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Cómo evitar sucumbir a la muerte por correo electrónico

Hubo una vez un mundo sin correo electrónico, pero ese mundo se ha ido para siempre. El correo electrónico – ¡qué concepto y qué dilema! El beneficio del correo electrónico para los profesionales de la contabilidad, así como para todos los demás, es muy claro. El correo electrónico, sin embargo, puede ser devastador si se usa imprudentemente. Algunas personas revisan constantemente su correo electrónico durante todo el día. Algunos envían correo incesantemente sólo para recibir correo. Algunos pasan tiempo reflexionando sobre el spam que reciben.

¿Quién de nosotros no recibe más correos electrónicos de los que puede responder? Según algunas estimaciones, el típico profesional de carrera hoy en día recibe entre 150 y 190 correos electrónicos por día!

Cómo evitar sucumbir a la muerte por correo electrónico
Cómo evitar sucumbir a la muerte por correo electrónico

Sobrecarga de correo electrónico

A pesar de los filtros de software y las medidas severas de los proveedores de servicios de Internet (ISP), la entrega masiva de los spammers ha aumentado drásticamente. Los datos de Jupiter Communications revelan que hay muchas más cuentas de correo electrónico en los Estados Unidos que personas. Los spammers lo saben y saben cómo esparcir su basura por todas partes.

¡Resiste cualquier tentación de responder al spam! Nunca responda ni siquiera a la solicitud de eliminación de la lista de spammer. Si lo haces, sólo confirma que tu dirección de correo electrónico está activa, lo que te convertirá en un futuro objetivo. Es enloquecedor, ¿verdad?

Aquí hay algunos consejos rápidos para que los tengas en cuenta:

  • Envía cualquier mensaje de spam que recibas a la cuenta de abuso de tu proveedor de servicios de Internet, junto con el código fuente del mensaje de spam original.
  • Si es posible, evite publicar su dirección de correo electrónico principal en cualquier lugar de Internet.
  • Para las direcciones de correo electrónico secundarias, elige una en el fondo del alfabeto. Las listas de spammers se ejecutan en orden alfabético. Cuando un proveedor de servicios de internet corta con éxito a un spammer, las direcciones al final de la lista se salvan.
  • Elija una dirección de correo electrónico compleja.[correo electrónico protegido], por ejemplo, recibirá más spam que [correo electrónico protegido].

Cuando recibas un correo electrónico con muchas X, todas mayúsculas, o afirmaciones excesivas, no pierdas ni un picosegundo leyéndolo. Un escritor comentó, “Puedes rechazar cualquier cosa que tenga muchos signos de exclamación, promesas variadas y comentarios, o si parece que fue escrito por alguien que se gana la vida pintando”.

Incluso sin spam, probablemente sigas recibiendo docenas de correos electrónicos al día. Eso es un poco de verborrea. Para administrar eficazmente su tiempo, mantener su trabajo y tener una vida, ¿cómo maneja el correo electrónico?

Al redactar los mensajes que pretende que se lean, ofrezca una línea de asunto vibrante para que el receptor los lea. Si tiene problemas para derivar uno, espere hasta que haya escrito su mensaje. Luego examine lo que ha escrito, y ¡voilà! Dos o tres palabras (normalmente juntas) saltarán hacia ti, y ahí está tu tema.

Fuera de línea, optimiza tu tiempo en línea

Temprano en la mañana, antes de descargar nuevos mensajes, la “administrivia” que manejas a menudo mejora tu productividad tanto en el envío como en la recepción de correo electrónico. Esto incluye organizar tus bandejas de entrada y redactar pensamientos antes de conectarte.

Como con toda buena escritura, es prudente aparcar los mensajes de correo electrónico salientes por un tiempo y revisarlos antes de enviarlos. Con prácticamente todos los proveedores de software y servicios, tienes la opción de almacenar un mensaje de correo electrónico como un “borrador de mensaje” para recuperarlo más tarde como se desee.

Además, aquellos que revisan su correo electrónico cada momento libre que tienen, a menudo no están haciendo un gran trabajo. Evite esa trampa aumentando su eficacia fuera de línea.

¿Demasiado rápido para tu propio bien?

¿Alguna vez te has enfadado o confundido con alguien por un correo electrónico? Si crees que la respuesta es “no”, piénsalo de nuevo.

A menos que se redacten con cuidado, los correos electrónicos pueden parecer impersonales, fríos, incluso abrasivos. No es que pretendieras molestar a nadie, pero en la prisa de la comunicación instantánea, los molestos se producen. Como una buena regla general, antes de enviar un correo electrónico, considere las siguientes pautas como razones viables para llamar en lugar de enviar un correo electrónico.

Cuando el mensaje es:

  • Intrincado
  • De naturaleza personal o emocional
  • Completamente novedoso
  • Requiere una aclaración ampliada
  • Busca la aprobación
  • Puede tener un profundo impacto en el receptor

El viejo correo electrónico nunca muere

Finalmente, trata cualquier correo electrónico que envíes como si tuviera el potencial de volver a visitarte. A estas alturas, sabes que todos los correos electrónicos son recuperables – en algún lugar. Si escribes un correo electrónico que te puede meter en problemas, espera que vuelva y te persiga.

¿Cómo alivia la carga de su correo electrónico? En la parte inferior de este artículo, háganos saber algunas de las mejores prácticas o consejos que utilice.