Las empresas a menudo infra o sobrevaloran las métricas de utilización simplemente asumiendo incorrectamente el número de horas en cada mes o año, pero no tiene por qué ser así.
¿No recuerdas la vieja «prueba» de por qué no hay tiempo disponible para ir a la escuela? La prueba apiló la suposición sobre la suposición en un ingenioso ejercicio de doble recuento y desviación para convencer a los jóvenes lectores ansiosos y crédulos de que después de contar los fines de semana, las vacaciones, el verano y el sueño, no quedaba tiempo para ir a la escuela. La misma idea puede aplicarse a su práctica de contabilidad, si lo permite.
A menudo verá empresas que establecen su denominador de referencia de utilización anual en 2.080 horas (52 semanas por 40 horas por semana), y luego asumen que cada mes tiene 1/12 del total, o 173,33 horas por mes. Lo que es más, las empresas fijarán su línea base de utilización en 168 o incluso 160 horas por mes (21 días o 20 días por 8 horas, respectivamente), independientemente del mes.
Ninguna práctica puede permitirse el lujo de tener activos infrautilizados en los libros indefinidamente.
Las expectativas de utilización poco realistas significan que una práctica puede no alcanzar nunca los resultados de productividad o rentabilidad previstos. Las empresas de servicios profesionales que se basan en la realización y la utilización para dar sentido a sus finanzas, y si los proyectos previstos serán o no rentables, necesitan un enfoque más preciso.
Consideremos el año calendario 2016, y asumamos una jornada laboral estándar de ocho horas.
Hay 366 días en 2016, es un año bisiesto, y 10 días festivos federales. Teniendo en cuenta los fines de semana, eso deja 252 días laborables. Con 252 días a ocho horas por día, eso significa 2.016 horas. Ya estamos por debajo de la cantidad de referencia de 2.080. Si su empresa tiene oficinas internacionales, la jornada laboral estándar puede ser inferior a ocho horas o tener más días festivos. Eso reduce aún más la precisión y la relevancia de un denominador de utilización de 2.080 horas.
Muchas empresas también ofrecen vacaciones más allá de lo que el gobierno de EE.UU. ordena. Por ejemplo, algunas tratan el día después de Acción de Gracias como un día festivo y no es raro ofrecer a los empleados un medio día extra en Nochebuena y Año Nuevo. Son otros dos días.
Así que ahora hemos bajado de 252 a 250 días y hasta 2.000 horas. Este número redondo hace que las matemáticas anuales sean fáciles, pero no olviden que esas horas no están distribuidas uniformemente a lo largo del año.
Veamos con más detalle el mes de marzo de 2016: Marzo comienza un martes, termina un jueves y se extiende a lo largo de casi cinco semanas completas. No hay días festivos federales en marzo, así que es un enorme mes de trabajo de 23 días, o 184 horas. Si su empresa utiliza una cantidad mensual uniforme de 168 horas por mes, un empleado que trabaje todos los días terminará con un cálculo de utilización del 110 por ciento. De hecho, usando la suposición de 168 horas mensuales uniformes, el empleado podría perder dos días enteros, y aún así terminar con un 100 por ciento de utilización.
Los gerentes que evalúan los resultados de marzo se felicitarían por un número de utilización sobresaliente, pero no es exacto porque el denominador estaba equivocado en primer lugar.
Veamos un ejemplo diferente y veamos cómo un mes uniforme sesga la utilización en la dirección opuesta. Enero de 2016 comienza un viernes y termina un domingo. Eso sería 21 días laborables, o 168 horas. Pero el día de Año Nuevo es un feriado federal, y también lo es el cumpleaños de Martin Luther King Jr. el lunes 18 de enero. Así que en realidad hay 19 días, o 152 horas, en enero. Un empleado que trabaja los 19 días de trabajo disponibles y tiene 152 horas tiene aproximadamente un 90 por ciento de utilización usando un mes uniforme de 168 horas, pero en realidad fue utilizado en un 100 por ciento cuando se considera ese mes específico.
Esta es la lección: Sus informes de utilización serán más precisos y los cálculos de utilización más verdaderos si se tienen en cuenta las horas de trabajo reales disponibles por mes. Considere el software de entrada de tiempo y gastos y de programación de recursos que automatiza este proceso y permite a los socios definir los calendarios con mayor precisión. Medir la utilización con precisión da como resultado una mejor correspondencia entre la información de sus previsiones y los resultados reales, lo que significa una mejor información financiera y, con suerte, una mejor rentabilidad.
Sobre el autor:
William Cornfield, contador público, MBA, es presidente y fundador de WSG Systems Corp., fabricante de Empire SUITE, un software de gestión empresarial y automatización para empresas de contabilidad y otras organizaciones de servicios profesionales.