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Cómo automatizar una pequeña empresa

Estamos muy honrados de tener a Paul Meissner, Director del Grupo de Contadores Públicos de 5ways y líder de pensamiento de la profesión contable, contribuyendo a nuestro sitio. En su artículo a continuación, Paul se centra en un tema con el que muchas pequeñas empresas siguen luchando: la automatización.

No es tanto la aceptación de que el software es beneficioso para su práctica y trabajo con los clientes, sino el hecho de que hay mucho en el mercado. Eso, junto con las crecientes necesidades de los clientes y la interminable publicidad de los productos, es cada vez más difícil tomar las decisiones correctas cuando se trata de productos. A continuación Paul se basa en su experiencia personal como profesional de la contabilidad para ofrecer algunos consejos prácticos para tomar mejores decisiones de automatización.

Cómo automatizar una pequeña empresa
Cómo automatizar una pequeña empresa

Durante los últimos 10 años he dirigido una empresa de contabilidad 100% basada en la nube, se puede decir que la tecnología ha ayudado a definir el éxito de mi práctica. El software me ha ayudado a tener conexiones más profundas con mis clientes a nivel mundial, me ha liberado de un servidor de oficina fijo y ha contribuido a una eficiencia y rentabilidad increíbles.

Aunque no ha sido todo un éxito. Me han vendido software que no funcionaba o que no necesitaba, compré un gran software que no me comprometí y muchas cosas más. Sin embargo, al hacerlo, he aprendido mucho.

Mi mayor comprensión es que la automatización comienza con el proceso, no con el producto. Los procesos son muchos y variados y a menudo se ajustan a los sistemas y al personal de la empresa. Creo firmemente que la pequeña empresa del futuro tendrá los mejores procesos en lugar de usar sólo el mejor o la mayoría de los programas informáticos.

El software para las pequeñas empresas es un juego diferente hoy en día que no hace mucho tiempo. He visto una explosión en el número y variedad de compañías de software que están aquí para “revolucionar la forma en que las empresas funcionan”. Como tal, puede ser muy difícil cortar el “ruido” de la comercialización y averiguar lo que realmente puede ayudar a su empresa.

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5-Pasos para la Automatización

Aquí he compilado un proceso de automatización de 5 pasos para pequeñas empresas que me ha servido bien y estoy seguro de que también lo hará para ustedes:

1. Mapea tus procesos

No puedes automatizar lo que no entiendes realmente. El mapeo de procesos puede sonar como un arte oscuro, pero en realidad es bastante simple. Empieza con un (simple) proceso y enumera cada paso, cada punto de contacto, cada clic que necesitas hacer para completar un proceso en tu empresa.

No te atasques en los detalles o variables de cada paso. Esto no es un manual de operaciones a seguir, es un mapa del flujo del proceso.

Ejemplos de pequeños procesos para empezar son cosas como:

  • reservas de calendario
  • gestión de tareas
  • entrega de trabajo del cliente

Desde allí se puede avanzar hacia procesos más grandes. El mapeo de procesos es un deporte de equipo, los que dirigen el proceso deben ser la voz más alta y no sólo el jefe que dicta las cosas.

La consulta del equipo puede hacer que el personal se sienta valorado y comprometido. Y lo que es más importante para los propietarios de empresas, pueden descubrir lo ineficientes o inexistentes que son los procesos en su práctica.

2. Foco de resultados

Comprender los resultados que son importantes para el proceso en lugar de los pasos requeridos. Trato de poner el mayor énfasis en el resultado y de lograrlo de la manera más eficiente. Para mí, hay valores absolutos (experiencia del cliente, calidad, etc.) pero aparte de eso, sólo buscamos hacerlo lo más rápido y eficiente posible.

3. Mejorar el proceso

Ahora que puede ver cada paso del proceso, debería ver algunas ineficiencias evidentes (impresión y firma, encuadernación y envío, etc.). Eliminar pasos en el proceso es algo que ha creado más eficiencia para mí que la compra de nuevo software.

Un paso debe ser esencial para que el resultado o los valores se mantengan. Sea valiente en la eliminación de los pasos. La práctica más ineficiente que todavía veo es la encuadernación física, la entrega y la firma de las finanzas y las declaraciones de impuestos.

Para mí, la puntualidad y la eficiencia de la entrega electrónica y la firma, junto con el toque personal de una llamada telefónica, la reunión de clientes en línea ofrece mucho más valor al cliente y eficiencia interna.

4. Maximizar los sistemas de corriente

Lo más probable es que tengas software en tu empresa que no estés usando al máximo. Ya sea que se trate de nuevas funciones que ha perdido o de una mejor manera de utilizar las funciones actuales, hacer que sus sistemas actuales funcionen mejor para sus procesos racionalizados es un verdadero golpe por dinero. Si es necesario, obtenga entrenamiento.

5. Pruebe el software

Pruebe cualquier software prospectivo cara a cara con su proceso actual para probar cualquier ganancia de eficiencia. Por experiencia, lo que el sistema hace realmente y lo que la gente de marketing del software le dice que hace puede diferir enormemente.

Uno de los mayores desafíos que he enfrentado con el nuevo software es que la eficiencia prometida requiere tanta configuración, manipulación o personalización de fondo que anula la eficiencia. Entonces, factorice en el análisis de costo/beneficio el costo del software, el costo de implementación y la capacitación.

Conclusión

Al final del día el software necesita adaptarse a su empresa, su proceso y las necesidades de sus clientes. Las pequeñas empresas necesitan especialmente filtrar el creciente ruido de la comercialización y centrarse en las necesidades de su empresa en primer lugar.

Soy un gran fanático del software y las aplicaciones, pero deben ser las de su empresa.

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