Cuando estás en el grueso de la gestión de una empresa, modernizar tus operaciones financieras puede parecer una tarea abrumadora. Pero los beneficios de mejorar el sistema de contabilidad de su empresa pueden ahorrarle tiempo, dinero y, en última instancia, aumentar sus ganancias.
Step Up Your Software
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas establecen inicialmente sus sistemas de contabilidad en Excel o con programas básicos de contabilidad adquiridos en una etapa temprana de su actividad. Sin embargo, a medida que los negocios crecen, también lo hacen sus necesidades financieras.
Costos ocultos del status quo : Aunque hacer las cosas como siempre las has hecho puede parecer el camino más fácil, usar un sistema de contabilidad anticuado conlleva muchos riesgos costosos, entre ellos:
1. Pérdida de tiempo. La ineficiencia de los sistemas anticuados es su mayor preocupación. Si todavía usas hojas de cálculo, contempla las docenas de horas que les toma a los empleados ingresar datos financieros y mantener esa información.
2. Posibles errores. Casi el 90 por ciento de las hojas de cálculo de Excel contienen errores, según varios estudios.
3. Brechas de seguridad. Si utilizas software de escritorio desactualizado, eres más propenso a las brechas de seguridad, que le cuestan a las empresas un promedio de 38.000 dólares en esfuerzos de recuperación.
4. Desventajas competitivas. Su software más antiguo puede tener capacidades limitadas en relación con las nuevas versiones utilizadas por sus competidores.
El movimiento moderno : Aproveche la tecnología y su negocio cosechará los beneficios, incluyendo:
1. Un sistema racionalizado que ahorra tiempo. 2. Sus finanzas estarán vinculadas a sus cuentas bancarias y pueden ser integradas con otras tareas de contabilidad, como la facturación, el inventario o la nómina.
2. Finanzas agregadas en un lugar de fácil acceso. Su personal no perderá tiempo en sacar información de varios programas y archivos dispares.
3. Perspectivas específicas de la industria. Puedes encontrar muchos programas de software de contabilidad específicos de la industria, como los orientados a la construcción o a las organizaciones sin fines de lucro.
Muévete a la nube
A medida que investiga la actualización de su sistema de contabilidad, considere las ventajas del moderno software basado en la nube, que permite un acceso sencillo y seguro a través de un navegador web o un teléfono móvil y elimina la carga de instalar, alojar y mantener el software por su cuenta.
Costos ocultos del statu quo : Puede estar posponiendo un traslado a la nube debido al gasto de comprar nuevo software. Pero los sistemas de escritorio y de servidores tienen sus propios costos ocultos, incluyendo:
1. Costos fijos de software e IT. Dependiendo de tu software, puedes estar gastando dinero en personal o contratistas para mantener los servidores y actualizar regularmente tu hardware y software.
2. Registros perdidos. ¿La posibilidad de que un ordenador o servidor elimine sus registros financieros le mantiene despierto por la noche? El software de escritorio y de servidor anticuado hace que esto sea un riesgo.
3. Tiempo del personal. Hacer copias de seguridad continuas de esos registros y ejecutar actualizaciones de software lleva horas cada mes.
El movimiento moderno : Mientras que sólo el 33 por ciento de las pequeñas empresas han trasladado su software de contabilidad a la nube, según una encuesta de la tarjeta PEX de 2014, muchos más podrían beneficiarse de hacer la transición. Considere las ventajas:
1. Ahorro de costes . La mayoría de los programas basados en la nube se pagan por suscripción y vienen con soporte de TI y de copias de seguridad. El ochenta y ocho por ciento de las empresas que se mueven a la computación en nube informan de ahorros de costos, y el 56 por ciento dice que los servicios en la nube ayudaron a aumentar sus ganancias.
2. Información en tiempo real. Sus datos son accesibles de inmediato y pueden ser fácilmente vinculados a sus cuentas bancarias, nómina, gastos, facturación y más.
3. Acceso móvil. El cloud computing está hecho para los móviles, lo que significa que puedes acceder a las finanzas de tu empresa desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar.
4. Actualizaciones automáticas. Ejerza su debida diligencia y elija un proveedor de software que sea innovador y tenga un historial probado. Los mejores proveedores de software envían automáticamente nuevas actualizaciones a sus clientes, lo que significa que su software nunca estará desactualizado.
Racionaliza tu proceso de gastos
Un proceso de gasto tradicional involucra a muchas personas y partes móviles. Simplificar el proceso para los empleados e involucrar a menos de su fuerza de trabajo en las aprobaciones puede tener un gran impacto.
Costos ocultos del statu quo : A medida que su empresa crece, este proceso tradicional reduce la visibilidad y el control de su flujo de efectivo en tiempo real y crea una serie de ineficiencias. Los costos ocultos incluyen:
1. Miles de dólares anuales. Según el Grupo Aberdeen, un informe de gastos promedio cuesta 29 dólares para procesar.
2. Gasto excesivo. Cuatro de cada cinco empresas dan anticipos de caja chica para viajes. No sólo el dinero en efectivo está en riesgo de ser perdido o robado, sino que las compañías a menudo proporcionan más de lo necesario.
3. Altos tipos de interés. Si proporciona tarjetas de crédito a los empleados, es probable que esté pagando un promedio del 16 por ciento de tasa de interés sobre los saldos.
4. Los empleados pagan. Si los empleados pierden los recibos o se olvidan de entregar un informe de gastos, acaban pagando sus gastos.
La mudanza moderna : Busque una solución que rastree los gastos de su empresa en tiempo real y simplifique el gasto con tarjetas de débito prepagas. Las empresas pueden entonces rastrear ese gasto o aprobar y negar los gastos inmediatamente, desde cualquier dispositivo. Los beneficios incluyen:
1. Tiempo ahorrado. Casi el 75 por ciento de las pequeñas empresas dicen que el tiempo dedicado a los informes de gastos les impide realizar actividades más importantes. Las empresas que utilizan una solución de tarjetas prepagas ahorraron 12 horas de tiempo del personal por mes en el procesamiento de los informes de gastos.
2. Disminución del gasto. El control añadido que ofrecen las tarjetas prepago ayuda a los negocios a disminuir los gastos en un 25 por ciento.
3. Aumento de la seguridad. Además, el 47 por ciento de los negocios que usan tarjetas prepagas reportan una disminución de los gastos fraudulentos.
Su compañía está creciendo y su tecnología financiera necesita evolucionar también. A medida que la tecnología se vuelve más asequible y más simple de implementar, hacer estos movimientos modernos mantendrá a su compañía productiva, por delante de la competencia, y equipada para el crecimiento.