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Cómo el TCJA cambió las deducciones de T&E

Durante décadas, el IRS ha examinado detenidamente las deducciones por viajes y entretenimiento (T&E), los gastos, a menudo desafiando las cancelaciones reclamadas por los propietarios de negocios. Pero los Recortes de Impuestos y Empleos (TCJA) eliminan la mayoría de las deducciones de entretenimiento, a partir de 2018. Sin embargo, los clientes de negocios aún deben preocuparse por la parte “T” de “T&E”.

En particular, la ley tributaria impone requisitos estrictos de mantenimiento de registros que deben cumplirse para apoyar las deducciones.

Cómo el TCJA cambió las deducciones de T&E
Cómo el TCJA cambió las deducciones de T&E

Las normas fiscales en esta área siguen siendo difíciles y llenas de numerosos giros y vueltas. Este es sólo un breve resumen de lo que sus clientes necesitan saber.

Punto de partida: Por lo general, se puede deducir el costo de los gastos de viaje cuando se está fuera de casa por razones de negocios. Por ejemplo, puede conducir su coche o subir a un avión para visitar a un cliente o proveedor. Para estos propósitos, su “casa fiscal” es el área general o los alrededores -por ejemplo, una ciudad y sus suburbios- de su lugar principal de negocios, independientemente de la ubicación de su casa.

Asumiendo que cumple con los requisitos, hay una larga lista de gastos que pueden ser deducibles, incluyendo los siguientes:

  • Tarifas aéreas, de tren y de autobús;
  • Comidas (limitadas al 50 por ciento del costo);
  • Gastos de equipaje;
  • Gastos de alojamiento;
  • Gastos del auto, incluyendo el costo de la gasolina, el aceite, las reparaciones, las partes, los neumáticos, los suministros, las tarifas de estacionamiento y los peajes;
  • Tarifas de taxi u otro tipo de transporte entre el aeropuerto o la estación y un hotel, de un cliente a otro, o de un lugar de negocios a otro;
  • Gastos de limpieza y lavandería;
  • Gastos de transporte de los materiales de muestra y de exposición y gastos de la sala de muestras; y
  • Consejos sobre los gastos elegibles.

Tenga en cuenta que la TCJA generalmente elimina las deducciones por comidas reclamadas como gastos de entretenimiento, como un almuerzo o una cena con un cliente después de una discusión de negocios sustancial, pero no toca la deducción del 50 por ciento de los costos de las comidas incurridas mientras se viaja fuera de casa por negocios.

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Sin embargo, los gastos de viaje son deducibles sólo en la medida en que sean razonables. No se permite la deducción de los gastos que son fastuosos y extravagantes en estas circunstancias, pero el IRS le da mucha libertad de acción. Por ejemplo, no se negará una deducción por el simple hecho de haber volado en primera clase o haber cenado en un restaurante exclusivo.

Además, el propósito principal del viaje debe estar relacionado con los negocios. Eso no significa que no se pueda combinar algo de placer con los negocios, pero el viaje no puede ser una vacación disfrazada. En este caso, asegúrese de pasar más días en asuntos de negocios que en turismo o relax. Por supuesto, los gastos atribuibles a sus actividades personales no son deducibles.

Si viajas en coche o en otro vehículo, un conjunto extra de reglas entran en juego. Esencialmente, debe llevar un registro de todos los gastos atribuibles a los viajes de negocios, incluyendo la gasolina, el aceite, los neumáticos, el seguro, las reparaciones, las licencias, las tasas de registro, etc. Además, puede reclamar una deducción por depreciación del vehículo, basada en su porcentaje de uso comercial. Por ejemplo, si utiliza su coche en un 80 por ciento para negocios, tiene derecho a deducir el 80 por ciento de la asignación de depreciación regular.

Alternativamente, puede usar la deducción estándar de kilometraje aprobada por el IRS para el año. Con este método, no tiene que contabilizar todos sus gastos reales, aunque sí debe registrar el kilometraje de cada viaje de negocios, la fecha, los destinos, los nombres y las relaciones de las partes de negocios y el propósito comercial del viaje. La tasa de kilometraje estándar para 2019 es (más los peajes y las tasas de aparcamiento relacionados con los negocios).

Por último, como hemos mencionado anteriormente, los requisitos de registro de los gastos de viaje son difíciles. Haga que los clientes guarden las pruebas necesarias en un registro, diario, hojas de viaje o registros similares junto con pruebas documentales, como recibos, cheques cancelados o facturas, para apoyar sus gastos. Para simplificar las cosas, anime a los clientes a utilizar un plan de responsabilidad. El plan debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Los gastos deben tener una conexión de negocios.
  • Los empleados deben dar cuenta al empleador de estos gastos en un plazo razonable.
  • El empleador debe exigir a los empleados que devuelvan los reembolsos excesivos dentro de un plazo razonable y específico.

La línea de meta: Esto en el área de la ley donde su guía experta puede hacer una gran diferencia. Ayude a sus clientes a proteger las deducciones de sus viajes de negocios.

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