El día del negocio sin dinero sigue acercándose cada vez más. Puede que hayan oído cómo Visa declaró una «guerra al dinero en efectivo» el mes pasado al ofrecer 10.000 dólares a restaurantes individuales para que se quedaran sin dinero en efectivo, y el banco calculó que los negocios podrían ahorrar miles de millones en ingresos y ahorrar millones de horas de trabajo. Y aunque Visa se beneficia directamente de este enfoque, los contadores deberían empezar a hablar con sus clientes comerciales sobre las razones por las que deberían quedarse sin dinero.
Esta conversación tiene que ocurrir más temprano que tarde. Pasar a no tener dinero en efectivo implica actualizar la tecnología de pago digital de una empresa, y cuanto antes la empresa se dé cuenta de los beneficios, antes podrá considerar cómo actualizarla. Al mismo tiempo, los contables deben recordar a los clientes los errores que pueden cometerse al ir sin dinero en efectivo y después, así como la forma de evitarlos.
Los beneficios de un negocio sin dinero en efectivo
La forma más simple de hablar con los clientes sobre los beneficios de no tener dinero en efectivo es observar que hoy en día hay menos personas que usan dinero en efectivo. Una encuesta de Gallup de 2016 encontró que sólo el 24% de los estadounidenses hacen todas o la mayoría de sus compras con dinero en efectivo, en comparación con el 36% de hace cinco años. Tal vez no sea sorprendente que el grupo que más ha disminuido en el uso de dinero en efectivo sea el de los jóvenes con conocimientos tecnológicos. Los clientes están adoptando no sólo las tarjetas de débito y crédito, sino también los nuevos pagos tecnológicos móviles en lugar de dinero en efectivo.
Un negocio que tiene una clientela más joven debería considerar más seriamente el no tener dinero en efectivo. Y no tener dinero en efectivo puede ser tan conveniente para cualquier negocio como para los clientes. Los empleados pueden manejar rápidamente las transacciones sin tener que perder tiempo buscando en una caja la cantidad correcta de cambio. Esto hace que cada transacción sea más rápida. Las empresas pueden así servir a más clientes y el cliente pasa menos tiempo haciendo cola.
Y aunque algunas pequeñas empresas pueden estar preocupadas por la amenaza de los hackers o la seguridad electrónica, el hecho de no tener dinero en efectivo puede mejorar la seguridad física. No tener efectivo en una caja es la última disuasión contra los ladrones, asaltantes y el ocasional empleado sin escrúpulos. Las transacciones financieras también se vuelven más seguras, ya que las empresas ya no tienen que preocuparse por cómo almacenar y contar el dinero en efectivo. En lugar de sentarse al final de cada día laboral a contar el valor total de las transacciones en efectivo, un libro financiero puede mostrar rápidamente cuánto dinero en efectivo tiene el empleado, ahorrando costes.
Quedarse sin dinero en efectivo es un cambio importante que rompe con miles de años de civilización. Pero los beneficios potenciales de atraer a una clientela más joven, así como de poder registrar rápidamente las transacciones y tener un conocimiento en tiempo real de la salud financiera de un negocio, son enormes y pueden valer la pena en las circunstancias adecuadas.
Implementación lenta y cuidadosa
A pesar de los beneficios de no tener dinero en efectivo, muchos propietarios de negocios se opondrán al concepto. Incluso si sólo el 24% de los estadounidenses hacen todas o la mayoría de sus compras con dinero en efectivo, eso puede significar la pérdida de una cantidad significativa de clientes. Por estas razones, el proceso de actualización de la tecnología de los puntos de venta para ir sólo sin dinero en efectivo debe hacerse con cuidado. Y según el Banco de la Reserva Federal de San Francisco, el 60 por ciento de las transacciones comerciales de menos de 10 dólares se hacen con dinero en efectivo, en parte debido a la cantidad de pequeñas empresas que requieren una compra mínima para aceptar dinero en efectivo.
Esto significa que, como se ha señalado anteriormente, sólo ciertas empresas, como los casinos en línea, deberían considerar la posibilidad de pasar a la categoría de «sin dinero» y las que lo hagan podrían enfrentarse a un difícil período de transición en el que podrían perder algunos clientes. Por encima de todo, una empresa interesada en pasar a la categoría de «sin dinero» debe hacer grandes esfuerzos para que los clientes se enteren de este cambio. Esto incluye el envío de correos electrónicos y alertas en los medios sociales, así como la colocación de carteles que permitan a los clientes saber que este negocio se está quedando sin dinero.
Entrenar a sus empleados es también un aspecto crítico para no tener dinero en efectivo. Ir sin dinero en efectivo casi seguro que significa actualizar la tecnología del punto de venta de un negocio, y todos los empleados deben ser conscientes de cómo utilizarla. Pero aún más importante que eso es que los empleados sepan por qué el negocio está experimentando este cambio y sepan cómo responder a las preguntas más comunes. Por ejemplo, algunos clientes pueden tratar de argumentar que una empresa tiene que aceptar dinero en efectivo ya que es de curso legal. Este no es el caso, por lo que no se puede pagar la comida tirando un tarro gigante de centavos en la caja registradora.
Recuerde que por mucho que una empresa intente informar a los clientes de los nuevos cambios, siempre habrá algunos clientes que serán sorprendidos y reaccionarán negativamente. El objetivo de tu cliente es hacer que ese número sea lo más pequeño posible. Haciendo que los inconvenientes sean menores con la preparación y la capacitación, tu cliente puede cosechar los beneficios de no tener dinero en efectivo y ayudar a hacer las cosas más fáciles con sus clientes también.