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Cómo hacer más eficiente el intercambio de archivos fiscales

En la mayoría de los casos, durante la temporada de impuestos, la mayor parte de su tiempo lo pasa esperando a que ciertos clientes proporcionen su información o revisando montones de papeles que se proporcionan a último momento y que necesitan ser descifrados.

A medida que la tecnología continúa evolucionando, existen algunos recursos que simplifican la interacción con sus clientes, incluido el continuo crecimiento de las alternativas de SaaS (software como servicio). Tradicionalmente con estas opciones, un contador o tenedor de libros puede acceder a los datos del cliente ingresando en su archivo financiero que ya está funcionando en la nube. En la mayoría de los casos, esto ahorra mucho tiempo porque el profesional financiero puede acceder a la información financiera del cliente cuando sea más apropiado para trabajar en sus declaraciones.

Cómo hacer más eficiente el intercambio de archivos fiscales
Cómo hacer más eficiente el intercambio de archivos fiscales

Las opciones alojadas, en las que una instancia de escritorio de un archivo se ejecuta en la nube, también proporcionan un acceso simplificado para los contadores/contables, ya que pueden volver a trabajar en las finanzas de un cliente a las que se puede acceder a través de un navegador web tradicional.

Entonces, ¿qué pasa si su(s) cliente(s) prefiere(n) continuar usando el Escritorio QuickBooks en su propio entorno local? ¿Qué pasa si, por cualquier razón, se oponen a acceder a sus finanzas a través de un navegador web y prefieren trabajar en un archivo que se ejecuta localmente con su software instalado? Como profesional de las finanzas, esto puede, por supuesto, crear una gran cantidad de trabajo adicional tratando de apoyar a este tipo de cliente.

En última instancia, el archivo financiero termina siendo proporcionado en forma de una copia de seguridad del contador o posiblemente incluso un archivo activo o de respaldo tradicional. La Copia del Contable puede ser problemática para un profesional financiero debido a las limitadas funcionalidades que impiden hacer cualquier forma extensiva de actualizaciones de fin de año.

El envío de una copia de seguridad o de un archivo en vivo requiere que el cliente deje de trabajar durante ese intervalo de tiempo para evitar la creación de “copias conflictivas” que nunca podrán ser fusionadas. Con cualquiera de estos tipos de opciones de intercambio de archivos, también hay que reeducar al cliente cada año en cuanto a cómo extraer el formato de archivo que necesita y luego reimportarlo a su archivo activo.

Debido al reto que supone este tipo de intercambio de archivos, los profesionales de las finanzas han estado experimentando con muchas formas diferentes de intercambio de archivos e incluso de escritorio. Las opciones tradicionales de intercambio de archivos tienden a tener problemas relacionados con la corrupción de los archivos y las copias posiblemente conflictivas.

Compartir el escritorio puede ser problemático ya que debes coordinar los tiempos en los que tu cliente puede entregar su ordenador completo. Hay otros problemas potenciales como guardar la información localmente en su computadora e incluso imprimirla localmente.

De ser posible, sería beneficioso contar con un recurso que permita a un profesional financiero acceder al archivo de QuickBooks Desktop de su cliente localmente en su computadora y hacer que cualquier cambio se importe automáticamente en la copia de su cliente en su sistema.

Con este tipo de opción, un contador/contable durante la temporada de impuestos tendría la misma capacidad simplificada para trabajar en apoyo de cualquier cliente de escritorio como lo hacen con cualquiera que ya haya evolucionado a soluciones Saas o Hosted.

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