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Cómo el PCAOB descubre los documentos de trabajo alterados

El personal de la Junta de Supervisión de la Contabilidad de las Empresas Públicas (PCAOB) publicó recientemente la Alerta de Práctica de Auditoría No. 14, Alteración indebida de la documentación de auditoría . El personal emitió la alerta de práctica para “destacar que la alteración indebida de la documentación de auditoría en relación con una inspección o investigación del PCAOB viola las normas del PCAOB que exigen la cooperación con las actividades de supervisión de la Junta y puede dar lugar a medidas disciplinarias con graves consecuencias”.

Las normas de auditoría del PCAOB permiten que un auditor cambie los papeles de trabajo en cualquier momento. La norma AS 1215 (actualmente la norma de auditoría Nº 3) establece las reglas que debe seguir un auditor al realizar cambios en la documentación de auditoría después de la fecha de finalización de la documentación:

Cómo el PCAOB descubre los documentos de trabajo alterados
Cómo el PCAOB descubre los documentos de trabajo alterados

La documentación de la auditoría no debe ser eliminada o descartada después de la fecha de finalización de la documentación, sin embargo, se puede añadir información. Toda documentación añadida debe indicar la fecha en que se añadió la información, el nombre de la persona que preparó la documentación adicional y la razón de su adición. (AS 1215.16)

Cambiar los papeles de trabajo sin seguir estos requisitos se encuentra en conflicto con el AS 1215. Hacerlo en relación con una inspección también viola la regla 4006 del PCAOB, mientras que hacer lo mismo en relación con una investigación viola la regla 5110. En un reciente Enfoque de Aplicación, la junta observó que 18 órdenes disciplinarias han implicado violaciones de la Regla 4006, mientras que 16 han implicado la Regla 5110.

Durante mi tiempo en la división de aplicación de la PCAOB, la evidencia de documentos de trabajo alterados no era poco común. En muchos casos, podíamos probar que los documentos de trabajo fueron alterados antes de una inspección o investigación. En otros casos, teníamos fuertes sospechas. En la mayoría de los casos, la alteración de la documentación de la auditoría era la violación más grave, mucho peor que cualquier fallo de la auditoría. Como dicen, el encubrimiento es peor que el delito.

4 Tipos de alteraciones comunes

Las alteraciones inadecuadas del papel de trabajo tienden a seguir uno de varios patrones comunes. También son descubiertas por los reguladores de varias maneras típicas.

1. Firmas. Por alguna razón, los auditores sienten la necesidad de añadir las firmas que faltan a los documentos de trabajo antes de una inspección o investigación. Es interesante notar que la AS 1215 no requiere que un auditor firme ningún papel de trabajo. Más bien, la documentación de auditoría debe “contener información suficiente para que un auditor experimentado, que no tenga ninguna relación previa con el encargo, pueda determinar quién realizó el trabajo y la fecha en que se completó dicho trabajo, así como la persona que lo revisó y la fecha de dicha revisión”. (AS 1215.06 b))

Además, no encontrará ninguna orden de ejecución resuelta o litigiosa en la que la única cuestión fuera esta disposición de la norma de documentación de la auditoría. Sin embargo, los auditores siguen poniendo en peligro sus carreras al añadir firmas antes de una inspección o investigación sin cumplir con la norma AS 1215.16.

2.Conclusiones. La documentación de la auditoría debe incluir las conclusiones alcanzadas (AS 1215.02). En algunos casos, los auditores añadirán conclusiones breves sobre los documentos de trabajo sustantivos antes de una inspección o investigación. Estas adiciones, aunque intentan cumplir los requisitos técnicos de las normas de auditoría, a menudo añaden poco valor a la documentación de la auditoría.

3.Listas de control. La documentación estándar de auditoría incluye numerosas listas de verificación, desde la planificación, hasta los procedimientos de auditoría sustantivos, pasando por las divulgaciones. No es raro que un auditor complete estas listas de comprobación cuando sabe que una inspección o investigación de la auditoría es inminente.

4.Nuevos documentos de trabajo. En casos extremos, los auditores han preparado y añadido documentos de trabajo al por mayor. Esto generalmente sigue a una auditoría en la que se preparó poca, si es que se preparó alguna, documentación de auditoría.

Cómo se entera el PCAOB

1.Consejos y autoinformes. En algunos casos, los auditores junior informarán al PCAOB que un socio auditor ha alterado los documentos de trabajo. En otros casos, una empresa informará por sí misma que un socio o un miembro del personal ha realizado cambios indebidos en la documentación de la auditoría.

2.Documentos de trabajo de revisión de la calidad del compromiso. Muchas pequeñas empresas contratan a auditores externos para realizar la revisión de la calidad del compromiso (EQR). Durante una investigación, el personal obtendrá los documentos de trabajo y otro material relevante de la EQR. En algunos casos, el EQR produce copias de la documentación de auditoría que son incompatibles con los documentos de trabajo producidos por la empresa de auditoría principal.

3.Documentos de trabajo recogidos por las inspecciones. Durante el proceso de inspección, el personal suele obtener copias de los documentos de trabajo pertinentes. Si la auditoría finalmente da lugar a una investigación, el personal encargado de la aplicación de la ley revisará los documentos de trabajo reunidos por el personal de inspección y exigirá a la empresa que reproduzca los documentos de trabajo. Si se han introducido cambios en los documentos de trabajo después de la inspección pero antes de la investigación, una simple comparación revelará los cambios.

4.Metadatos. El personal encargado de la aplicación de la ley solicita habitualmente documentos de trabajo en forma física y electrónica. En algunos casos, los metadatos disponibles con los archivos electrónicos mostrarán que los cambios se hicieron mucho después de la fecha de finalización del documento. En los casos en que los cambios se produjeron después de que el personal haya emitido una solicitud o demanda de la junta de contabilidad, entra en juego la regla 5110 del PCAOB.

5.Iniciales y firmas. Una de las formas más comunes de alteraciones aparecen con iniciales y firmas. Cuando un auditor se da cuenta de que los documentos de trabajo no reflejan quién realizó el trabajo y cuándo lo hizo, o quién revisó el trabajo, puede verse tentado a añadir esta información a los documentos de trabajo, incluso para otros auditores. Si bien las normas no prohíben que un auditor indique en los documentos de trabajo que otro auditor realizó el trabajo, puede plantear dos cuestiones críticas.

En primer lugar, puede sugerir que las iniciales o firmas se añadieron después de una inspección o investigación en curso. El personal se centrará sin duda en esta cuestión. Una segunda cuestión surge cuando los documentos de trabajo no indican que las iniciales o la firma fueron añadidas por un auditor diferente. Los documentos de trabajo electrónicos a menudo abordan esta cuestión reflejando quién añadió las iniciales del auditor. Sin embargo, esto no suele quedar claro en los documentos de trabajo impresos.

Hay muchas razones legítimas para cambiar los papeles de trabajo. Sin embargo, si un auditor tiene conocimiento de una próxima inspección o de una investigación pendiente, debe tener mucho cuidado para evitar incluso la aparición de alteraciones indebidas en los documentos de trabajo. Un método consiste en hacer una copia del documento de trabajo pertinente, hacer cambios en la copia y seguir cuidadosamente los requisitos de la norma AS 1215.16.

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