Cómo detener el robo interno - ▷ Educación Financiera ✅

Con una tasa del 15% y un promedio de 12 meses para detectarlo, el efectivo en caja representa uno de los mayores planes de malversación de activos. El robo de dinero en efectivo llega en un segundo lugar, ocurriendo a una tasa del 11 por ciento y tomando un asombroso 24 meses para detectarlo en promedio. Para los clientes de su pequeña empresa, cualquiera de estos sucesos podría ser una receta para el desastre.

Efectivo en mano significa básicamente la cantidad de efectivo que es accesible a los empleados. Esto representa no sólo la cantidad en el banco sino también lo que hay en una caja registradora, en una caja de cambio para la caja chica e incluso en el bolsillo. Los clientes deben ser conscientes de que la disponibilidad de ese efectivo y los controles internos que rodean el acceso y el proceso de manipulación del mismo son los que minimizarán el riesgo de que se produzcan robos.

Por ejemplo, la caja chica debe guardarse en una caja con llave, preferiblemente una caja fuerte, que se coloca en un lugar de difícil acceso. Además:

Exija recibos cuando utilice la caja chica, haga cambio o pague por los suministros. Haga que un empleado separado lo firme.
Tenga un empleado responsable de abrir la caja fuerte y uno que pueda abrir el registro.
Tener una cámara que vigile constantemente la caja fuerte o la caja de seguridad para controlar quién accede al dinero.
Crear políticas sobre aspectos como el máximo que puede sacar a la vez y mantener el saldo de la caja chica lo más bajo posible.
Establezca límites de gasto. Si establece un límite de gastos y alguien lo sobrepasa, aunque pueda probar que fue para su negocio, actúe inmediatamente. Hay errores y luego hay gente que puede estar probando sus controles. No se tome a la ligera una violación de sus políticas.

Si bien los robos de efectivo en mano son problemáticos, no suelen tener un impacto significativo en las finanzas, ni tienen consecuencias fiscales.

El robo de dinero es un animal completamente distinto.

Estos robos implican dinero en efectivo que ya ha sido registrado en los libros. Por ejemplo, un contable está aceptando cheques en el correo de los clientes. Los registran en el sistema de contabilidad para afectar adecuadamente a las cuentas por cobrar, el efectivo en caja y los ingresos. Pero en lugar de depositar los fondos en la cuenta bancaria de la empresa, el contable los deposita en la suya propia.

Aquí hay algunas maneras de prevenir el robo de dinero, que puede devastar un pequeño negocio:

Separar los deberes: Que una persona reciba los cheques y haga copias de ellos. Luego deben llevar los cheques al banco (o mejor aún, tener una máquina procesadora de cheques en su escritorio). Haga que esas copias vayan al contable para que las contabilice en el sistema de contabilidad y concilie las cuentas para asegurarse de que los cheques lleguen a la cuenta de la empresa.
Los propietarios de tiendas minoristas deben examinar la cinta de registro. Los falsos vacíos reducirán la cantidad de fondos recaudados pero también afectarán al inventario y a las cifras de ventas.
Rota el personal que trabaja en el registro. Dale a cada uno su propio código de acceso y anímalos a no compartir el suyo con nadie más.
Requiere que los empleados se tomen un tiempo libre.Si hay un aumento en las ventas en efectivo mientras alguien está de vacaciones, puede haber un problema.
Realice conteos sorpresivos de dinero en efectivo a lo largo del día. Hágalo en varios momentos, y asegúrese de que no se anuncie.Esto ayudará a disuadir a los empleados de pensar que se saldrán con la suya sacando dinero de un cajón.

Cuando todo está dicho y hecho, el dinero es el rey. Sin él, no puedes llevar un negocio. Mientras que debes mantener a tus clientes dueños de empresas fieles a su compromiso y confiar en ellos, verifica que su efectivo se quede donde pertenece: en la caja registradora y en la caja chica.

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