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Cómo combatir el fraude en los informes de gastos

Los informes de gastos son un hecho para cualquier empresa que envía a sus empleados a visitar clientes, otras oficinas o conferencias comerciales. Mientras que la mayoría de los empleados son honestos y cumplen con las reglas corporativas, hay suficientes deshonestos para hacer una seria mella en el balance final. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Con el conocimiento y la planificación, las compañías pueden ayudar a reducir este fraude.

El alcance del problema

Cómo combatir el fraude en los informes de gastos

Una encuesta de la Asociación de Examinadores de Fraudes dice que una empresa típica perderá hasta un 5 por ciento cada año en ingresos. En más del 20 por ciento de los casos, las organizaciones incurrieron en pérdidas de al menos 1 millón de dólares. La pérdida promedio fue de alrededor de $140,000 debido al fraude ocupacional. Y la duración fue de una media de 18 meses.

Entonces, ¿cómo abordar el problema? En el nivel más básico, deberías hacerte estas preguntas:

  • ¿Se están presentando informes de gastos sin los recibos originales?
  • ¿Los recibos parecen estar alterados?
  • ¿Cómo se comparan estos informes de gastos y cantidades con los presentados por compañeros en posiciones similares
  • ¿Cómo se comparan los recibos con los de años anteriores?
  • ¿Hay algún artículo que parezca inusual?
  • ¿Se presentan puntualmente los informes de gastos?

Tomando los siguientes pasos

Eso es sólo el principio. Para entender realmente la naturaleza de los informes de gastos, lea este caso de estudio: Un ejecutivo de ventas viajó por todo el mundo. La política de la empresa establecía que la oficina nacional de contabilidad pre-reembolsaría al empleado para que éste no tuviera que pagar de su bolsillo lo que podría ser un gasto muy grande. A su regreso, el empleado presentó su informe de gastos a su oficina de contabilidad local en lugar de a la oficina de contabilidad nacional. Como resultado, el empleado fue reembolsado de nuevo. Esta falla en el control interno causó que la compañía duplicara el pago. En este esquema, tomó al menos 20 meses para detectar el fraude.

Para evitar que esto suceda en su empresa, considere estos planes de gastos comunes:

  • Sobre la compra
  • Recibos falsos
  • Gastos ficticios
  • Recibos alterados
  • Compras personales a cargo de la empresa
  • Doble inmersión
  • Gastos de cancelación
  • Exagerar el kilometraje
  • Múltiples kilometrajes
  • Manipulación de umbrales

¿Crees que es difícil falsificar un recibo? No. Incluso hay sitios web para hacerlo fácil. Por ejemplo, http://www.customrecipt.com puede producir fácilmente un recibo que parezca genuino. Pero hay banderas rojas (ver Figura 1), como grandes cantidades pagadas en efectivo para el almuerzo, y cantidades que terminan en números redondos.

Figura 1. Un recibo falso que se ve muy bien.

Otras banderas rojas a considerar cuando se revisan los recibos son:

  • Las cantidades superan con creces el presupuesto, sobre todo si se comparan con el año anterior
  • Los recibos no se ven bien… están rotos o desgarrados
  • Repetición de la cantidad de dólares
  • Compras con tarjetas de crédito corporativas que regularmente alcanzan o exceden los límites
  • Presentaciones de gastos regularmente tardías
  • Gastos reclamados por empleados fantasmas

Para hacer frente a este problema, las empresas deben aplicar una política de gastos e informar a los empleados de que la empresa está al acecho del fraude. Para apoyar esta política, los empleados deben recibir capacitación en las políticas y directrices de la empresa. Las directrices deberían definir claramente las consecuencias de una infracción y que incluyen el despido.

El administrador que aprueba el informe de gastos debe cuestionar los gastos dudosos y, si es necesario, iniciar un proceso de revisión formal. Esto se suma a las reglas de negocio y al flujo de trabajo que los grandes sistemas de planificación de recursos empresariales son capaces de realizar. Por ejemplo, OpenERP/Odoo, PeoplesoftERP y SAP tienen la capacidad de crear un proceso que incluye la presentación en línea de copias escaneadas de los recibos de gastos. El empleado debe conservar el original y estar preparado para presentarlos a la empresa para su almacenamiento. Quien esté a cargo de la auditoría interna debe realizar auditorías anuales mediante el muestreo de los informes de gastos.

Cada dólar gastado en prevención equivale a 10 o 20 dólares de ahorro porque la empresa no tendrá que realizar una investigación. Además, una evaluación de riesgos es algo que todas las empresas pueden hacer con sus equipos.

Por supuesto, algunos ejecutivos se preguntan si enseñar a los empleados sobre el fraude aumentará el fraude. ¿Esto simplemente enseñará los “trucos del oficio” a los empleados? En realidad, los empleados serán menos propensos a cometer fraude porque sabrán que hay consecuencias si son atrapados.

Sobre el autor:

Ronny Ko es el fundador de MyBooks.Solutions, donde ofrece su experiencia a clientes que buscan directores financieros y contabilidad diaria, análisis contable, controles internos, previsiones, presupuestos, indicadores clave de rendimiento (KPI), actualización de procesos empresariales, selección de software ERP y análisis relacionados con las finanzas para clientes de todos los tamaños. Se puede contactar con él en [correo electrónico protegido].