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Cómo la IA puede ayudar a prevenir el fraude en la oficina

Durante los últimos años, la gente ha oído cómo la IA y el aprendizaje automático lograrán todo, desde escribir artículos como estos hasta curar enfermedades o conducir coches. Hay mucha publicidad, y cuando hay mucha publicidad hay muchas expectativas exageradas. La IA probablemente remodelará nuestras vidas, pero de formas más sutiles de lo que los tecno-junkies imaginan.

La prevención del fraude en las oficinas es un ejemplo perfecto de un campo en el que no hay mucho prestigio, pero que sigue siendo de vital importancia y en el que la IA puede tener un gran impacto. QuickBooks informa que “la organización típica pierde una media del 5% de los ingresos cada año debido al fraude”, lo que se traduce en pérdidas de aproximadamente 3,7 billones de dólares. Además, las empresas más pequeñas a menudo sufren peor ya que es menos probable que implementen procedimientos antifraude.

Cómo la IA puede ayudar a prevenir el fraude en la oficina
Cómo la IA puede ayudar a prevenir el fraude en la oficina

La tecnología y la IA no pueden detener el fraude en la oficina por sí mismas. Pero analizando la naturaleza del fraude en la oficina, podemos entender cómo la IA, combinada con los procedimientos adecuados de la oficina y la supervisión humana, puede desempeñar un papel importante en la erradicación de tales delitos.

Fraude y tecnología en evolución

Lo más importante que hay que entender sobre el fraude es que está cambiando constantemente. Los estafadores, ya sea dentro o fuera de la oficina, están constantemente buscando nuevos métodos para defraudar a los clientes y a los negocios. Los contadores pueden aprender sobre un tipo de fraude, implementar procedimientos y advertir a los empleados para que estén en guardia contra ese fraude, pero no estar al tanto de un nuevo tipo de fraude hasta que sea demasiado tarde.

Sin embargo, el aprendizaje automático puede mejorar constantemente y detectar los nuevos planes de fraude. Un sistema de aprendizaje automático puede hacer un seguimiento de lo que es un negocio normal en línea y lo que es anormal. Como el sistema se centra en los comportamientos y no sigue ciegamente las reglas programadas por un contador, también disminuye las posibilidades de obtener falsos positivos y de enfadar a los trabajadores honestos.

Como ejemplo básico, si los empleados vuelan de forma rutinaria y ponen los costes del vuelo en su informe de gastos, el sistema de aprendizaje de la máquina aprenderá a aceptar dichos informes como algo normal. Pero si un empleado decide repentinamente volar en primera clase, comprar oro en línea, y poner ese gasto mucho mayor en su informe, el sistema de aprendizaje automático puede marcarlo y alertarlo. El resultado es un proceso más rápido que detecta el fraude de manera más eficiente.

Fraude de datos e informe de gastos

Mientras que el aprendizaje automático puede ayudar a detectar nuevos métodos de fraude y evitar que dañen su empresa, la IA puede cerrar los métodos de fraude más antiguos, como el fraude en las declaraciones de gastos. Todos hemos escuchado historias en las que los empleados “cometen un error” al sobreestimar sus gastos, o incluso mentir abiertamente sobre cuáles fueron sus gastos. Para empeorar las cosas, el fraude en los informes de gastos es difícil de detectar. La distinción entre los errores y el fraude puede ser vaga y los contadores pueden pasar por alto cosas dada la gran cantidad de datos que tenemos que cribar.

Pero si había algo para lo que la IA estaba hecha, era para tamizar grandes cantidades de datos y encontrar resultados anómalos. Como señala TechCrunch, las máquinas que no se ven afectadas por las noches de insomnio de los contadores son menos propensas a perderse un gasto de aspecto dudoso. Además, los potenciales estafadores se disuadirán ya que saben que es más probable que los atrapen.

  El papel de los humanos

El aprendizaje automático puede detectar conductas aberrantes y potencialmente criminales, y la IA puede cribar grandes cantidades de datos para detectar fraudes en los informes de gastos. Pero como se ha señalado anteriormente, esto no significa que no haya un papel para los contadores humanos.

Una cosa importante que hay que señalar sobre la IA es que incluso en campos en los que se desempeñan mejor que un humano, a veces pueden fallar repentinamente de manera catastrófica. Un ejemplo clásico de esto es Watson, la IA de Jeopardy que derrotó a los humanos y sin embargo ocasionalmente dio respuestas embarazosas. Se necesitará a los humanos para comprobar las conclusiones de la inteligencia artificial.   

Además, seguirá siendo necesario que los contadores humanos establezcan directrices y parámetros. Para tomar el ejemplo mencionado de los empleados que vuelan, ¿qué pasaría si todos los empleados comenzaran de repente a volar en primera clase y a comprar alcohol? Un sistema de aprendizaje de máquinas podría asumir que es un comportamiento normal, mientras que un operador humano podría declarar que no lo es.

Esto no significa que la IA no tenga un papel en detener el fraude en la oficina. Los sistemas de aprendizaje automático pueden detectar el fraude incluso antes de que se convierta en una amenaza seria. Pero no es un sustituto de las políticas antifraude básicas como la implementación de controles internos, el establecimiento de una política de tolerancia cero y el liderazgo con el ejemplo. La IA y los seres humanos trabajarán juntos para construir un futuro mejor en todo lo imaginable, por lo que no debemos preocuparnos de que uno suplante al otro.