Si usas Excel 2016 hay una nueva forma de visualizar los estados financieros. Lo bueno es que estos gráficos son fáciles de crear, siempre y cuando se tenga en cuenta un matiz, pero lo malo es que estos gráficos no se pueden compartir con nadie que utilice Excel 2013 o anterior.
Sabemos que a menudo es difícil obtener la medida de una declaración de ingresos con sólo echarle un vistazo. Los números se desdibujan rápidamente, y a menudo hay muy poco marco de referencia de cómo los números fluyen de los ingresos totales a los ingresos netos. Crear un gráfico de cascada puede ayudar.
Para crear un gráfico de cascada en Excel 2016, primero debe crear una versión resumida de su declaración de ingresos que sólo debe incluir los totales o subtotales principales. A continuación, como se ilustra en Figura 1 :
- Haga clic en cualquier celda dentro de su resumen de ingresos.
- Selecciona el menú Insertar en Excel 2016.
- Seleccione los gráficos recomendados.
- Selecciona la pestaña Todos los Gráficos dentro del cuadro de diálogo Insertar Gráfico.
- Selecciona Waterfall.
- Haz clic en OK.
- Un gráfico de cascada aparecerá dentro de su hoja de trabajo. Inicialmente tu gráfico de la cascada fluirá cuesta arriba, lo cual es una imposibilidad física. Este es el matiz que tendrás que superar.
Figura 1: Sigue estos pasos para crear un gráfico de cascada en Excel 2016.
- Como se muestra en Figura 2 , haga clic lentamente dos veces en la columna de Ganancia Bruta; es decir, haga clic, pausa y luego vuelva a hacer clic para seleccionar esa única columna.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la columna Ganancia bruta.
- En el menú contextual, seleccione Establecer como total.
- Repita los pasos 8 a 10 para todas las columnas de subtotal.
- Como se muestra en Figura 2 , un gráfico de cascada debidamente completado fluirá cuesta abajo de izquierda a derecha, y proporcionará el contexto de cómo se ha desglosado la figura inicial de la izquierda.
Figura 2: Debe demarcar los subtotales dentro del gráfico para asegurar que la tendencia fluya hacia abajo.
Como se muestra en Figura 3 , hay una captura adicional a tener en cuenta con respecto a las cartas de cascada. Si creas un gráfico de este tipo en el Excel 2016, no podrás compartir el libro de trabajo con nadie que utilice una versión anterior de Excel sin correr el riesgo de perder tu gráfico de cascada. Una forma en que puede compartir un gráfico de cascada con alguien que use una versión anterior de Excel es copiar su gráfico y pegarlo como una imagen, como se muestra en Figura 4 . La imagen no se puede editar, pero al menos se puede utilizar para comunicar información financiera en forma de gráfico.
Figura 3: Los gráficos de la cascada se destruirán si alguien que utiliza Excel 2013 o anterior guarda el libro de trabajo.
Figura 4: Pegar una imagen de un gráfico de cascada en un nuevo libro de trabajo es un medio seguro de compartir los gráficos de cascada con los usuarios que no tienen Excel 2016.