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Cómo las empresas de contabilidad pueden trabajar más inteligentemente, no más duro

¿Alguna vez has oído la frase “trabaja más inteligente, no más duro”? Con el embate de la tecnología moderna y las regulaciones gubernamentales que requieren la debida diligencia en la protección de la información de los clientes, trabajar más inteligentemente, no más duro es más que una simple sugerencia. Es obligatorio para llevar a cabo una práctica contable exitosa. Aquí hay tres pasos para asegurar que su empresa se mueve en la dirección correcta.

Software de escaneo y entrada

Cómo las empresas de contabilidad pueden trabajar más inteligentemente, no más duro
Cómo las empresas de contabilidad pueden trabajar más inteligentemente, no más duro

¿Recuerdas los días en que un cliente dejaba los recibos de un año en tu puerta y esperaba que le dieras sentido a todo? Tu personal pasaba días clasificando e introduciendo la información en el software de contabilidad.

Ahora su personal puede hacer un trabajo corto de todos los documentos de origen poco sistemáticos escaneándolos en un software que está programado para recoger la información necesaria para publicarla en la cuenta del cliente. Este tipo de tecnología no sólo ahorra tiempo, sino que ayuda a reducir los errores de tecleo y libera al personal más rápidamente para cuestiones más urgentes que requieren su experiencia. También puede recomendar a sus clientes un software de escaneo e introducción de datos para reducir al mínimo sus costes de contabilidad. 

Contabilidad basada en la nube

Hace un par de décadas, tenías que pagar un servidor dedicado, así como alguien que lo mantuviera y que se ocupara de las frecuentes actualizaciones de software. Eso significaba contratar a un informático a tiempo completo, lo que no es factible para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, o estar a merced de alguien contratado para ese fin. Ese alguien puede o no estar disponible cuando el servidor se cae, y el tiempo de inactividad cuesta dinero.

Ahora, no necesitas un servidor dedicado para llevar tu negocio de contabilidad. Con la contabilidad basada en la nube, todo lo que necesita es un ordenador y una sólida conexión a Internet para acceder a sus registros desde cualquier lugar. Mejor aún, todas las preocupaciones sobre el mantenimiento del servidor y las actualizaciones de software se dejan a los profesionales que no hacen otra cosa que asegurarse de que sus datos estén seguros, sean precisos y accesibles.

¿Recuerdas la molestia de hacer copias de seguridad regulares? Se ha ido. El servicio en la nube incluye copias de seguridad. Y ya no tienes que pagar por más servidor del que realmente necesitas. La mayoría de los servidores en la nube cobran una tarifa basada sólo en la cantidad de espacio de servidor dedicado que se necesita.

Los proveedores de servicios basados en la nube también ofrecen Software as a Service (SaaS). Esto significa que ya no debe comprar una copia de su software de contabilidad para cada ordenador de la oficina. El software está alojado en la nube. Esto hace que sea sencillo para su proveedor de servidor mantener el software actualizado y funcionando correctamente. También significa que ya no tienes que pagar una gran cantidad de dinero por las versiones actuales. En lugar de eso, pagas una pequeña cuota mensual.

Portales de clientes

Al ofrecer a sus clientes portales en sus cuentas, usted limita el número de llamadas que piden, “Sólo una pregunta rápida más”. Los clientes pueden ver la información en línea desde cualquier computadora con un nombre de usuario y contraseña seguros. Los clientes también pueden subir documentos directamente a su portal, lo cual es más seguro que si los documentos le fueran enviados por correo electrónico.

Aunque conoces las medidas de seguridad que has tomado para proteger tu ordenador de los programas maliciosos, no tienes ningún control sobre lo que pueda tener el cliente. Si los documentos se suben directamente al servidor basado en la nube, pasan por un riguroso control de malware antes de ser encriptados y almacenados. 

Conclusión

Lleve su negocio de contabilidad al siglo XXI con la tecnología basada en la nube y el software basado en escáner que hace que la entrada de datos sea más rápida y precisa.