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Cómo es el registro del certificado de exención

Una venta puede estar exenta por diversas razones. A veces el comprador está exento, como suele ser el caso de los organismos gubernamentales. A veces la venta está exenta porque el producto se incorporará a un producto imponible, como en la fabricación. Y a veces los bienes son comprados por minoristas para revenderlos.

A menos que los bienes o servicios estén exentos en virtud de la legislación estatal, como los alimentos para el consumo doméstico en Virginia Occidental o la mayoría de las prendas de vestir en Pensilvania, las transacciones exentas deben ser validadas por un certificado de exención o de reventa. Si no lo están, el vendedor puede ser considerado responsable del impuesto no recaudado, además de las multas y los intereses asociados.

Cómo es el registro del certificado de exención
Cómo es el registro del certificado de exención

Sus clientes minoristas deben obtener un certificado de exención la primera vez que un cliente hace una compra exenta y actualizarlo si los detalles del cliente, como la naturaleza de las ventas del cliente o el número de identificación fiscal federal del cliente cambian. En los estados donde los certificados de exención expiran, deben ser renovados. Más allá de eso, las normas y regulaciones de los certificados de exención varían según el estado.

Es común que un comprador tenga que proporcionar un certificado de reventa al proveedor. Sin embargo, algunos estados también exigen que el usuario final proporcione un certificado de exención al comprador, que luego se lo pasa al proveedor (junto con el propio certificado de reventa del comprador que indica que los artículos son para envío directo): California, Massachusetts, Mississippi y Tennessee. Estos estados necesitan el certificado de cliente porque el comprador no tiene ningún nexo en el estado proveedor/cliente.

Los certificados de exención son emitidos por el estado donde se produce la venta exenta. Algunos estados también aceptan certificados de exención multijurisdiccionales de la Comisión de Impuestos Multiestatales (MTC) o de la Junta de Administración del Impuesto sobre las Ventas y el Uso (SSUTA, o SST). Como mínimo, casi todos los certificados piden la siguiente información:

– Nombre del comprador y del vendedor

– Razón de la exención (por ejemplo, gobierno, fabricación o reventa)

– Firma y fecha (idealmente la fecha de la primera transacción exenta, o dentro de un cierto período de tiempo)

Donde se utilizan certificados de exención emitidos por el Estado

Los certificados de exención y reventa emitidos por el Estado pueden encontrarse en el sitio web de una autoridad fiscal estatal. A menudo hay diferentes certificados para diferentes situaciones o industrias, como se puede ver en la página de Certificados de Exención del Impuesto sobre las Ventas del Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York.

En los casos en que se producen habitualmente transacciones similares entre un comprador y un vendedor (por ejemplo, un fabricante que compra piezas a un proveedor), normalmente se puede utilizar un certificado general o único. Cuando hay un certificado general archivado, los vendedores no necesitan reunir certificados separados para cada transacción.

Los estados que se indican a continuación aceptan certificados de exención de otros estados, pero sólo si el comprador no está registrado en el estado en que se realiza la venta y utiliza un buque de entrega* registrado en ese estado:

– Alabama

– Arizona

– Arkansas

– Colorado

– Georgia

– Idaho

– Illinois

– Indiana

– Iowa

– Kansas

– Kentucky

– Maine

– Michigan

– Minnesota

– Missouri

– Nebraska

– Nevada

– Nueva Jersey

– Nuevo México

– Nueva York

– Carolina del Norte

– Dakota del Norte

– Ohio

– Pennsylvania

– Rhode Island

– Carolina del Sur

– Dakota del Sur

– Texas

– Utah

– Vermont

– Virginia

– Washington

– Virginia Occidental

– Wisconsin

– Wyoming

Los siguientes estados también aceptan certificados de otros estados, pero sólo si el producto no fue el primero en llegar a bordo (también conocido como empaquetado y enviado desde) ese estado:

– Connecticut

– Florida

– Luisiana

Los siguientes estados (y distrito) no aceptan certificados de otros estados, por lo que las transacciones son siempre imponibles:

– Maryland

– Hawai

– Washington, D.C.

Donde se utiliza el Certificado Uniforme del MTC

El Certificado Uniforme de Exención de Impuestos de Venta y Uso Multijurisdiccional del MTC fue aceptado por los estados que se enumeran a continuación a partir de 2019. Sin embargo, dado que los requisitos de los estados están sujetos a cambios, el MTC “no puede garantizar” que todos los estados aún acepten este certificado.

Además, los Estados pueden aceptar el certificado uniforme sólo en determinadas situaciones o para determinadas transacciones (por ejemplo, para reventas pero no para ventas exentas). Entre ellas figuran:

– Alabama

– Arizona

– Arkansas

– California

– Colorado

– Connecticut

– Florida

– Georgia

– Hawai

– Idaho

– Illinois

– Iowa

– Kansas

– Kentucky

– Maine

– Maryland

– Michigan

– Minnesota

– Missouri

– Nebraska

– Nevada

– Nueva Jersey

– Nuevo México

– Carolina del Norte

– Dakota del Norte

– Ohio

– Oklahoma

– Pennsylvania

– Rhode Island

– Carolina del Sur

– Dakota del Sur

– Tennessee

– Texas

– Utah

– Vermont

– Washington

– Wisconsin

Tenga en cuenta que algunos de los estados mencionados aún requieren que un revendedor esté registrado para recaudar el impuesto sobre las ventas en el estado donde el revendedor hace la compra. Otros aceptan certificados que contienen el número de identificación de otro estado. En Florida, por ejemplo, el certificado establece que un distribuidor que vende en Florida debe incluir un número de autorización de reventa del Departamento de Hacienda de Florida.

En Pensilvania, el certificado debe contener el número de licencia de venta y uso del comprador. En Georgia, sin embargo, se acepta el número de registro del estado del comprador en lugar del número de registro de Georgia si:

– El comprador se encuentra fuera de Georgia,

– El comprador no tiene nexo con Georgia, y

– Los bienes personales tangibles se entregan por entrega directa al cliente del comprador ubicado en Georgia

Cuando se utiliza el Certificado de Exención de la SST

Al igual que el MTC, el SST proporciona un certificado de exención multiestatal, el Certificado de Exención del Acuerdo de Impuestos de Ventas Simplificado. Este certificado es aceptado por los 24 estados miembros de la SST que se enumeran a continuación:

– Arkansas

– Georgia

– Indiana

– Iowa

– Kansas

– Kentucky

– Michigan

– Minnesota

– Carolina del Norte

– Dakota del Norte

– Nebraska

– Nueva Jersey

– Nevada

– Ohio

– Oklahoma

– Rhode Island

– Dakota del Sur

-•

Una empresa no tiene que estar registrada en la SST para poder usar el certificado de exención de la SST.

Cada uno de los estados mencionados determina si se debe utilizar el número de identificación emitido por el estado o el número de identificación de la SST. Los vendedores siempre deben ponerse en contacto con la autoridad tributaria del estado para verificar en qué medida se acepta el certificado (y, en el caso de los estados no pertenecientes a la SST, para ver si aceptan el certificado de la SST; algunos lo hacen).

Recapitulación

Entonces, ¿qué estados aceptarán y no aceptarán un certificado de exención de usted a menos que esté registrado en ese estado? Para revisar:

  • Tres estados exigen que un revendedor esté registrado en ese estado (es decir, no aceptarán un certificado de una empresa no registrada): Hawai, Maryland y Washington, D.C. Por lo tanto, todas esas ventas están sujetas a impuestos.
  • 3 estados aceptan el número de revendedor de otro estado (el certificado de otro estado) siempre que los artículos no se hayan originado en el estado nexo: Connecticut, Florida y Louisiana. En otras palabras, Florida aceptará el número de revendedor de otro estado si tiene prueba del primero en embarcar que el artículo no se originó en Florida.
  • 4 estados requieren un pase o no aceptarán el certificado de otro estado: California, Massachusetts, Mississippi y Tennessee.
  • 35 estados aceptan un certificado de exención de otro estado, siempre que el comprador no esté registrado en el estado en que se realiza la venta y utilice un buque de entrega* registrado en ese estado. Independientemente del certificado que se utilice para validar una transacción exenta, debe conservarse según lo dispuesto por la ley del estado. Las ventas exentas no validadas son una causa común de hallazgos negativos en las auditorías.

*Dato divertido: En los escenarios de drop-shipping, algunos estados basan el impuesto sobre las ventas en el precio que paga el cliente, mientras que otros basan el impuesto sobre las ventas en el precio que paga el comprador al proveedor.

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