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Cómo conseguir que Excel maneje correctamente los números de la seguridad social

Durante el reciente High Impact Excel: VLOOKUP Edition, una analista financiera de alto nivel llamada Lisa hizo una pregunta relacionada con los números de la Seguridad Social. Periódicamente recibe listas de empleados donde los números de seguro social no están necesariamente en un formato uniforme. Por ejemplo, algunos son todos numéricos, otros tienen guiones, y algunos pueden estar basados en texto. Cualquier análisis de datos que implique funciones de búsqueda en Excel requiere que nuestros datos estén limpios. Aquí hay algunas técnicas para limpiar los números.

El primer paso en la limpieza de los datos implica la eliminación de caracteres extraños, como guiones. Una forma fácil de hacerlo es seleccionar la columna de datos, y luego presionar Ctrl-H para mostrar el cuadro de diálogo Reemplazar en Excel. Como se muestra en la Figura 1, introduzca un guión en el campo Buscar qué, y luego deje en blanco el campo Reemplazar con. Asegúrese de que ha seleccionado una sola columna de datos y, a continuación, haga clic en Reemplazar todo.

Cómo conseguir que Excel maneje correctamente los números de la seguridad social

Figura 1: El cuadro de diálogo Reemplazar facilita la eliminación de los guiones de los números de la Seguridad Social basados en texto.

A continuación, podríamos encontrar una mezcla de valores y números de la Seguridad Social basados en texto. Los números basados en texto a menudo frustran a los usuarios de Excel, pero hay varias maneras de identificar los datos numéricos almacenados como texto:

  • Los números estarán alineados a la izquierda, aunque también es posible alinear a la izquierda los valores numéricos.
  • Como se ha señalado anteriormente, los números basados en texto pueden contener guiones, aunque al final de este artículo describiré cómo se puede dar formato a los números numéricos de la Seguridad Social con guiones.
  • Las células que contienen números basados en texto también pueden contener espacios.
  • Los números de la Seguridad Social a veces tienen el formato de número de texto aplicado. Si es así, la palabra “Texto” aparecerá en la sección de números de la pestaña de Inicio en el Excel 2007 y posteriores.
  • Las celdas que contienen números almacenados como texto suelen tener un apóstrofe que precede al propio número.

La forma más sencilla de convertir los números basados en texto en valores es utilizar el asistente de Texto a Columnas, como se muestra en la Figura 2. En cualquier versión de Excel, seleccione un rango de números basados en texto, elija Datos, seleccione Texto a Columnas y luego haga clic en Finalizar. En este contexto, no es necesario completar el asistente: al hacer clic en Finalizar, la acción predeterminada es convertir los números basados en texto en valores. Asegúrese de eliminar primero los guiones de los números de la Seguridad Social, ya que de lo contrario el Texto a columnas no proporcionará los resultados que desea.

Figura 2: El asistente de Texto a Columnas facilita la conversión de los números basados en texto a valores.

El texto de las columnas hace que todos los números de la Seguridad Social se vuelvan numéricos, pero a expensas de eliminar nuestros ceros iniciales. Hay dos técnicas que suelo usar para añadir los guiones y los ceros iniciales:

  • Técnica No. 1: Formato de número de seguro social: Como se muestra en la figura 3, pulse Ctrl-1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas. Elija Especial, y luego haga doble clic en Número de Seguro Social. Los valores en las celdas de la hoja de trabajo son números, pero Excel los muestra como si fueran texto con guiones entre los tres conjuntos de números.

Figura 3: Puedes elegir el número de la Seguridad Social en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  • Técnica No. 2: Función de texto: Aunque el formato del número de la Seguridad Social es fácil de aplicar, la desventaja es que la conversión de texto a números se hizo a expensas de los ceros iniciales. Esto significa que aunque el formato hace que los números de la Seguridad Social aparezcan que tienen ceros a la izquierda, en realidad los ceros han sido eliminados . Además, esto significa que no podemos usar VLOOKUP, MATCH, SUMIF y otras funciones similares en Excel para comparar una lista de números numéricos de la Seguridad Social con una lista basada en texto. Afortunadamente podemos tener fácilmente lo mejor de ambos mundos. Como se muestra en la Figura 4 podemos usar la función TEXT de Excel para convertir los números numéricos de la Seguridad Social a texto, lo que restaurará los ceros iniciales que faltan.

La función TEXTO tiene dos argumentos:

  • Valor – Es un valor numérico, o una referencia a una celda que contiene un valor numérico
  • Formato_Texto – El código de formato de número que desea aplicar

Como se muestra en la figura 4, la celda A1 contiene el número de la Seguridad Social 001-02-0003. Si hiciéramos clic en la celda, la barra de fórmulas de Excel mostraría 1020003. Podemos usar la función TEXTO para restaurar los guiones y ceros iniciales:

=TEXT(A1″,000-00-0000″)

Figura 4: La función TEXT convierte los valores numéricos en texto por medio del formato que se le asigna.

En caso de que no estés seguro de cómo construir un código de formato, Excel ofrece una fácil hoja de trucos. Por ejemplo, en la figura 3 de arriba aplicamos el formato de número de seguro social. Ahora puedes determinar el código de formato subyacente:

  • Presiona Ctrl-1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  • Seleccione Personalizar en la pestaña Número.
  • Como se muestra en la figura 5, el campo Tipo revelará el código de formato, que puedes copiar y pegar cuando construyas la función TEXTO.

Figura 5: El cuadro de diálogo de Células de Formato puede revelar los códigos de formato para su uso con la función TEXTO.