Dado que cada vez más empresas tienen que enfrentarse a la dura realidad de que el trabajo en la oficina simplemente no es una solución viable en este momento, una solución a la cuestión del trabajo a distancia es el alojamiento en la nube. Muchas empresas ya tienen algún aspecto de su trabajo diario en un entorno alojado, mientras que otras lo han evitado por sus propios motivos.
A continuación se presenta un breve artículo sobre la forma en que las empresas pueden establecer rápidamente el hospedaje y se abordan algunas cuestiones clave que las organizaciones pueden tener sobre la realización del traslado.
El brote de coronavirus ha sacudido la economía mundial y sólo en los últimos días, varias empresas tecnológicas importantes, como Microsoft, Twitter y Amazon, han instado a sus empleados a trabajar desde casa y a poner límites estrictos a los viajes de los empleados.
Las empresas de contabilidad y otras organizaciones de servicios profesionales son relativamente afortunadas. En su calidad de empresas basadas en la información, las empresas pueden poner en marcha planes y sistemas que les permitan mitigar el impacto comercial de una pandemia. El primer problema que muchas empresas enfrentarán es si su personal podrá o no hacer su trabajo a distancia y podrá acceder a los sistemas y aplicaciones que necesitan para mantenerse productivos y atender a los clientes.
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El alojamiento en la nube ha sido utilizado durante mucho tiempo por empresas que buscan externalizar su infraestructura de TI, emplear personal en múltiples lugares y permitir flexibilidad. Ahora, las empresas deben ir a distancia o arriesgar la salud y la seguridad de su personal. Si desea pasar a un entorno de alojamiento lo antes posible, tenga en cuenta estas prácticas recomendadas:
1. Determinar qué aplicaciones necesitan ser alojadas
Las empresas están utilizando actualmente una variedad de soluciones de SaaS y en las instalaciones, a medida que la industria hace la transición a un entorno más basado en la nube. El factor más importante a considerar es dónde se almacenan los documentos de los clientes (es decir, ¿están alojados localmente en una unidad de disco?).
Al hacer la transición a un entorno alojado, deberá asegurarse de que todo el personal tenga la posibilidad de acceder a los proyectos en los que está trabajando y almacenarlos en un lugar central. En la agonía de la temporada de impuestos, el acceso limitado a los documentos obstaculizará en gran medida la productividad de la empresa.
El software de impuestos, la gestión de la práctica y los documentos son esenciales para mantener su equipo, productivo, el tiempo de facturación y la entrega del trabajo del cliente. Identifique qué sistemas está utilizando hoy en día en sus instalaciones y confirme que puede introducirlos en su entorno de hospedaje.
2. Garantizar la seguridad
Con el personal trabajando desde casa, la seguridad de la información sensible del cliente debe ser prioritaria. Asegurarse de que el personal tiene una conexión segura, estable y fiable es el primer paso. Luego, armarlos con las mejores prácticas para asegurar la conexión Wi-Fi de su casa, almacenar los documentos del cliente y enviar por correo electrónico los entregables del cliente. El personal debe seguir utilizando los mismos métodos de transmisión de la información de los clientes a través de los portales de los clientes y la transferencia segura de documentos.
3. Seleccione el proveedor de nubes adecuado
Elegir un proveedor de nubes puede resultar abrumador. ¿Cuáles son las diferencias? ¿En qué se diferencian las nubes compartidas de las nubes privadas? En How to Pick a Cloud Hosting Provider, Brian Tankersley aconseja encontrar un proveedor de alojamiento que trabaje específicamente con contables y que comprenda la exigente carga de trabajo de muchas aplicaciones de contabilidad. Confirma los protocolos de seguridad de los proveedores de alojamiento, utiliza la autenticación multifactorial (MFA), encripta los datos en reposo y en tránsito, y su SLA en tiempo de actividad y soporte.
4. Movilizando su fuerza de trabajo remota
Repasemos: ¿Nube? Revisar. ¿Datos movidos? Comprobado. ¿Sistemas en funcionamiento? Comprobado. Ahora, ¿cómo trasladar a sus empleados de forma remota y asegurarse de que pueden trabajar sin problemas en un entorno de nube? La belleza de un entorno virtual es que se siente y aparece igual que su escritorio.
El personal debe poder estar en funcionamiento en el momento en que llega a casa y abre su portátil, con todas sus aplicaciones esenciales para el negocio alojadas en un entorno virtual. El mayor impacto en su personal será el cambio en la forma en que se comunican.
Tendrán que adaptarse a las reuniones virtuales y a un entorno de trabajo sin papeles. Hay muchas herramientas disponibles para la colaboración en equipo como Microsoft Teams, Slack, y Google Hangouts permitirán a su equipo continuar comunicándose en un formato más conversacional en lugar de depender sólo del correo electrónico.
5. Perfeccionar la experiencia del cliente
Los contadores son asesores de confianza y las relaciones estrechas con los clientes son la piedra angular de sus prácticas. Mantener y fomentar las relaciones sigue siendo lo primero que se tiene en cuenta, ya que muchos clientes de pequeñas empresas recurrirán a su contador para obtener apoyo y asesoramiento en tiempos difíciles.
Proporcionando un guante blanco, la experiencia del cliente de alto toque es virtualmente posible. Aproveche las reuniones virtuales para que los clientes puedan seguir enfrentándose a usted y a su equipo.
Los portales de clientes son una forma fácil para que los clientes envíen documentos y se sientan seguros al transferir su información personal identificable. Facilita a los clientes el pago de sus facturas mediante una solución de pago integrada.
Pensamientos finales
En este momento, es importante priorizar la salud y la seguridad de su personal y clientes, y la mejor manera de hacerlo es practicar el distanciamiento social. Desafortunadamente, eso hace mucho más difícil para los profesionales de impuestos y contabilidad asesorar eficazmente a sus clientes.
Pero al adoptar el trabajo a distancia en un entorno de nubes seguro, su empresa puede navegar hábilmente esta crisis y cualquier otra bola curva que se le presente.
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