Saltar al contenido

Cómo detectar y prevenir el robo de dinero

En un reciente podcast sobre el fraude (también conocido como The Fraudcast) hablé con el contador público Stephen King, de la empresa de servicios de contabilidad para clientes GrowthForce, sobre la frecuencia desproporcionada en que las pequeñas empresas son víctimas de fraude en comparación con las grandes.

Además, discutimos su libro electrónico, The CEO$0027s Guide to Reducing Fraud , que se basa en gran medida en el Informe de la ACFE a las Naciones que aborda el tema mencionado, así como lo crítico que es entender qué es el robo de dinero y protegerse contra él.

Cómo detectar y prevenir el robo de dineroCómo detectar y prevenir el robo de dinero

Primero, hablemos de lo básico. Cuando un empleado recibe dinero de un cliente y lo roba antes de que llegue a los bancos, eso es robar dinero. El empleado toma el dinero de la parte superior, que puede ser difícil de detectar y puede destruir los negocios.

Steve compartió con nosotros una historia “clásica” de un doctor estafado por un contador de confianza y trabajador (nunca tomó una bandera roja de vacaciones). Cuando el tenedor de libros finalmente se fue a una boda y otra persona en la oficina se hizo cargo de ella, los problemas subyacentes quedaron expuestos.

Una paciente regular vino a la oficina del doctor y sacó dinero para pagar su cuenta. La empleada le dijo a la paciente que no aceptaban efectivo, a lo que la paciente reveló que esperaba un descuento del 10 por ciento por pagar en efectivo, como de costumbre.

Puede parecer imposible evitar el robo de dinero cuando la naturaleza del mismo es tan escurridiza, pero hay medios de defensa. Steve señaló que si un CEO o propietario establece el tono correcto en el lugar de trabajo al mantener fuertes valores y ética, se hace más difícil para los empleados aceptar que ser fraudulento es la norma.

También subrayó la importancia de separar los deberes. Por ejemplo, no puede ser que la persona que recibe el dinero sea la misma persona que hace los depósitos. Es simplemente inseguro. Cubre tus huellas dividiendo las transacciones.

El dinero en efectivo es la forma de pago más aterradora, en mi opinión. Cuando se lleva un negocio, otra forma de seguridad es hacer que dos personas cuenten el efectivo juntas, lo que permite que más de una persona compruebe si hay alguna fuente de borrado.

No cuesta nada extra que dos o más personas cuenten o tengan separación de los deberes básicos si ya hay más de un empleado. Tener un simple sistema de control de cuántos clientes vienen por día en comparación con el número de pagos realizados es algo que cualquier empresa puede hacer. Steve recomendó separar quién puede realizar las funciones de QuickBooks también. Debería haber un supervisor y una clara segregación del trabajo.

La temporada de impuestos es una oportunidad perfecta para hablar con sus clientes sobre fraudes como el robo de dinero. Dales consejos sobre la implementación del control interno o sobre cómo hacer una copia de seguridad de sus declaraciones de impuestos. También hay soluciones tecnológicas disponibles.

La temporada de impuestos es también cuando tenemos la atención de los clientes y estos son temas de los que tenemos que hablar con ellos. La Guía del CEO para la reducción del fraude describe con más detalle lo que es el robo de dinero y toca el tema con los clientes, además de mostrarles los mejores métodos para minimizar el riesgo.

Además, como mencionó Steve, ofrecer a los clientes un segundo par de ojos o la posibilidad de reconciliar dos cuentas bancarias es una idea valiosa. Teniendo en cuenta las precauciones, el libro electrónico coloca escenarios comunes en la conversación con los demás y guía a los lectores a enfrentar el fraude.

En fightagainstfraud.com, puede buscar enlaces a recursos de contabilidad y a futuros fraudes. Discutiremos el fraude en la nómina, la manipulación de cheques, las amenazas cibernéticas, los gastos de los empleados y el fraude en la facturación.

Escuche más de Steve y Dawn sobre estos temas en el “Weekly Fraudcast”.