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Cómo evitar el límite de 255 caracteres en las tablas dinámicas de Excel

El ancho de las columnas en Excel está limitado a 255 caracteres, ya sea dentro de una tabla pivote o no, y surge la confusión porque podemos almacenar hasta 32.767 caracteres en una celda de la hoja de cálculo. Este artículo tratará sobre cómo trabajar en torno a este tema.

Fuera de una tabla pivote, suponiendo que las celdas adyacentes estén en blanco, una celda de más de 255 caracteres simplemente se superpondrá a las celdas adyacentes para mostrar el texto en su totalidad. Sin embargo, los datos dentro de una tabla pivote deben ajustarse exactamente al límite de 255 caracteres. Aunque es posible que nunca se encuentre con este problema particular con sus datos, la capacidad de ver cómo pensar de forma creativa sobre el trabajo en torno a las restricciones puede servirle bien en cualquier otra parte de Excel.

Cómo evitar el límite de 255 caracteres en las tablas dinámicas de Excel

Si no estás seguro de cómo crear una línea de texto que contenga más de 255 caracteres, tengo una solución única para ti:

  • Este enfoque implica la función REPT en Excel. La siguiente fórmula repetirá la letra A 255 veces:

=REPT(“A”,255)

Podemos entonces usar la concatenación para añadir otras 100 instancias de la letra B:

=REPT(“A”,255)&REPT(“B”,100)

Copia esta fórmula a las celdas A2:A11 de una hoja de trabajo en blanco.

Lleve a cabo los siguientes pasos para completar el conjunto de datos de la muestra para su tabla pivotante, como se muestra en la Figura 1:

  • Introduce la palabra $0027 Largo Texto$0027 en la celda A1 .
  • Introduce la palabra $0027 Cantidad$0027 en la celda B1 .
  • Selecciona las celdas B2:B11 , escribe el número 100 , y luego pulsa Ctrl-Enter para llenar las 10 celdas a la vez.

En este punto, tu hoja de cálculo debería parecerse a la Figura 1.

Character Limit 1

Figura 1: Crear una lista de datos en la que el texto de la primera celda sea mayor de 255 caracteres.

Ahora vamos a crear una mesa giratoria:

1. Haz clic en cualquier celda de tu lista.

2. Selecciona el menú de Excel Insertar .

3. Haga clic en el botón Pivot Table .

4. Haz clic en OK para crear la tabla pivotante.

5. Haga clic en Texto largo dentro de la lista de campos de la tabla pivote.

6. 6. Haga clic en Cantidad dentro de la lista de campos de la tabla dinámica.

Character limit 2

Figura 2: Crear una tabla pivote para ver cómo se muestran sólo los primeros 255 caracteres.

Dependiendo de la resolución de su pantalla, puede que no pueda ver toda la columna de una sola vez. Si es necesario, haga clic en cualquier celda individual dentro de la primera columna de su tabla pivote y luego elija Zoom a Selección en el menú de Excel Vista . En este punto deberías poder determinar que Excel ha truncado el texto en tu campo después del carácter 255. Dependiendo de su fuente, es posible que vea un poco menos de caracteres.

Cuando se presentan situaciones como ésta, a veces tenemos que recurrir a soluciones alternativas poco elegantes, como se muestra en la Figura 3:

1. Introduce la palabra Parte 1 en la celda C1 de la hoja de trabajo donde creaste los datos para tu tabla dinámica.

2. Introduce esta fórmula en la celda C2 :

=Izquierda(A2,240)

Esto devolverá los primeros 240 caracteres de la celda A2 . Elegí 240 porque dependiendo de la fuente que elijas usando 255 puede resultar en que algunos caracteres no se muestren.

3. Introduce la palabra Parte 2 en la celda D1 de la hoja de trabajo donde creaste los datos para tu pivote capaz.

4. Introduce esta fórmula en la celda D2 :

=MID(A2,241,240)

Esto recoge donde la función IZQUIERDA en la columna C sale, capturando los siguientes 240 caracteres a partir de la posición 241.

5. Selecciona las celdas C2:D2 y luego haz doble clic en la muesca de la esquina derecha de la celda D2 conocida como el Mango de relleno . Esto copiará las fórmulas al final de la lista.

Character Limit 3

Figura 3: Separar el texto largo en dos partes nos permitirá trabajar alrededor de la limitación de 255 caracteres.

El siguiente paso es informar a Excel que ha ampliado los datos de la fuente de su tabla pivotante:

1. Haga clic en cualquier celda de la tabla pivotante.

2. Selecciona el menú Analizar en Excel en 2013 y posteriores o el menú Opciones en Excel 2010 y anteriores.

3. Haga clic en Cambiar la fuente de datos .

4. Actualice el campo Table/Range en el cuadro de diálogo Change PivotTable Data Source para abarcar las dos columnas adicionales que ha añadido.

5. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo.

Character Limit 4

Figura 4: Siempre debes informar a Excel cuando hayas añadido nuevas columnas a los datos de origen de una tabla pivote.

Ahora está listo para instruir a la tabla pivotante para usar los dos nuevos campos, como se muestra en la Figura 5:

1. Haga clic en cualquier celda de la tabla pivotante para mostrar la lista de campos de la tabla pivotante .

2. Desmarque la casilla de verificación Texto Largo para eliminar ese campo de la tabla pivote.

3. Haga clic en Parte 1 para añadir el primer campo nuevo.

4. Haga clic en Parte 2 para añadir el segundo campo nuevo.

Character Limit 5

Figura 5: Sustituir el único campo largo que se trunca por dos campos más pequeños.

Como se muestra en la figura 5, los datos se envuelven en dos líneas, y muestra la cantidad en la segunda fila. Si lo desea, puede hacer que los datos aparezcan en una sola línea sin subtotales, como se muestra en la Figura 6:

1. Seleccione cualquier celda dentro de la tabla pivotante.

2. Selecciona el menú Diseño de Excel .

3. Elija Subtotales .

4. Elija No mostrar subtotales .

5. Elija Disposición del informe .

6. Elegir Mostrar en forma tabular .

7. Haz clic en la flecha de la esquina de la sección PivotTable Styles .

8. Elija Clear para eliminar la fuente en negrita de la primera columna.

Character Limit 6

Figura 6: Ajustes que puede hacer para alinear el texto en filas simples sin subtotales.