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Cómo hacer que las hojas de cálculo de Excel quepan en una página o pantalla

A menudo hay una tensión en Microsoft Excel para que quepa tanta información en una sola pantalla o página como sea posible. La recompensa puede ser enorme, ya que te ahorras el desgaste de tus muñecas al desplazarte o al dar vuelta las páginas.

En este artículo discutiré dos enfoques diferentes que puedes tomar para lograr ambos. También compartiré una regla general que uso para asegurarme de no encoger el contenido impreso en una etapa ilegible.

Cómo hacer que las hojas de cálculo de Excel quepan en una página o pantalla
Cómo hacer que las hojas de cálculo de Excel quepan en una página o pantalla

Maximizar el contenido de la pantalla

Primero veamos cómo maximizar la cantidad de información que puede caber en la pantalla. Ya puedes usar el control deslizante de zoom en la esquina inferior derecha de Excel, como se muestra en la Figura 1. Puedes usarlo para aumentar o disminuir rápidamente el tamaño del contenido de tu pantalla. Sin embargo, personalmente me encuentro chocando este deslizador accidentalmente cuando trato de acceder a una barra de desplazamiento, así que desactivo la función:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la barra de estado de Excel, que es la parte inferior de la pantalla de Excel.
  2. Despeja la casilla de verificación para el deslizador de zoom.

Figura 1: Desactiva el control deslizante del zoom si encuentras que lo pulsas accidentalmente.

Una de las razones por las que destierro el Deslizador de Zoom es que puedo usar un enfoque más elegante en su lugar, como se muestra en la figura 2. Por ejemplo, digamos que para una hoja de cálculo de 12 meses se puede ver de enero a noviembre, pero diciembre y la columna de Total están ligeramente fuera de la pantalla:

  1. Seleccione el rango que desea ver en una sola pantalla.
  2. Selecciona la pestaña Ver en la cinta de Excel.
  3. Seleccione Zoom a Selección dentro de la sección Zoom de la cinta.

Ahora puedes ver Enero a través de la columna de Total en una sola pantalla. Si accidentalmente encoges demasiado el texto, haz clic en el comando 100% en la sección Zoom del menú Ver.

Figura 2: Exprimir un par de columnas más en la pantalla mediante el comando de Excel Zoom a la Selección.

Maximizar el contenido impreso

Ahora nos centraremos en el menú de diseño de página de Excel para maximizar la cantidad de información que podemos incluir en una sola página impresa, como se muestra en la Figura 3:

  1. Elija el menú Diseño de página.
  2. Especifique 1 página para la altura y la anchura en las opciones de la sección Escala de ajuste.

Figura 3: Las opciones de altura y anchura facilitan el ajuste del contenido de Excel en una sola página.

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Al usar estas opciones asegúrese de que la cantidad en el campo Escala no caiga por debajo del 64%. En mi experiencia, una escala por debajo de esa cantidad puede causar fatiga visual a la mayoría de las personas que leen los documentos que usted produce. Sin embargo, puedes usar un par de trucos para subir la escala de impresión si está por lo menos cerca del 64%:

  • Reducir el ancho de la columna cuando sea posible.
  • Ajuste la altura de las filas si es necesario.
  • Ajuste los márgenes de su documento. Una forma rápida es elegir la opción Estrecha bajo el comando Márgenes en la sección Configuración de página del menú Diseño de página de Excel.

Es evidente que no todas las hojas de cálculo se adaptan bien a una sola página, por lo que sin duda se pueden ajustar las configuraciones según sea necesario.Si tu hoja de cálculo tiene muchas columnas, otra opción es cambiar la orientación de la página como se muestra en la Figura 4:

  1. Elija el menú de diseño de página.
  2. Haga clic en el comando Orientación.
  3. Elija Paisaje (o Retrato, según sea necesario).

Figura 4: A veces un simple cambio en la orientación de la página puede hacer que quepa más contenido en una página.

Hay opciones adicionales disponibles a través de la Vista entre bastidores en Excel 2010 y posteriores, que es la jerga de Microsoft para lo que la mayoría de los usuarios consideran la pantalla de Vista previa de impresión que se muestra en la Figura 5:

  1. Elija Archivo, y luego Imprimir.
  2. Haga clic en el último comando de la sección Configuración, que por defecto es Sin escalas. Como se muestra en la Figura 5, puede elegir entre estas opciones adicionales:
  • Encajar todas las filas en una página. Selecciona esta opción si tus datos abarcan muchas filas.
  • Encaja todas las columnas en una página. Selecciona esta opción si trabajas con muchas columnas.
  • Hoja de ajuste en una página. Seleccione esta opción si sus datos abarcan muchas filas y columnas.

La orientación de la página y los márgenes también pueden ser ajustados aquí, por medio de los respectivos comandos en Ajustes. Si necesita un control adicional sobre los ajustes, haga clic en el vínculo Configuración de página en esta pantalla para mostrar el cuadro de diálogo tradicional de Configuración de página. Tengo la suerte de no tener que imprimir muchos documentos hoy en día, pero cuando lo hago, restablezco el acceso a la clásica vista previa de impresión a pantalla completa que estaba disponible en Excel 2007 y anteriores.

Figura 5: El nombre de Microsoft para esta pantalla es la Vista entre bastidores.