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Cómo contabilizar los ingresos y gastos de los préstamos PPP

Para este artículo, me he asociado con mi colega Diana Cohn de la Oficina de la Esquina para detallar las formas de contabilizar los ingresos y gastos relacionados con el Programa de Protección de Cheques de Pago, o préstamo PPP, de la SBA. Este artículo no entra en detalles sobre quién es elegible o cómo solicitar estos fondos.

En su lugar, nos centraremos en las entradas a realizar en el software de contabilidad una vez que haya recibido el desembolso del préstamo PPP y haya empezado a gastar los fondos. Todos los ejemplos utilizan QuickBooks como software de contabilidad, así que modifíquelo si usted o sus clientes utilizan un programa diferente.

Cómo contabilizar los ingresos y gastos de los préstamos PPP

Configuración de ingresos de préstamos PPP – Cuando se abre una cuenta separada

Por lo que escuchamos, algunos contadores y asesores están sugiriendo a las empresas que abran una cuenta bancaria separada (en la vida real, en su banco) para los fondos recibidos de Covid-19. Una cuenta bancaria separada es más fácil de auditar, evita la mezcla de fondos, y crea una pista de auditoría clara.

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Sin embargo, en este momento estamos escuchando que es difícil abrir una nueva cuenta bancaria, con largas filas y tiempos de espera, y puede haber ciertos costos con la apertura de una nueva cuenta corriente comercial (el banco puede exigirle que ordene algunos cheques).Aún así, este post asume que usted puede abrir una cuenta bancaria separada para los fondos de la APP. Ahora cubriremos lo que hay que hacer en QuickBooks.

Configurar la cuenta de préstamos

Este préstamo será una responsabilidad (no un ingreso gratuito) hasta que determine cuánto del préstamo será perdonado. Como tal, necesitas crear una cuenta de responsabilidad de préstamo en el plan de cuentas.

Utilice su juicio para determinar si se trata de una cuenta de “Otra responsabilidad actual” (normalmente reembolsada en menos de un año) o de una cuenta de “Responsabilidad a largo plazo”; recomendamos esta última.

Para QB Desktop : Plan de cuentas | (Ctrl+N) | Otros tipos de cuentas | Otra responsabilidad actual O responsabilidad a largo plazo | Continuar

Nombre de la cuenta: Fondos PPP | Guardar y Cerrar

Para QB Online : Contabilidad | Plan de cuentas | Nuevo | Tipo de cuenta: Otra responsabilidad actual O responsabilidad a largo plazo | Tipo de detalle: Préstamo por pagar O Otros pasivos a largo plazo

Nombre de la cuenta: Fondos PPP | Guardar y Cerrar

Crear una cuenta bancaria PPP

Para QBD : Plan de cuentas | (Ctrl+N) | Banco | Continuar

Nombre de la cuenta: Banco PPP

Para QBO : Contabilidad | Plan de cuentas | Nuevo | Tipo de cuenta: Banco | Tipo de detalle: Cheques

Nombre: Banco PPP

Registra los ingresos por préstamos PPP

1. Vendedor de préstamos de instalación

Verifique que ya tiene una configuración de vendedor para el nombre de la institución de préstamo que procesó su préstamo. Si este prestamista es nuevo en su negocio, establezca el nuevo vendedor.

2. Fondos de préstamos de depósito

Haz un depósito en tu nuevo banco PPP. Hazlo si estás usando QBD o QBO; no esperes a que el banco te dé la información – ingresa manualmente el depósito para que sea un QBO Match.

Recibido de: Ingrese el nombre del proveedor de su prestamista desde el paso 1 anterior

De la cuenta: Ingrese la nueva cuenta de otro pasivo corriente o pasivo a largo plazo que creó anteriormente

Memorándum o descripción: Para registrar la recepción de los fondos de la APP

Asegúrese de introducir la fecha y la cantidad de depósito correctas.

Crear un nuevo proveedor en QB

Si eres un lector habitual de mis publicaciones en el blog, sabrás que no me gusta la función de “Transferencia” de QB. En su lugar, le sugiero que escriba un cheque para registrar las transferencias entre cuentas bancarias. Para ello, establezca un nuevo proveedor, si no tiene ya uno en el lugar.

Para QBD : Proveedores | Centro de Proveedores | (Ctrl+N)

Nombre del vendedor: Transferir a la comprobación del autobús -xxxx

Donde el -xxxx son los últimos 4 dígitos del número de la cuenta corriente del negocio.

Para QBO : Gastos | Proveedores | Nuevo Proveedor | Empresa (y Mostrar Nombre como) Transferencia a la Revisión del Autobús -xxxx

Donde el -xxxx son los últimos 4 dígitos del número de la cuenta corriente del negocio.

Gastos de grabación

Utilice la cuenta corriente comercial para pagar los gastos como de costumbre. Pero después de pagar cada gasto, haga una transferencia (usando la función de Escribir Cheque) de su Banco PPP a su cuenta corriente comercial regular como reembolso del gasto permitido. Mueva los fondos en la vida real, y en QB.

Por ejemplo: Si paga una cuenta de servicios públicos durante el período cubierto por $84.92 de su cuenta corriente comercial, entonces haga una transferencia de su Banco PPP a su cuenta de cheques para el autobús por $84.92. Continúe estas transferencias uno a uno hasta que todos los fondos de la PPP se hayan agotado.

Si su banca en línea le permite añadir un memorándum o una descripción en la pantalla de transferencia de fondos de la banca en línea, añada una descripción breve pero significativa. Ejemplo: “Transferencia PPP para la factura de electricidad” o “Transferencia PPP para la nómina PE xx/xx/xx”.

Consejo : No combine una transferencia para las utilidades y para la nómina en una sola transferencia; haga una transferencia separada para cada una – una transferencia por gasto. Use su juicio sobre lo que tiene sentido poner en una sola transferencia combinada. Esta combinación tiene sentido: salarios de la nómina + impuestos de la nómina.Esta combinación no tiene sentido: Nómina + Utilidades + Alquiler en una sola transferencia. En su lugar, haga tres transferencias separadas.

Consejo : Cuando escriba el cheque de transferencia, asegúrese de borrar cualquier número de cheque (deje ese campo en blanco).

Consejo : Asegúrese de introducir el Memo/Descripción en lo que yo llamo los campos de memo superior e inferior, ya que un campo de memo se muestra en los informes y el otro campo de memo se muestra en el Registro.

Captura de pantalla del registro QBD

QBO 1QBO Registro Captura de pantalla

QBO 2

Presentación de informes

Este método mantiene un rastro limpio de los ingresos y gastos de la PPA. Sin embargo, no mostrará los gastos de su nuevo Banco PPP por tipo de gasto, como en un informe de P&L. Para obtener un informe de gastos, puede crear un informe personalizado, pero tenga en cuenta que puede terminar más tarde transponiendo estos datos a Excel para fines de informes de préstamos. Este método también evita el seguimiento de las clases, a las que puede o no tener acceso dependiendo de su suscripción a QuickBooks.

Informe QBD

Ve a: Informes | Informes personalizados | Detalle de la transacción

Personalizar el informe

Pestaña de la pantalla:

Fechas: Todas las fechas

Base del informe: Dinero en efectivo, incluso si su negocio está en la base de acumulación

Pestaña de filtros:

Cuenta: Banco PPP

Pestaña Cabecera/Pie:

Título del informe: Informe del Banco PPP

Elimine las columnas que no quiera en la pestaña de visualización, o arrastrando en la pantalla del informe.

En el siguiente ejemplo, eliminamos Clase, Clr, Cuenta y Monto Original.

Pulse (Ctrl+M) para memorizar el informe.

LarryEste informe todavía no muestra un desglose por categoría de gastos, pero es más fácil de imprimir que la vista del Registro de Cuentas.

Reporte de QBO

Haga clic en Informes

En la Barra de Búsqueda entrar: Detalle de la transacción por informe de cuenta

Personalizar

Período de informe: Todas las fechas

Método de contabilidad: Efectivo

Filas/Columnas: Cambiar Columnas

Quita: Amount, Num, Split

Añade: Débito, Crédito y luego arrastrar el orden a esto:

Débito

Crédito

Equilibrio

Filtro: Cuenta de distribución | Banco PPP

Cabeza/pie: Título del informe: Informe del Banco del PPP

Informe de ejecución

Captura de pantalla de QBO: Informe memorizado

QBO 3¿Debería cambiar su cuenta bancaria de nómina a su nueva cuenta bancaria de PPP?

En este punto, recomendamos no hacerlo. Algunos gastos no permitidos podrían incluirse en su nómina, como pagos a los contratistas independientes, honorarios de la nómina y gastos reembolsables.

Creemos que es mejor hacer un cálculo manual de lo que es permisible para cada ejecución de la nómina, y luego transferir esa cantidad específica. Por supuesto, guarde los detalles completos de sus cálculos de respaldo (lo más probable es un archivo de Excel), y de sus informes de nómina.

Cómo hacer un seguimiento de los gastos no permisibles

Puedes gastar los fondos de la PPP recibidos en gastos no permitidos, pero sabes que esos gastos no serán perdonados – tendrás que devolverlos, junto con los intereses del préstamo. El préstamo de la PPP debe ser devuelto en dos años, la tasa de interés es un bajo 1 por ciento. El prestamista debe diferir todos los pagos de capital, intereses y comisiones por lo menos 6 meses, hasta un año. Con todo, es un préstamo bastante atractivo.

Puedes rastrear estos gastos de la misma manera, sólo tienes que añadir una anotación en tu campo de Memorándum/Descripción, como un “NA” para iniciar la descripción, así:

Non-allowableGastos elegibles del PPP

Aquí están las directrices de la APP copiadas directamente del sitio web Treasury.gov.

¿Para qué puedo usar estos préstamos?

Sus clientes deberían usar los ingresos de estos préstamos en..:

  • Costos de la nómina, incluyendo beneficios
  • Intereses de las obligaciones hipotecarias, contraídas antes del 15 de febrero de 2020
  • Alquiler, en virtud de acuerdos de arrendamiento vigentes antes del 15 de febrero de 2020
  • Servicios públicos, cuyo servicio comenzó antes del 15 de febrero de 2020

¿Qué cuenta como costos de la nómina?

Los costos de la nómina incluyen:

  • Sueldo, salario, comisiones o propinas (con un tope de 100.000 dólares anuales por cada empleado)
  • Prestaciones para los empleados, incluidos los gastos por concepto de vacaciones, licencias parentales, familiares, médicas o de enfermedad; subsidios por separación o despido; pagos necesarios para las disposiciones de las prestaciones de atención de la salud del grupo, incluidas las primas de seguros; y el pago de cualquier prestación de jubilación
  • Impuestos estatales y locales que se cobran sobre la indemnización
  • Para un propietario único o un contratista independiente: sueldos, comisiones, ingresos o ganancias netas del trabajo por cuenta propia, con un límite máximo de 100.000 dólares anuales por cada empleado

Conclusión

Como todos sabemos, las cosas cambian a diario, y es difícil mantenerse al día con todas las noticias. Esperamos que estas sugerencias e ideas les sean útiles. Por favor, siéntase libre de usar la sección de comentarios si tiene ideas alternativas, o encuentra fallos en nuestra presentación para que podamos corregirlos. Dentro de unos días, busque la Parte II: Préstamo PPP – sin abrir una cuenta bancaria separada .

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB, una asesora profesional certificada por QuickBooks® y miembro de la red de entrenadores/escritores Intuit. Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia para empresas de servicios profesionales que utilizan QuickBooks Online. Puedes encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.

Diana Cohn fundó la Oficina de Rincón en 1995 con la misión de enseñar a los propietarios de pequeñas empresas y a su personal a utilizar los programas informáticos en su beneficio con el objetivo de lograr precisión, eficiencia y, por supuesto, procesos sostenibles que creen oportunidades de crecimiento. Al mantener las certificaciones Intuit desde 1999, así como al asistir a QB Connect y Scaling New Heights, Diana se mantiene al día en las aplicaciones y sigue prestando apoyo a sus clientes y asociados.

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