Además de elegir a las personas adecuadas, la selección de un proveedor de alojamiento en la nube es una de las decisiones más importantes de su empresa.
Ya sea que esté alojando una sola instancia de QuickBooks de escritorio o todas sus aplicaciones, así como las de sus clientes, el proveedor de alojamiento será esencial para su éxito. Al igual que cualquier sociedad profesional, si elige el negocio equivocado, usted, su personal, su empresa y sus clientes pueden experimentar consecuencias significativas, especialmente si tiene un contrato no cancelable a largo plazo con la empresa.
Es importante que los contadores públicos elijan una compañía de hospedaje que trabaje con ellos específicamente. Los contadores utilizan más aplicaciones a la vez que casi cualquier otro profesional, y la mayoría de sus aplicaciones están basadas en bases de datos, lo que significa que requieren más recursos. Los contadores también utilizan más monitores y tienen más espacio en la pantalla, por lo que requieren más ancho de banda para transmitir los datos de la pantalla desde el servidor remoto a otra computadora.
Esta diferencia significa que si tomas el servicio de escritorio remoto de una compañía de hospedaje normal y aplicas la carga de trabajo de una computadora de un contador contra ella, tu desempeño será inferior: realmente necesitas una compañía de hospedaje de escritorio que sepa que vas a estar ejecutando diez aplicaciones simultáneamente en tres monitores, y por lo tanto el anfitrión ha configurado a tus usuarios para que tengan un buen desempeño en esa carga de trabajo más exigente.
Algunas empresas de hospedaje se especializan en la subcontratación completa de la tecnología de la información para empresas con 50 o más empleados, otras se centran en empresas de diez a cincuenta empleados, y otras se concentran sólo en el hospedaje de aplicaciones individuales (por ejemplo, QuickBooks de escritorio) para las empresas y sus clientes. Es importante elegir una empresa que tenga la experiencia, las capacidades y las ofertas para apoyar a su empresa ahora y en el futuro.
Crédito: Brian Tankersley
Leyenda : Debe buscar proveedores de alojamiento de QuickBooks de escritorio que hayan alcanzado el nivel más alto de certificación, «Authorized Commercial Hosting Provider» y confirmar su estado con Intuit visitando el sitio web del Programa de Alojamiento Intuit
Un segundo requisito para elegir una empresa de hospedaje es encontrar una empresa de hospedaje que tenga experiencia en el manejo del software que usted utiliza. Al igual que los profesionales experimentados en materia de impuestos suelen utilizar «soluciones provisionales» en las pantallas de introducción de datos, con los años han aprendido a anular la lógica del software fiscal y a presentar correctamente los elementos en las declaraciones de impuestos estatales y federales.
Los profesionales de TI de las empresas de hosting también aprenden con el tiempo a trabajar con aplicaciones de software específicas para empresas de contabilidad. Si selecciona una empresa sin experiencia, cada vez que aparezca un fallo común en una aplicación, tendrá que esperar a que el proveedor de TI sin experiencia hable con la empresa de software para saber qué es lo que debería saber sobre sus aplicaciones antes de encargarse de su negocio.
Mientras que todo proveedor de TI tendrá que llamar a los editores de software ocasionalmente, un proveedor sin experiencia en el trabajo con empresas de contabilidad y su software tendrá que llamar para pedir ayuda mucho más a menudo, lo que resultará en más tiempo de inactividad y frustración para usted y su equipo. Algunos proveedores de aplicaciones, como Intuit, exigen a las empresas de hospedaje que desean hospedar QuickBooks que se registren con el proveedor de software, presenten información financiera y se sometan a pruebas de penetración antes de que se les permita ofrecer servicios de hospedaje comercial al público.
Los proveedores inexpertos que no están familiarizados con la industria de la contabilidad a menudo no tienen soluciones probadas y fiables para cuestiones críticas, como «cómo voy a imprimir una declaración de impuestos» o «cómo puedo escanear un documento en mi PC local y cargarlo en el servidor», frustrando a usted, a su equipo y a sus clientes.
La forma en que evaluará la calidad de su experiencia y calculará el tiempo de inactividad en su contrato se denomina «acuerdo de nivel de servicio» (SLA) o «normas de servicio» de la organización, que normalmente se incluirán en su contrato de servicio. Muchas empresas también citarán en su sitio web estadísticas relacionadas con el «tiempo de funcionamiento histórico» de su servicio para el día, mes, año, etc. anterior, y estas estadísticas normalmente mostrarán que la empresa tiene un 95-99% o más de tiempo de funcionamiento todo el tiempo.
Es importante indagar en cómo se calcula esa estadística, porque puede estar tan mal definida o amañada para excluir tantas cosas que se convierte en algo sin sentido. Por ejemplo, algunas empresas de hosting no miden el tiempo de inactividad que afecta a algunos pero no a todos los usuarios de una empresa, otras excluyen los incidentes de inactividad de menos de 30 minutos (lo que representa la mayoría de los incidentes de inactividad), y unas pocas sólo incluyen el tiempo de inactividad si es entre las 9:00 AM y las 5:00 PM, de lunes a viernes, excluyendo los días festivos federales de EE.UU. (no es útil cuando se trabaja los fines de semana antes de una fecha límite).
Por otra parte, algunas empresas cuentan cada minuto que cualquier usuario no puede acceder al sistema en una base 24x7x365 pero requieren que usted presente un ticket de soporte en su sitio web antes de que el reloj empiece a correr – así que si están realmente caídos, es posible que no pueda llegar a su sitio web de soporte para empezar a correr el reloj. Es importante que no te quedes sin trabajo si hay un tornado que afecta a un centro de datos en Dallas, o si hay un corte masivo de energía que afecta a un centro de datos en Nueva York.
Por eso debe buscar proveedores que puedan alojar sus aplicaciones y datos de forma redundante en dos o más centros de datos. Si un proveedor ha configurado correctamente la copia de seguridad automática de las aplicaciones y los datos entre dos centros de datos, en caso de que una emergencia cierre un centro de datos de forma inesperada, su empresa podrá seguir funcionando sin problemas desde un centro de datos de copia de seguridad.
También debe buscar proveedores que utilicen centros de datos que hayan sido diseñados para la redundancia y que tengan evaluaciones recientes de terceros independientes. El Instituto Uptime tiene un sistema de niveles para clasificar los centros de datos – el nivel I es el nivel más bajo de redundancia, y el nivel IV es el nivel más alto de redundancia.
En general, recomendamos que las empresas utilicen empresas de hospedaje que utilicen instalaciones que hayan sido diseñadas según las especificaciones de los niveles III o IV. También preferimos los centros de datos y las compañías que tienen frecuentes exámenes de terceros bajo estándares como SOC 2 (Tipo II), ISO 27001, y también ofrecen servicios que cumplen con leyes y regulaciones federales más estrictas como HIPAA, PCI-DSS, y GLB.
El apoyo es la tercera área crítica para un profesional. Es importante entender el apoyo a un nivel muy detallado, ya que así es como se tratarán los problemas durante el término de la relación. Cuando sus sistemas informáticos están caídos, usted está efectivamente fuera del negocio hasta que se restauren. Es necesario tener un contrato escrito que indique claramente cuándo está disponible el soporte (horas, días, vacaciones), que explique cómo debe interactuar con el soporte para iniciar un ticket (voz, chat, sitio web, correo electrónico, etc.), que indique dónde puede comprobar el estado de un ticket de soporte abierto y que detalle sus normas para resolver los problemas documentados en los tickets de soporte.
Debe comprender quiénes serán los encargados de prestar apoyo, dónde se encuentran, qué credenciales y certificaciones posee el equipo y con quién puede ponerse en contacto si no puede obtener una respuesta satisfactoria del equipo de apoyo. También debe tener una documentación clara que explique qué servicios de apoyo están incluidos en su plan de servicios, enumerando los tipos de servicios que están separados y que se facturarán según las tarifas horarias estándar del proveedor.
Por ejemplo, si usted pasara de alojar sus ordenadores y servidores internamente a un alojamiento basado en la nube, podría seguir utilizando sus aplicaciones preexistentes basadas en la nube, como Microsoft Office 365 o Google Apps, para el alojamiento de correo electrónico. En algunos contratos de hospedaje, el apoyo al hospedaje de correo electrónico sería un servicio incluido, mientras que en otros contratos sería un compromiso separado, facturado por hora.
El alojamiento ofrece a las empresas de contabilidad la oportunidad de subcontratar su función de tecnología de la información, lo que permite a los profesionales centrarse más en el negocio y ser más eficaces en el servicio a los clientes. Seleccionar un anfitrión es como traer un nuevo socio a la empresa, con todos los riesgos y recompensas relacionados con la confianza en otra persona. Si se hace la debida diligencia al evaluar a los posibles proveedores, es probable que se tengan menos problemas que si se precipita en un contrato de servicios a largo plazo sin hacer realmente los deberes. Espero que elija sabiamente, ya que el éxito actual y futuro de su empresa depende de ello.
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Crédito: Brian Tankersley