El fraude, en particular el robo interno, es un problema frecuente en muchas empresas. Y desafortunadamente, si no se detecta a tiempo, puede poner a los clientes de su compañía fuera del negocio. Pero ¿cuáles son algunas de las causas de este problema común, y cómo puede prevenirlas? En la reciente conferencia de Accountex en Boston, Michael Cichy, ejecutivo senior de Palette Software, abordó estas preguntas.
Uno de los mayores culpables es el control de las compras indirectas, dice Cichy. Mientras que los costes directos, como el inventario, suelen estar bien gestionados, las operaciones no suelen estarlo, dejando espacio para que los ladrones desvíen los fondos y desangren la empresa. Para contrarrestar a los oportunistas, aboga por el control de los gastos con una utilización del 100 por ciento de las órdenes de compra, así como por la implementación de permisos para hacer compras y ver la información en sus bases de datos. También sugiere consolidar la lista de proveedores para poder hacer un mejor seguimiento, así como comprobar al azar las facturas para asegurarse de que todo está en orden.
¿Otra causa de fondo? Mala entrada de datos. Esta es un área en la que es crucial confiar en la tecnología, según Cichy. En pocas palabras, la entrada de datos humanos es increíblemente problemática. No sólo la gente es propensa a cometer errores, sino que esto deja la puerta abierta para que los ladrones se aprovechen de ti.
Lamentablemente, las redes electrónicas y los servicios de correo de captura de terceros que muchas grandes empresas utilizan para detener esta cuestión no suelen ser las soluciones adecuadas para las pequeñas y medianas empresas. En su lugar, Cichy recomienda el uso de PDFs inteligentes, ya que son baratos, fáciles de implementar y completamente precisos. También ofrecen un formato de factura estructurado, a diferencia de las soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que también sufren un dudoso retorno de la inversión.
La falta de controles de AP también deja a las empresas vulnerables al fraude. Esto se debe en gran medida a que las empresas de TI simplemente no dan prioridad a la AP, un hecho que usted y sus clientes propietarios de negocios deben tener en cuenta cuando trabajan con profesionales de la tecnología en sus sistemas. También se debe a la falta de controles P2P y a los procesos que sufren los ERP. Refuerce sus defensas, insta Cichy. Probablemente tengas una «tabla de autorización» en algún lugar detallando los niveles de autoridad y quién es responsable de qué. Úsela, especialmente cuando decida quién tiene qué permisos electrónicos. También alienta a aplicar una política de cuatro ojos en todas las aprobaciones de facturas, así como a colaborar con las compras para la utilización de las órdenes de compra.
Una última causa fundamental de los devastadores fraudes internos son los deficientes controles de gestión de los proveedores. Con demasiada frecuencia, las empresas no administran bien los archivos de sus proveedores. En lugar de eliminar las empresas antiguas de las bases de datos cuando ya no se utilizan, muchas simplemente añaden nuevos proveedores a una lista obsoleta, una situación que puede conducir a un fraude accidental, como la duplicación de pagos al mismo proveedor que cambió de ubicación o el robo intencionado. Esta es una situación en la que el hecho de estar basado en el papel causará un daño directo a tu compañía, señala Cichy. Tenga un motor de informes para la auditoría y la limpieza, y consolide todos sus proveedores actuales en un solo lugar. Cada compañía necesita un proceso de pago automático de proveedores también.
Tanto si es un profesional de la contabilidad que es propietario de una empresa o un contador público que trabaja con clientes propietarios de empresas, usted y sus clientes se beneficiarán de la implementación de soluciones tecnológicas para combatir el fraude.
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