Con todas las preguntas que rodean actualmente al impuesto sobre las ventas, lo primero que hay que establecer es: ¿Qué es una «parte responsable»? Además, ¿por qué es tan invasivo preguntar?
Nuestros clientes se han mostrado reacios a dar su número de seguridad social (SSN) para fines de venta y a utilizar los registros fiscales. En algunos casos, se necesita mucha explicación antes de que un CEO, CFO o funcionario se sienta cómodo revelando tal información personal como un requisito de su trabajo.
Incluso los empleados generalmente perciben este requerimiento como «irrazonable», y ciertamente puedo apreciar esto. Quiero decir, ¿quién confía en que el gobierno trate la información de uno con el cuidado y la deferencia que se merece?
Aunque comunicamos a nuestros clientes que la «parte responsable» de un SSN es un requisito que es legal y vinculante, no siempre sale bien. Según las leyes federales y otras leyes, las jurisdicciones fiscales estatales y locales (SALT) tienen todo el derecho de exigir a una amplia gama de individuos que renuncien a su información personal antes de que se pueda confiar a la empresa los fondos SALT.
Sin un número de seguro social e información de la licencia de conducir, una entidad no puede presentar un registro estatal. Y sin esto, los impuestos no recaudados contra una empresa pueden generar devoluciones tardías, multas e intereses a los que enfrentarse, sin mencionar el hecho de que a menudo se considera fraudulento recaudar impuestos sobre las ventas (o certificados de exención para el caso) sin la licencia adecuada.
Muchos de mis clientes creen que no son personalmente responsables de la gestión de los impuestos sobre las ventas, alegando que la corporación o entidad para la que trabajan es la parte responsable. Al revelar su información personal a las autoridades de SALT, ellos también -además de la organización- se convierten en una parte responsable, en el anzuelo para la venta precisa y oportuna y utilizan la recaudación y el envío de impuestos a nivel de la empresa.
Varios clientes que firmaron como responsables han tomado incluso medidas adicionales, como la creación de una cuenta Lifelock para mitigar parte del riesgo asociado a la entrega de su número de seguro social personal a «entidades desconocidas». Aunque esto puede parecer poco razonable, a menudo es necesario. Hablemos del por qué.
Asumir la condición de fideicomisario
Muchos minoristas no aprecian el deber de intermediario y la obligación legal que tiene su negocio como fideicomisario de los impuestos sobre las ventas y el uso. Los impuestos sobre ventas y uso no pertenecen a la empresa, sino que ésta actúa como fideicomisaria para recaudar y remitir la cantidad adecuada de impuestos a las autoridades de SALT.
Cuando se trata de la responsabilidad personal por las deudas de una entidad, no cobrar o apropiarse indebidamente del impuesto sobre las ventas y el uso puede poner en peligro a su gente -propietarios, funcionarios, directores, accionistas y empleados-. Cada uno de estos individuos puede ser considerado personalmente responsable por el fracaso de una empresa en el cobro y la remisión de los impuestos sobre las ventas y el uso si se les considera responsables. Esta responsabilidad se extiende más allá de la empresa a sus bienes personales, que podrían ser reclamados para satisfacer la responsabilidad del impuesto sobre las ventas de la empresa.
Quien dices que eres
Los responsables son rastreados a través de la información personal, incluyendo su número de seguro social. La ley federal permite a las autoridades fiscales solicitarlo como prueba de que un individuo es quien dice ser.
Es posible que las personas estén obligadas por ley a proporcionar su número de seguro social en las transacciones que requieran la notificación al Servicio de Impuestos Internos (IRS) y otras autoridades fiscales en la mayoría de las transacciones financieras, los registros de empleo y las declaraciones de impuestos.
Quién debe presentar su número de seguro social e información personal es un área amorfa. No existen parámetros universales. En cambio, hay matices de estado a estado.
Por ejemplo:
- En Florida, los negocios de venta en línea y de ladrillos y morteros deben registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas. Además de la información básica, el formulario de inscripción requiere el número de seguro social del propietario, a menos que la entidad sea una corporación, un fideicomiso empresarial, un fideicomiso no empresarial, una herencia o una tribu india.
- Otros estados no abrirán una cuenta de impuestos de ventas sin un oficial y un director SSN. El formulario de impuestos de ventas de Texas requiere que cada oficial o director de una corporación proporcione el suyo. A menudo empezamos en una y vemos si piden más.
¿Quién es el responsable?
Una parte responsable puede incluir no sólo a la persona cuyas obligaciones impliquen la gestión y el pago de impuestos, sino también a cualquier otra persona que tenga la autoridad o la capacidad de controlar los pagos y las decisiones empresariales.
Aunque casi todos los estados tienen normas de responsabilidad personal, California, Georgia, Illinois, Nueva York, Carolina del Sur y Texas se encuentran entre los que han codificado o exigen que una parte responsable sea considerada personalmente responsable de los impuestos no cobrados o no pagados de una empresa.
La identificación de los responsables varía de un estado a otro:
- Carolina del Sur ha requerido actas de la junta corporativa que prueben que una persona está legítimamente en una posición como CEO, CFO u otra para probar que puede firmar legítimamente como «parte responsable».
- Las empresas deben identificar a los responsables cuando se inscriben en el impuesto sobre las ventas de Georgia o se arriesgan a que todos los funcionarios sean considerados responsables.
- En Nueva York, una persona responsable se define en términos generales como cualquier persona que participe activamente en la gestión diaria de la empresa; decida qué obligaciones financieras se pagan; contrate y despida empleados; tenga autoridad para firmar cheques; prepare declaraciones de impuestos; tenga autoridad sobre las decisiones empresariales; o sea un gerente de impuestos o un gerente general. Además, ciertos individuos son considerados automáticamente como personas responsables, incluyendo propietarios, socios generales, miembros de la LLC, y directores corporativos, funcionarios y ciertos accionistas.
La comida para llevar
La mejor manera en que sus clientes pueden proteger su negocio y la gente de la responsabilidad personal de los impuestos sobre las ventas es:
- Pagar lo que se debe cuando se debe
- Haga preguntas antes de entregar los números de seguro social y la información personal a las autoridades fiscales (pregunte si se requiere entregar un número de seguro social, detalles sobre el uso de la información y, qué ley o autoridad requiere su uso)
- Revisar las tareas y la autoridad para la toma de decisiones, los acuerdos de accionistas, los contratos de empleados, las divulgaciones de la entidad y los acuerdos de directores y funcionarios para identificar a las partes responsables en las jurisdicciones en las que hacen negocios
- Asegurar que se disponga de personal calificado y de controles internos para gestionar y salvaguardar las obligaciones fiscales de venta y uso
- Consultar con un asesor fiscal para evitar o satisfacer la obligación fiscal en primer lugar
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