Las comunicaciones con los clientes han cambiado, según las expectativas de los clientes. Como practicantes, tienen que ser capaces de entregar los mensajes de la manera que cada cliente prefiera recibirlos, como el correo electrónico, los correos en papel, a través de su sitio web o a través de los medios de comunicación social. A primera vista esto parece mucho trabajo, pero lo bueno es que con un poco de planificación, no tiene por qué serlo.
La web, el correo electrónico, los dispositivos móviles, los medios sociales y los canales RSS, entre otros, han mejorado la flexibilidad en la forma de comunicarse con los clientes. Pero también han hecho que la comunicación sea más compleja para la mayoría. Parece mucho trabajo, y los clientes tienen preferencias únicas y esperan que las cumplas. Ahora es tu responsabilidad entender cómo navegar con éxito por el complejo laberinto de canales de comunicación para asegurarte de que tus mensajes lleguen a tus clientes. La eficiencia y la eficacia con la que navegas por ese laberinto depende de la habilidad con la que manejes esa tarea, y de si la manejas internamente o la subcontratas.
Si bien algunos profesionales siguen dependiendo de su propio sistema de comunicación con los clientes, otros han optado por pagar una pequeña cuota mensual y suscribirse a servicios de comunicación externa. Los que se suscriben a los servicios de comunicación citan razones como la importancia de invertir su tiempo en actividades facturables en lugar de dedicarlo a escribir contenidos o a hacer llegar mensajes a través de diversos canales de comunicación. Están surgiendo proveedores de servicios de comunicación basados en la web que se encargan de estas tareas por una cuota mensual muy reducida.
Algunos practicantes todavía se aferran a los correos de papel y a los boletines de noticias. Sin embargo, se están perdiendo las ventajas de la digitalización, como el seguimiento en tiempo real de quién abre la comunicación, qué enlaces de un mensaje están siendo pulsados y por quién, y quién se está excluyendo de futuros mensajes. De hecho, al pasar a la electrónica, se pueden tomar notas en los archivos de los clientes para preparar una futura reunión basada en los enlaces en los que el cliente hizo clic en un mensaje digital.
Por ejemplo, si un cliente de una pequeña empresa hace clic en un enlace de su mensaje que lleva a más información sobre los impuestos de la nómina, la discusión en la próxima reunión del cliente podría tocar el tema de la nómina, siendo quizás la rampa natural en las discusiones sobre el manejo de los servicios de nómina para ellos. Un profesional que envíe mensajes digitales y pueda rastrear quién hace clic en qué, puede aumentar fácilmente la facturación siempre que usted esté monitoreando la información.
Lo que necesitas
Hay muchos servicios que pueden facilitar la tarea de comunicarse con los clientes. En cuanto a los sitios web, los clientes y los posibles clientes esperan que los profesionales de la contabilidad tengan un sitio web informativo. Los diseñadores y programadores profesionales de sitios web ayudan a los profesionales a establecer una presencia en línea a un costo razonable. Vea lo que otros profesionales han hecho con su sitio y pida referencias.
Los servicios de boletines de noticias para clientes suelen ofrecer artículos y contenidos en un documento digital personalizable, de marca y prediseñado que se envía a los clientes como un boletín digital. Este servicio es perfecto para los profesionales que desean mantenerse en contacto con los clientes de manera constante, dando a conocer contenidos de calidad como representación de sus servicios de calidad. Por supuesto, algunos profesionales prefieren escribir y diseñar su propio contenido. De cualquier manera, los proveedores de servicios como Constant Contact y Mail Chimp enviarán y rastrearán los mensajes que escribas y diseñes usando sus plantillas.
Para aquellos que prefieran utilizar gráficos y mensajes preestablecidos de temática contable, fiscal, contable y financiera, asegúrese de que sus proveedores de servicios estén familiarizados con la profesión contable.
Sobre el autor:
Bob Tenner, Socio General, Tenenz, Inc. (www.tenenz.com), tiene más de 19 años de experiencia sirviendo exitosamente las necesidades de mercadeo, comunicaciones y productos de los profesionales de contabilidad e impuestos. Tenenz, Inc., ubicada en Minneapolis, MN, ha proporcionado productos y servicios de alta calidad a los profesionales de la contabilidad en los Estados Unidos por más de 40 años.