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Cómo el relleno de Flash minimiza la reescritura de datos en Excel 2013 y posteriores

Volver a escribir los datos que ya están en una hoja de cálculo a menudo puede ser un ejercicio de frustración. Afortunadamente, la función de llenado en Flash en Excel 2013 y posteriores está observando cómo trabajas y, en ciertos casos, se ofrecerá a llenar una columna por ti cuando perciba un patrón en tu trabajo de ingreso de datos.

La característica está matizada, así que te mostraré qué buscar y cómo forzar a Excel a intentar rellenar datos en flash a petición cuando no se ofrece a hacerlo por sí mismo.

Cómo el relleno de Flash minimiza la reescritura de datos en Excel 2013 y posteriores
Cómo el relleno de Flash minimiza la reescritura de datos en Excel 2013 y posteriores

Como se muestra en la figura 1, puede tener una lista de nombres que deben ser separados en dos columnas. Dependiendo de la longitud de la lista, puede decidir que no tardará mucho en volver a escribir los datos. Si te embarcas en hacerlo en Excel 2013 y más adelante, hay una oportunidad que Excel te ofrecerá para completar la columna por ti.

Para activar un relleno automático de flash, debes trabajar en una sola columna. Por ejemplo, si escribes un nombre y luego un apellido en dos columnas separadas, no verás la opción de Relleno Flash. Si, en cambio, trabajas en una sola columna, es posible que veas una vista previa de la columna completada cuando llegues a la segunda celda. Sin embargo, debes escribir despacio para hacerlo, ya que esta vista previa aparece fugazmente.

Como se muestra en la figura 1, empecé introduciendo el primer nombre en la celda B2. Si luego paso a la celda B3 y comienzo a escribir el siguiente nombre, Excel se ofrece a completar la serie. El relleno de Flash sólo funciona en una sola columna a la vez, y debe haber un patrón perceptible en su trabajo. Si el Relleno Flash no se activa por sí solo, puedes iniciarlo eligiendo el comando Relleno Flash en el menú Datos de Excel o pulsando Ctrl-E.

El relleno de flash tiene el potencial de ahorrarle tiempo, pero es una característica imperfecta. Notarán en la Figura 1 que el Relleno Flash eligió “Jr.” como apellido en la celda C4 y sólo capturó la primera parte del nombre con guión en la celda B6. Asegúrate de revisar tu trabajo para asegurarte de que los resultados terminen como tú quieres.

Figura 1: Relleno de Flash te salva de la entrada manual de datos en Excel 2013 y posteriores.

Tendrás dos indicaciones visuales de que Flash Fill ha hecho su trabajo. Como se muestra en la Figura 2, una vez que se ha producido el Relleno con Flash, aparecerá un icono en la pantalla, desde el que podrá elegir deshacer el relleno o aceptar los cambios. Si hay alguna celda en blanco dentro de sus datos, podrá seleccionarla.

Una segunda indicación aparecerá en la Barra de Estado de Excel; la fila inferior de la pantalla de Excel que típicamente contiene la palabra Ready en la esquina inferior izquierda. Aparecerá una indicación para confirmar el número de celdas afectadas, y puede hacer clic en esta indicación para seleccionar las celdas afectadas.

Figura 2: Dos indicaciones en pantalla confirman que el relleno de flash ha funcionado.

Si no se puede aplicar el relleno de flash a sus datos, puede que encuentre un sonido audible o un aviso visible. En algunos casos, al pulsar Ctrl-E se producirá un sonido audible, lo que significa que la función no ve nada que hacer, o puede que se encuentre con el aviso que se muestra en la Figura 3.

Figura 3: Este mensaje de error aclara las condiciones en las que el relleno de flash está disponible.

Sin embargo, las capacidades de Flash Fill no se limitan a la autocompletación de datos. También se puede usar para transformar datos, como se muestra en la Figura 4. El Relleno Flash también extraerá datos, como las iniciales de una lista de nombres o el texto que precede al símbolo “@” en las direcciones de correo electrónico.

Figura 4: Flash Fill le permite alterar los datos.

Por último, Flash Fill no sólo funciona con datos de texto. También puede usarse para aplicar formato a datos numéricos, como números de teléfono y números de la Seguridad Social, como se muestra en la Figura 5.

Figura 5: Flash Fill le permite transformar los números, también.