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Cómo el IRS aborda los impuestos sobre la nómina impagados

Los dueños de pequeños negocios en apuros por impuestos no pagados pueden terminar en su oficina, buscando información, guía y esperanza. La amplitud y variedad de problemas fiscales que mantienen a la gente despierta por la noche es prácticamente interminable, pero hay un tema que verá una y otra vez: los impuestos sobre la nómina impagados. Esta es una de las razones más comunes por las que los negocios se meten con el IRS, y desafortunadamente, es una de las más serias.

El IRS persigue este tipo de responsabilidad mucho antes y de forma mucho más agresiva que en los casos de impago del impuesto sobre la renta de las personas físicas, y las consecuencias pueden ser rápidas y graves.

Cómo el IRS aborda los impuestos sobre la nómina impagados
Cómo el IRS aborda los impuestos sobre la nómina impagados

¿Por qué las empresas se meten en problemas de impuestos sobre la nómina?

Los impuestos sobre la nómina, también conocidos como impuestos sobre el empleo, se componen de tres partes:

  • El impuesto federal sobre la renta que los empleadores deben retener de los cheques de los empleados.
  • Los impuestos federales de Seguridad Social y Medicare que los empleadores deben retener de los cheques de los empleados.
  • La parte correspondiente a los impuestos federales de Seguridad Social y Medicare que los empleadores deben aportar.

Estos impuestos sobre la nómina se llaman impuestos de fondos fiduciarios por el IRS porque los fondos se mantienen en fideicomiso, y esa es la razón por la que el IRS toma una posición tan fuerte contra la falta de pago aquí. El IRS considera el atraso en la presentación de los impuestos de nómina como un tipo de robo, ya que los fondos nunca pertenecieron al negocio en primer lugar.

Para el propietario medio de un pequeño negocio con problemas de liquidez, hacer pagos regulares al IRS puede parecer una carga. Cuando están luchando para llegar a fin de mes durante una crisis, puede ser increíblemente tentador pagar el alquiler o saldar cuentas con acreedores exigentes antes de pagar al IRS. Presentar una solicitud tarde se siente como un préstamo temporal para cerrar una brecha, y parece inofensivo, pero los resultados son todo lo contrario.

Nota: El IRS toma muy en serio el incumplimiento en el pago de los impuestos sobre la nómina, especialmente con respecto a los negocios activos, y a menudo asigna agentes de campo para detener a los negocios que acumulan la responsabilidad del impuesto sobre la nómina durante más de dos trimestres.

Investigación y Consecuencias

El IRS considera que los impuestos sobre la nómina no pagados son una violación muy grave. La agencia enviará avisos de recordatorio una vez que un negocio haya dejado de pagar uno o dos, pero no puede esperar mucho tiempo antes de enviar a un funcionario de ingresos al negocio en persona, sin previo aviso. Es entonces cuando el dueño del negocio probablemente recibirá el Formulario 9297, Resumen del Contacto con el Contribuyente , y la Carta 1058, Notificación Final de Intención de Embargo y Notificación de su Derecho a una Audiencia . Las cosas pueden empezar a hacer una bola de nieve muy rápidamente después de eso.

Las siguientes son tres acciones que el IRS podría tomar:

Evaluaciones de penalidades de fondos fiduciarios. El IRS no sólo intentará cobrar los fondos no pagados, sino que también es probable que inicie una investigación contra el negocio y las personas asociadas a ese negocio: la investigación de la penalización del fondo fiduciario.

Como todos los impuestos impagados, los impuestos de la nómina comienzan a cobrar penalidades e intereses, pero la penalidad del fondo fiduciario es un caso especial. Es igual al monto del impuesto no pagado, y crucialmente, puede ser evaluada no sólo contra la compañía, sino contra cualquiera que el IRS determine que es una “persona responsable”. Puede ser cualquier persona que haya firmado un cheque de pago o que se pueda considerar que tiene conocimiento del funcionamiento de la empresa y haya decidido voluntariamente retener el pago. Podría ser el dueño del negocio o incluso un contador o contador público involucrado.

La investigación de la pena del fondo fiduciario es una experiencia desgarradora: El IRS emite una citación administrativa a las cuentas bancarias y copias de las tarjetas de firmas bancarias de la empresa y copias de sus cheques cancelados. Los firmantes pueden convertirse en objetivos, aunque no sean los que toman las decisiones, y el problema es que el IRS adopta la postura de “culpable hasta que se demuestre lo contrario”. Depende del individuo demostrar que no debe ser considerado responsable.

Nota: Los funcionarios de Hacienda suelen realizar entrevistas en persona entre los diferentes miembros de la empresa. A menudo el oficial de ingresos tratará de que los individuos señalen con el dedo a diferentes personas, con la esperanza de tener varias personas para evaluar con una multa de responsabilidad del fondo fiduciario. El IRS entonces perseguirá a esos individuos y sus activos individuales, incluyendo cuentas bancarias, activos líquidos, e incluso el capital de sus casas.

Tácticas de recolección. El IRS tiene el derecho legal de cobrar el impuesto sobre la nómina no pagado de casi cualquier manera que considere conveniente. No es probable que la agencia acepte planes de pago si cree que puede cobrar el saldo en su totalidad, y tiene la capacidad de cerrar un negocio sin una orden judicial mediante la imposición de la cuenta de explotación del negocio y de liquidar los activos. El IRS puede ir tras los bienes personales y las cuentas bancarias de cualquier individuo considerado responsable, y la deuda del impuesto sobre la nómina no es descargable en la quiebra.

Procedimientos penales. Los responsables también pueden ser investigados y acusados de un delito federal, si la investigación descubre una sospecha de fraude.

Como puede ver, el IRS no se anda con rodeos cuando persigue los impuestos sobre la nómina sin pagar. Si eres un propietario de un negocio, te debes a ti mismo estar al tanto de estos impuestos para mantener al IRS a raya.