Recientemente tuve la oportunidad de discutir las mejores prácticas en la investigación de nuevas aplicaciones con algunos expertos en la materia. La discusión giró en torno al dolor de hacer un cambio de software en toda la empresa y lo que hemos aprendido para ayudar a nuestros equipos a tener una implementación más exitosa.
¿Por qué cambiar?
Todos podemos estar de acuerdo en que el cambio puede ser un reto y que normalmente requiere una inversión tanto de tiempo como de dinero. Así que, ¿cómo sabes cuando vale la pena hacer un cambio?
Aunque parezca más fácil seguir haciendo las cosas como siempre las ha hecho, puede que se esté perdiendo de herramientas que pueden marcar una gran diferencia para su personal y sus clientes. Hay tantas aplicaciones para elegir y muchas incluyen características y opciones adicionales como flujo de trabajo, seguimiento de la asignación de recursos, control de versiones, herramientas de informes y más.
Basándose en su experiencia, Tiffany Roussel, Gerente de Aplicaciones Comerciales de Honkamp Krueger, sugiere que las empresas consideren cómo esperan que las cosas cambien en el transcurso del tiempo y que planifiquen para ello. Ella dijo: «Es mejor tener un mapa de ruta de cómo creen que serán sus soluciones en los próximos años». Es importante entender cómo los cambios en su empresa afectarán el software que usted necesita».
Lacy Magby, Vicepresidenta de Ventas de Conarc, tiene una amplia experiencia en implementación y servicios al cliente. Ella recomienda: «Revise su software actual anualmente y asegúrese de que está obteniendo todo lo que pueda de lo que tiene. Averigüe si hay integraciones que usted también se está perdiendo».
Roussel sugiere desarrollar un proceso formal para puntuar y clasificar objetivamente la eficacia de cada solución que se utilice. Luego puede usar ese mismo proceso para evaluar nuevas opciones. Estos datos también le ayudarán a justificar sus soluciones actuales si se encuentra en una situación en la que la dirección quiere recortar gastos y considera que una valiosa tecnología es demasiado cara o si un pequeño grupo de usuarios quiere hacer un cambio basado en sentimientos más que en hechos.
¿Cuándo es el mejor momento para buscar nuevas aplicaciones comerciales?
Roussel comparte que las empresas deben «siempre» considerar los pros y los contras de las soluciones actuales y futuras. «Un punto de dolor usualmente desencadena la búsqueda de nuevo software, sin embargo, debería ser una constante. Ser proactivo en lugar de reactivo.
Siempre vayan de compras, tomen notas y reúnanse como un equipo después de su temporada de trabajo. Vale la pena el tiempo para informar y hablar sobre lo bueno y lo malo. Cada año evaluamos lo que queremos seguir haciendo, dejar de hacer y empezar a hacer.»
Hay tantas soluciones por ahí con múltiples opciones, diferentes puntos de precio, paquetes, complementos, etc. Puede ser fácil distraerse con campanas y silbatos. Roussel dice: «Me estoy educando constantemente en las opciones que existen. Le sugiero que asista a seminarios en línea, conferencias técnicas y que se relacione con sus colegas en su industria. Cuando veas algo que pueda ser una mejor opción, programa una demostración. Compruébelo, vea cómo se compara, vea qué opciones tiene que usted necesita o desea. Si parece que podría ser una buena opción, analiza el retorno de la inversión para ver si es más eficiente y preselecciónalo».
¿Cómo elegimos la solución correcta y la implementamos?
Cuando haya decidido que es el momento de examinar más de cerca las nuevas soluciones, aproveche su equipo para ayudar a recopilar datos y comentarios sobre cómo una solución se ajusta o no a sus prácticas comerciales. Traiga a su mayor detractor para que le ayude a examinar sus opciones porque su escepticismo ofrecerá una perspectiva diferente.
Además, considere la posibilidad de contar con algunas personas que no sean las más expertas en tecnología en su equipo para probar posibles soluciones para usted. Si lo encuentran fácil y factible de usar, eso ayudará a que otros se sumen. Traza un mapa de al menos un par de procesos y haz pruebas cronometradas. Si los datos apoyan su argumento, entonces haga una prueba piloto con varios niveles de personal involucrado para asegurarse de que tiene una buena muestra del grupo.
También debe preguntar al vendedor si tiene otras compañías similares en tipo, tamaño, ubicación geográfica, etc. para obtener referencias. Extiende la mano y pregúntales qué funcionó y qué no funcionó para ellos.
Pídale a esas referencias que le digan sobre su aplicación y lo que harían de manera diferente, para que pueda aprender de sus experiencias. También debería hablar con su proveedor sobre las mejores prácticas y asegurarse de que comprende los requisitos técnicos necesarios para utilizar eficazmente el software que elija, para tener un presupuesto exacto y asegurarse de que todos están en la misma página.
Una vez que se ha decidido qué cambiar, la implementación de un nuevo software necesita un fuerte apoyo desde arriba. Los mensajes consistentes a los empleados ayudarán a la gente a acostumbrarse a la idea, a entender por qué un cambio está en marcha y a prepararse mentalmente.
Después de liderar innumerables implementaciones, Magby dice, «Sentar las bases para una transición suave al principio del proceso. La buena comunicación y el compromiso de arriba hacia abajo llevará a una mejor experiencia para todos.» Roussel añade, «Conseguir la participación de todos los miembros del personal. La mayoría de las personas quieren ser incluidas para sentir que forman parte del proceso de toma de decisiones en lugar de que se les diga lo que va a cambiar o lo que va a suceder».
Finalmente, elige un vendedor que actúe como tu socio tecnológico y esté dispuesto a establecer una relación continua que no termine con la venta. Roussel añade: «Trabaja con un vendedor que tenga una persona de implementación que se quede contigo y se registre después de que estés en funcionamiento. Habla con ellos periódicamente para revisar tus retos y éxitos».
Magby también sugiere que organice recordatorios de calendario para tener discusiones de seguimiento unos meses más tarde para asegurarse de que está utilizando plenamente el producto por el que está pagando. No tenga miedo de pedir a su proveedor su consejo experto y utilice los recursos de formación que le ofrecen para asegurarse de que su decisión sigue siendo la correcta para usted. Cuando continúe evaluando y revisando anualmente, siempre sabrá cuándo es el momento de hacer un cambio.
El artículo original apareció en el blog Boomer Bulletin.
Artículos relacionados
Por qué el gusto no debe decidir el software de contabilidad
Realidades de la práctica automatizada