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Cómo evitar el síndrome del contador muerto

El Síndrome del Contable Muerto es un término que he acuñado para describir la situación del contable de una empresa que desaparece o muere repentinamente.

Durante las vacaciones de diciembre, uno de mis clientes, un equipo de marido y mujer que dirige un taller de reparación local, fue al extranjero a visitar a su familia. Mientras estaban allí, la esposa tuvo un ataque al corazón y fue admitida en el hospital. En resumen, ella (afortunadamente) no está muerta, pero aún está en el extranjero recuperándose, y su esposo está de vuelta en casa dirigiendo la tienda.

Cómo evitar el síndrome del contador muerto
Cómo evitar el síndrome del contador muerto

El problema es que no sabe nada de QuickBooks. Como su consejero profesional de QB, sólo visité su oficina trimestralmente para revisar los libros y cerrar el trimestre. No estoy completamente familiarizada con los procedimientos diarios de sus libros, pero sé más que el marido.

Ahora voy allí dos veces por semana para entrenar a su hijo, que no tiene experiencia en contabilidad o teneduría de libros, cómo dirigir su oficina. Afortunadamente, estaba disponible para intervenir, y aprende rápido. Ahora, a menudo podemos pensar en lo que haríamos si un desastre personal golpeara al principal encargado de los libros, pero ¿cuántos de nosotros tenemos realmente un plan en marcha?

Aquí hay algunas cosas a considerar para evaluar cómo le iría a su negocio, o al de su cliente, si el contador no estuviera disponible de repente, ya sea por enfermedad, muerte u otras razones:

1. Contraseñas

¿Hay una lista de contraseñas maestra, y alguien además del contable sabe cómo acceder a ella? Esta lista debe incluir los ID de usuario, las contraseñas y las respuestas a las preguntas de seguridad de los libros, la banca en línea (cheques, ahorros, tarjetas de crédito, préstamos), el servicio de nómina, los principales proveedores y las aplicaciones de terceros como Bill.com, etc. La longitud de esta lista, una vez que te sientes a crearla, puede sorprenderte.

2.Programas

¿Conoce todos los programas que se utilizan en relación con su contabilidad? La lista de contraseñas maestra le ayudará. Aquí hay un escenario plausible: un archivo QB Online con aplicaciones de terceros incluyendo ReceipBank, Bill.com, Gusto, Avatax de Avalara, e inventario de la pecera. ¿Alguien fuera del contador sabe cómo funcionan todas estas partes móviles juntas?

3.Fechas límite

Una pequeña empresa puede tener muchos plazos de presentación diferentes. Sólo por nombrar algunos: presentación de la nómina y de la declaración de impuestos sobre la nómina; presentación del impuesto sobre las ventas; facturación – A/R; pago de facturas – A/P; presentación de la ciudad y/o del condado; pagos trimestrales u otros pagos de impuestos. ¿Tiene un calendario maestro o un programa de computadora al que pueda referirse para las fechas límite de presentación?

4.Procedimientos

¿Alguien aparte del contable sabe qué facturas se pagan con cheque, cuáles con tarjeta de crédito y cuáles con ACH? ¿Alguien más sabe cómo conciliar un extracto bancario mensual? Las preguntas son interminables. Así que la verdadera pregunta es: ¿Tiene la oficina procedimientos documentados?

Si alguien tuviera que intervenir rápidamente para hacer los libros, ¿hay algún manual que pueda consultar? Diría que el 90-95% de las veces la respuesta es No, y en el 5-10% de las veces cuando la respuesta es Sí, el manual no está actualizado. Piensen en eso.

Aunque invertir el tiempo en crear procedimientos escritos tiene un costo inicial, el ahorro de tiempo y costos en el futuro puede ser invaluable. Y si va a invertir recursos en la creación de un manual, programe tiempo para las actualizaciones regulares del manual.

5.Entrenamiento cruzado

¿Alguien más en la oficina está entrenado para hacer algo o todo lo que hace el contador? ¿Pueden intervenir una o dos personas, o hay algún profesional que conozca para pedir ayuda? En los casos de su propia contabilidad o práctica contable, ¿es usted un propietario único? ¿Quién sabría qué hacer en nombre de sus clientes, si algo le sucediera de repente?

Conclusión

Todos sabemos que deberíamos tener planes de recuperación de desastres, pero normalmente pensamos en términos de recuperación de datos. También debemos pensar en términos de recuperación del contable. Sería mejor tener un plan en marcha, que tener que luchar para arreglar una situación ya mala.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks. Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.