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Cómo estandarizar y ampliar su empresa

Cualquiera que haya iniciado una empresa de contabilidad sabe que puede ser un desafío ir de la puesta en marcha a la ampliación.

Inicialmente, simplemente haces lo que necesitas para sobrevivir, centrándote principalmente en añadir clientes e ingresos de cualquier manera que puedas. Pero a medida que escalas para el crecimiento a largo plazo, debes tomar decisiones estratégicas que impacten tanto en tu estructura organizativa como en los procesos operativos. Estas decisiones estarán determinadas por sus objetivos a largo plazo.

Cómo estandarizar y ampliar su empresa
Cómo estandarizar y ampliar su empresa

¿Qué es exactamente un “Scale-Up”?

Una vez que tenga una oferta que se ajuste al mercado al que se dirige y un modelo de negocio que genere un retorno de su inversión, estará listo para ampliar. En este viaje, una de las primeras cosas en las que hay que centrarse es en tus operaciones. Lo que quiere lograr es la estandarización de sus procesos y flujos de trabajo clave.

¿Qué deberían normalizar los profesionales de la contabilidad?

Empiece por estandarizar sus procesos en estas tres áreas:

1. Su modelo de ingresos

Usted ha establecido que tiene un producto o servicio que es valioso para el mercado, pero para asegurarse de que puede ampliarlo, es hora de estandarizar los procesos utilizados para impulsar los ingresos.

Una gran parte de esto incluye la estandarización de su estrategia de precios para que su personal y clientes entiendan fácilmente la ecuación valor/precio y, lo que es más importante, para que usted tenga un modelo de ingresos predecible para impulsar el crecimiento. Hágase preguntas como: ¿Facturas por hora? ¿Por el servicio ofrecido? ¿Por el tamaño o la complejidad del compromiso? ¿Factura mensual o trimestralmente? ¿Cuándo se inicia un servicio? ¿O cuando se completa? Será mucho más eficiente si su modelo de ingresos está estandarizado y puede ser fácilmente replicado de cliente a cliente.

2. Su proceso de embarque

Ya sea que traiga nuevo personal o nuevos clientes, tener un proceso estandarizado le ahorrará tiempo y asegurará un comienzo productivo de su compromiso.

La forma en que interactúas desde el principio con un cliente o un nuevo empleado también es muy importante, ya que es un reflejo de tu marca y tu cultura. Piensa en lo siguiente: ¿Tienes una comunicación clara? ¿Estás estableciendo las expectativas correctas para la relación? ¿Comprenden todos los objetivos o cómo es el éxito? Seguir un proceso consistente asegurará un gran comienzo para todas sus relaciones con el personal y los clientes.

3. Su proceso de negocio

En tu negocio, haces cosas todos los días para apoyar tus operaciones. Por ejemplo, pagas las facturas, emites las facturas, procesas la nómina, gestionas los proyectos, te comunicas con los clientes, etc. Cuanto más estandarizadas estén estas tareas rutinarias, más eficiente y escalable se vuelve su negocio.

Somos afortunados de que la tecnología pueda ahora desempeñar un papel clave en la automatización de algunas de las tareas rutinarias de menor valor que apoyan sus operaciones comerciales generales, lo que puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y en su capacidad de escalar. Pero adoptar la tecnología demasiado rápido, sin saber realmente cómo apoya los procesos específicos, resultará en frustración. Así que veamos un marco de trabajo para ayudarle a estandarizar estas áreas clave de su negocio.

¿Cómo pueden los contadores estandarizarse?

Hay tres componentes clave que deberían formar parte de su flujo de trabajo:

1. Documento

No importa cuán estandarizado sea su negocio si sólo una persona conoce el proceso. Este es un problema común para las pequeñas empresas donde sólo hay unos pocos empleados.

Para evitar este problema, empiece escribiendo los pasos para la entrega de cada producto y servicio que usted proporciona y para cada uno de los procesos que su empresa realiza con frecuencia. Esto establece su flujo de trabajo para cada una de estas operaciones. Hazlos lo más simple posible. El simple hecho de escribir los pasos comenzará a ayudarle a identificar ineficiencias o redundancias en estos flujos de trabajo. ¿Estás introduciendo la información del cliente dos veces? ¿Está imprimiendo y enviando por correo documentos que podrían ser compartidos electrónicamente? ¿Está esperando una aprobación antes de poder completar una tarea?

2. Automatizar

A medida que se empiezan a identificar las ineficiencias, la tecnología puede ser potencialmente una solución para racionalizar y automatizar. Siempre que sea posible, automatiza tus tareas repetitivas de bajo valor. Una vez que se ha trazado un flujo de trabajo estándar, es mucho más fácil identificar exactamente lo que se necesita ya sea de mejoras en los procesos o, potencialmente, de una solución tecnológica. Puede utilizar la tecnología para automatizar tareas rutinarias como la recogida de documentos de los clientes, el pago de facturas, la programación de citas, la realización de pagos, la gestión de proyectos, el envío de correos electrónicos de recordatorio, etc.

3. Integrar

¿Se integra la tecnología en su flujo de trabajo? Se optimizará mucho mejor si la respuesta es sí. El objetivo aquí es alejarse de las suites cerradas y construir pilas de tecnología que incluyan los mejores productos de su clase que se integren juntos.

Para realizar este objetivo, cree un marco que consista en las categorías de datos que está recogiendo. Éstos suelen incluir datos de los clientes, datos financieros y los documentos de apoyo asociados a cada segmento. Los sistemas que soportan estos segmentos se convierten en su única fuente de verdad, y las mejores pilas de tecnología ofrecen integración con estos repositorios clave de clientes, financieros y de documentos. Por lo tanto, considere la tecnología que está utilizando ahora para almacenar esta información, y piense en las capacidades de integración en su evaluación de soluciones tecnológicas para apoyar los flujos de trabajo de su negocio.

Y ahí lo tienes: El documento. Automatizar. Integrar. Repita. Una vez que tenga esto, estará en camino de estandarizar los componentes clave de su negocio para apoyar el crecimiento a largo plazo.