Necesitas estar constantemente al tanto del nivel de actividad de tus clientes minoristas, la visibilidad de las actividades y las transacciones de ventas. Aquí es donde muchas de las complejidades y las idiosincrasias de cada estado levantan la cabeza.
Incluso con la decisión de Dakota del Sur contra Wayfair , todavía debe vigilar las actividades físicas ya que esto sigue creando nexos independientemente de los umbrales económicos. Esto requerirá que supervise la frecuencia y la duración de las visitas de sus clientes a una jurisdicción, y que conozca las normas de cada jurisdicción.
Ciertas actividades podrían tener salvaguardias para limitar los nexos. Éstas no sólo varían según el estado, sino también según la actividad. Aquí hay algunos ejemplos de preguntas importantes para hacer:
1. ¿Participan en ferias comerciales? Las reglas de las ferias comerciales difieren según el estado. En California, se necesitan 16 días de actividad en una feria comercial en un período de 12 meses para crear un nexo, pero en Texas, sólo un día es suficiente. Además, el tipo de actividad que sus clientes realizan en una feria comercial podría producir resultados diferentes. Si traen inventario a la feria y hacen ventas y entregas, cada estado va a requerir que tengan un permiso y que recauden impuestos, al menos durante la duración de la feria.
2. ¿Tienen empleados que residen y trabajan en un estado? En todos los estados, eso, por sí solo, es suficiente para crear un nexo.
3. ¿Firmaron un contrato en un estado? Eso aumenta significativamente la posibilidad de nexo, incluso si fue un agente y no un empleado quien firmó.
4. ¿Enviaron a alguien a realizar servicios de instalación, reparación o capacitación? Si es así, están creando un nexo, ya sea su agente o empleado que proporciona los servicios; tenga en cuenta que esto también crea un nexo con el impuesto sobre la renta.
5. ¿Envían los productos a un estado a través de una compañía de transporte común, o de un camión propio o alquilado? Si es un transportista común, probablemente están bien, pero si son dueños o arrendatarios de un camión, probablemente han creado un nexo.
Evaluación del Nexo Económico
Si sus clientes no tienen actividades físicas, entonces deben pasar a la evaluación económica. Necesitarás calcular sus ventas totales en los estados y contar el número de transacciones.
Los Estados varían en cuanto a lo que se incluye en la prueba de las transacciones de venta. La mayoría mirará las ventas brutas en el estado, mientras que un puñado utiliza las ventas al por menor (gravables y exentas, pero excluyendo las ventas para la reventa) y sólo unos pocos utilizan las ventas gravables. Para obtener información actualizada, consulte la noticia detallada de cada estado haciendo clic aquí.
La visibilidad de las actividades comerciales ayuda a determinar la facilidad con la que el Estado las encontrará, pero no si tienen nexo. Los estados han mejorado mucho su capacidad para encontrar vendedores remotos e identificar la presencia en el estado que crea el nexo, y los estados están encontrando nuevas formas de dirigirse a los vendedores remotos.
Varios estados, incluyendo California y Washington, se han puesto en contacto directamente con los vendedores de Amazon FBA (fulfillment by Amazon). Algunos de los estados también han presentado citaciones, solicitando listas de terceros vendedores a los proveedores del mercado. Amazon cumplió con estas demandas después de luchar contra los primeros y perder.
En las ferias comerciales, si la feria está abierta al público, sus clientes podrían haber hablado con un auditor, diciéndoles todo lo que pueden hacer por ellos. Además, el auditor podría haber visitado su stand de la feria «lugar de negocios».
Si sus clientes se anuncian localmente, incluso proporcionando información de contacto en el estado en directorios telefónicos y de la industria, tienen un objetivo en su espalda. Y, si están vendiendo a cualquier agencia estatal o local, su nexo es ahora bien conocido, ya que la mayoría de los estados cotejan a sus proveedores con la base de datos de contribuyentes registrados.
De hecho, algunos estados prohíben al gobierno contratar a un proveedor que no esté registrado para recaudar el impuesto sobre las ventas y el uso en su estado. Asegúrese de que sus clientes avisen a su equipo de ventas que si cualquier contrato del gobierno o paquete de registro de una feria comercial incluye un formulario de registro de impuestos de ventas, lo envían al grupo de finanzas o de impuestos para que lo rellenen.
Impacto económico de las actividades
Hemos hablado de lo que es el nexo y cómo lo consiguen sus clientes, pero pueden tener todo el nexo del mundo sin ningún problema, o un problema gigantesco. Esto es lo que llamamos el impacto económico de sus actividades.
La comprensión del valor en dólares de su venta media en una jurisdicción, el momento en que comienzan sus ventas y otras actividades y el monto total de las ventas en una jurisdicción desde que comenzaron las actividades, todo ello ayuda a determinar una posible responsabilidad. También debe determinar qué porcentaje de las ventas de sus clientes está sujeto a impuestos.
Algunas ventas tendrán derecho a una exención, pero usted debe saber cuáles están exentas y asegurarse de que obtengan los certificados de exención adecuados para sus ventas exentas. No cuente con poder obtenerlos después del hecho porque eso no siempre está permitido o es realista.
Conclusión
Si todas las ventas de sus clientes están exentas, puede que no tengan mucho de qué preocuparse en términos de responsabilidad. Sin embargo, si deciden registrarse o arriesgarse a ser descubiertos por el Estado depende de su tolerancia al riesgo. El no estar registrado deja los períodos previos abiertos indefinidamente en la mayoría de los estados.
¿Sus clientes son jugadores o adversarios de riesgo? Ayúdales a ordenar los nexos para seguir siendo obedientes.
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