Es sabido que hay un límite en las deducciones por comidas de negocios y entretenimiento: Los ganadores y los comensales sólo pueden deducir el 50 por ciento de sus gastos. Pero puede ser un poco confuso lo que está y no está incluido en la categoría del 50 por ciento. Por ejemplo, además de los gastos de comidas y entretenimiento, los gastos sujetos al límite incluyen los impuestos y las propinas relacionados con las comidas o el entretenimiento, los gastos de cobertura de las entradas a los clubes nocturnos, el alquiler de habitaciones para cenas o cócteles y el estacionamiento en los estadios deportivos.
Sin embargo, el transporte hacia y desde las comidas de negocios, como las tarifas de taxi a los restaurantes o teatros, no está sujeto al límite.
Por ejemplo, el cargo por una comida de negocios es de 100 dólares, que incluye 80 dólares por comida y bebidas, 6 dólares por impuestos de venta y 14 dólares por propinas. El límite de la deducción es de 50 dólares, la mitad de 100 dólares. Sin embargo, el precio del taxi al restaurante de 10 dólares, incluyendo la propina, es 100 por ciento deducible.
¿Pero qué hay de usar su casa para entretener a los clientes, o a otros socios de negocios? Eso es permisible, pero si tiene reuniones en casa para mantener a los clientes o atraer a nuevos, debe estar al día en las estrictas reglas para las deducciones de entretenimiento de negocios.
Al igual que otros tipos de comidas y entretenimientos, el entretenimiento en casa tiene que satisfacer cualquiera de los dos requisitos: Debe estar «directamente relacionado» o «asociado con» la conducción activa de los negocios; y tiene que haber una discusión de negocios sustancial y de buena fe directamente antes, durante o después de la cena o el entretenimiento. Sin embargo, las regulaciones del IRS hacen una importante excepción cuando se recibe a invitados de negocios de fuera de la ciudad: Le permiten deducir las atenciones que tengan lugar el día antes o después de la discusión de negocios.
Aunque el evento tenga lugar en su casa, no tiene que limitar sus cancelaciones a modestas comidas caseras para usted y sus invitados de negocios. Todavía es posible organizar eventos de catering en su casa antes o después de las discusiones de negocios, invitar a algunos amigos, y deducir el 50 por ciento de sus gastos de calificación.
Sin embargo, aunque no te quedes con una cacerola de atún, los gastos de entretenimiento en casa deben ser razonables. Las regulaciones del IRS ordenan que no se permitan deducciones por gastos de entretenimiento considerados «fastuosos o extravagantes» bajo las circunstancias. Los examinadores se dan cuenta de que organizar una fiesta de primera clase no es necesariamente fastuoso o extravagante, pero pueden ser un poco escépticos cuando su explicación para descorchar una botella de vino de 400 dólares es que le permitió vender un equipo de 1.000 dólares. Pero asentirán con la cabeza si la fiesta le ayudó a conseguir una cuenta de mega-dólares.
Cómo evitar problemas
Aquí tienes un ejemplo: estás involucrado en una aventura de negocios con Empresas Ennui. Cuatro ejecutivos de Ennui van a su oficina para una reunión de negocios por la tarde. Después, les invitas a ellos y a sus cónyuges a una reunión en tu casa. También en la lista de invitados hay otras cinco parejas, que son tus buenos amigos y no tienen ninguna conexión de negocios. Así que, contando a usted y a su cónyuge, un total de 20 personas asisten a la reunión.
Debido a que la fiesta sigue directamente a una discusión de negocios, pasa como deducible «asociado con» el entretenimiento. ¿Y cuánto tienes que deducir por la fiesta? No se deduce ningún gasto atribuible a esas cinco parejas que no son invitados de negocios, y está sujeto a un tope del 50 por ciento de los gastos restantes. Asumiendo que el costo total de la fiesta es de $1,600, la deducción permitida es de $400-50 por ciento de $800, la cantidad que queda después del costo total de $1,600 se reduce en los $800 asignados a esas cinco parejas que son sociales, en vez de conocidos de negocios.
Haga una lista de todos los invitados y su relación de negocios con ellos, el propósito de la función, lo que compró para la fiesta y cuánto costó. Otras pruebas: Invitaciones y notas de agradecimiento de los invitados. Concedido, el verdadero costo podría ser imposible de probar; aún así, mientras más detalles pueda proporcionar, más probable es que el IRS permita una deducción razonable.
Mantener buenos registros en primer lugar es la mejor manera de evitar problemas de auditoría. Y si olvida anotar sus gastos, puede olvidarlos para cuando presente su declaración.
Trabajando alrededor de la regla del 50 por ciento
Algunos tipos de entretenimiento casero evitan la regla del 50 por ciento, de acuerdo con la Sección 274 del Código. No impone el límite del 50 por ciento cuando se usa la casa para organizar reuniones sociales para los empleados. Las fiestas de Navidad o los picnics de verano son algunas de las reuniones estándar. En ese tipo de socialización, los negocios no tienen que ser discutidos antes, durante o después del evento.
El reglamento del artículo 274 especifica que hay una deducción completa sólo para un asunto abierto a los empleados en general, la base, no sólo los altos ejecutivos u otros altos cargos.
Finalmente, hay otro obstáculo si eres un empleado y no se te reembolsan tus gastos de entretenimiento. Tienes que incluir esos gastos no reembolsados con otras deducciones detalladas, como las tasas de preparación de la devolución, en el Anexo A del formulario 1040. La mayoría de los gastos varios se permiten sólo en la medida en que su total en cualquier año exceda el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado.
Sobre el autor:
Julian Block escribe y practica leyes en Larchmont, Nueva York, y anteriormente estuvo con el IRS como agente especial (investigador criminal) y abogado. Más sobre este tema está disponible en «Julian Block’s Year Round Tax Strategies», disponible para Kindle en Amazon.com y como copia impresa en julianblocktaxexpert.com.