Si bien el fraude en las cuentas por pagar es un riesgo desafortunado que conlleva hacer negocios, conocer las señales y aplicar controles internos puede ayudar a las organizaciones a detectar y limitar sus pérdidas financieras. Los profesionales de la contabilidad son una parte integral de este proceso, ya que deben tener las aptitudes y los conocimientos necesarios para reconocer las señales de alerta de fraude durante una auditoría.
Desde los proveedores y vendedores hasta los pagos de servicios públicos, alquiler y préstamos, cada dólar que una empresa gasta pasa por cuentas por pagar (AP). Por esa razón, las cuentas por pagar son particularmente vulnerables al fraude dentro y fuera del negocio.
Estas vulnerabilidades pueden tener graves consecuencias para todas las partes del negocio. Según el Informe a las Naciones Unidas sobre el fraude y el abuso en el ámbito laboral de 2016, realizado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), la manipulación de cheques, la facturación y el reembolso de gastos fraudulentos – los tres tipos de fraude de AP – representaron casi la mitad de todos los casos de fraude denunciados. La manipulación de cheques por sí sola resulta en una pérdida media de 158.000 dólares por negocio.
He aquí las tres principales formas en que los profesionales de la contabilidad pueden detectar el fraude de cuentas por pagar cometido dentro de una organización:
1. Considere el elemento humano. En el informe de KPMG sobre los Perfiles mundiales del defraudador de 2016 se señaló que el típico perpetrador del fraude es predominantemente hombre, entre las edades de 36 y 55 años, ocupa un cargo ejecutivo o de director y ha sido empleado por la empresa durante al menos seis años.
La mayoría de los fraudes de AP ocurren cuando un empleado esconde transacciones ilegítimas entre miles de legítimas. ¿Cómo puedes saber dónde buscar?
En primer lugar, hay que tener en cuenta a los empleados que se sabe que están descontentos con la remuneración u otras cuestiones, ya que es más probable que se sientan justificados para robar lo que creen que merecen de su empleador. En segundo lugar, los empleados que parecen vivir por encima de sus posibilidades o que tienen problemas financieros también pueden estar motivados para cometer fraude. Las señales de alerta incluyen un comportamiento imprudente, como una gran deuda personal, un estilo de vida fastuoso o vacaciones frecuentes y costosas.
2. Verifique todos los proveedores. Llevar a cabo revisiones regulares de los proveedores es esencial para detectar el fraude en AP. Como paso inicial, apruebe cada nuevo proveedor antes de que se incluya en su sistema de contabilidad.
Si no reconoce a un vendedor, verifique manualmente quiénes son y qué le está comprando. La verificación puede ser tan simple como levantar el teléfono: llame para asegurarse de que el número del vendedor está en servicio y compruebe en línea para verificar que el número está conectado con el negocio en cuestión.
Otros signos a los que hay que prestar atención son las direcciones de los proveedores que coinciden con las direcciones de los empleados, los cheques enviados a los apartados de correos locales o a las direcciones de las residencias, los proveedores que tienen la misma información de contacto y los nuevos proveedores con nombres que se parecen a los actuales.
3. Transacciones de prueba. Al revisar las transacciones, busque indicadores de actividad fraudulenta, como cheques emitidos por montos redondos sin centavos, pagos que vayan a ciudades que no tengan nada que ver con el negocio, transacciones inusuales que ocurran fuera del horario de trabajo o aumentos drásticos en el tamaño promedio o la frecuencia de los pagos a un determinado proveedor. Estos análisis pueden hacerse fácilmente de manera regular con un instrumento de extracción de datos.
Para evitar futuros casos de fraude, asegúrese de contar con un sistema de revisión formal para que su lista de cheques sea supervisada antes de ser emitida. Luego puede revisarla cada semana para asegurarse de que los números son continuos. También es una buena idea requerir una revisión adicional o una segunda firma en los cheques que superen un cierto umbral.
El informe del ACFE de 2016 señala que los planes de manipulación de cheques, facturación y reembolso de gastos duran un promedio de dos años antes de ser detectados. No deje que sus clientes sean parte de esa estadística.
Conozca las señales y ponga en marcha los procesos para identificar el fraude desde el principio para salvar a su empresa y a sus compañeros de las posibles consecuencias. La supervisión continua y la detección oportuna pueden disuadir a los empleados de cometer fraude y, en última instancia, reducir las pérdidas de una organización.