nexonia ayudan con la gestión del tiempo y los gastos. Workato, dijo, es una plataforma diseñada para ayudar con la integración de otras aplicaciones como Intacct y Shopify, mientras que herramientas como FloQast y BlackLine ayudan a las empresas a gestionar y agilizar el proceso de cierre mensual, ahorrando varias horas a cada cliente.

Determinar cómo cubrir el costo

Una vez que determine si y cómo cualquiera de estas aplicaciones podría ayudar a su empresa, dijo Fedele, entonces puede pasar al siguiente paso: determinar cómo cubrir el costo.

Si la propia empresa espera ver un aumento de la eficiencia (a través de procesos racionalizados y reducción de los costos de mano de obra), debería absorber el costo de la nueva tecnología. Los clientes a los que sirve pueden o no saber nunca del cambio.

“Las empresas nunca deben cobrar a sus clientes por aplicaciones que sólo aumentan la eficiencia de la empresa”, dijo Fedele.

En su lugar, el costo del software será compensado por la reducción de los costos de mano de obra en sí.

Si, por otra parte, su nuevo software proporciona al cliente servicios de valor añadido adicionales mediante mejores datos (mejores datos en el libro mayor y métricas adicionales cada mes), es probable que desee discutir un aumento de los honorarios con su cliente.

En la mayoría de estos casos, la firma asumirá el costo directo del software, pero aumentará los honorarios mensuales del cliente justificados por el aumento del nivel de servicio, dijo Fedele. Una firma que compra Workato para ayudar con la integración del libro mayor y las aplicaciones de carrito de compras de su cliente de comercio electrónico es una que encajaría en esta factura, al igual que la integración de Nexonia con el libro mayor de una firma de servicios profesionales para que puedan ver las hojas de asistencia e informes de gastos con el resto de sus datos financieros.

Este último ejemplo subraya un punto importante, dijo Fedele: Mantener el ritmo de la nueva tecnología es mucho más que “sólo un asunto de comercio electrónico”.

Con el tiempo, todas las empresas de contabilidad subcontratadas, independientemente de los clientes que atiendan – propietarios de restaurantes, minoristas de ladrillos y morteros, organizaciones sin fines de lucro, proveedores de servicios financieros, médicos, abogados o peluqueros de perros – tendrán que justificar el costo de la nueva tecnología si quieren seguir el ritmo de los negocios de sus clientes. Los clientes de todas las industrias están viendo un aumento de la eficiencia en muchas otras áreas de sus negocios a través de la tecnología, y la contabilidad no debería ser diferente, dijo Fedele.

“Creo que la mayoría de las empresas de contabilidad subcontratadas entienden que necesitan una tecnología mejor si esperan prosperar en el futuro”, dijo Fedele. “En la mente de su cliente, su capacidad para proporcionar una mejor comprensión es lo que lo diferencia de la tradicional CPA de la calle que sólo hace entradas mensuales en su antiguo sistema de legado. La nueva tecnología te pondrá ahí fuera como una firma de vanguardia y proactiva que proporciona servicios valiosos a tus clientes”.