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Cómo aumentar las deducciones de impuestos para los gastos de viaje y entretenimiento

Si eres como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, estás dispuesto a hacer un largo camino para mantener a tus clientes contentos. Frecuentemente, eso significa subir a un avión para una reunión cara a cara o invitarlos a una noche en la ciudad. Asumiendo que cumple con ciertos requisitos, puede tomar una deducción por gastos de viaje y entretenimiento (T&E) no reembolsados.

De hecho, si mantiene un ojo en el calendario y otro en su chequera, podría aumentar sus deducciones de T&E para el 2016.

Cómo aumentar las deducciones de impuestos para los gastos de viaje y entretenimiento
Cómo aumentar las deducciones de impuestos para los gastos de viaje y entretenimiento

Deducciones por gastos de viaje

Cuando se viaja fuera de casa por negocios, se pueden cancelar los gastos de transporte, como el billete de avión o los gastos de automóvil, así como las comidas y el alojamiento, atribuibles al viaje. También puede amortizar los gastos imprevistos, como el precio del taxi y las propinas. La deducción por comidas se limita al 50 por ciento del costo, mientras que otros gastos de viaje son totalmente deducibles.

Sin embargo, debe llevar un registro detallado de sus gastos de viaje de negocios por medio de un diario contemporáneo o por algún otro medio.

Obsérvese que pueden aplicarse normas especiales a las deducciones por vehículos utilizados para la conducción comercial, incluidos los límites de los llamados “automóviles de lujo”. En lugar de deducir los gastos reales de automóvil para 2016, puede utilizar una tarifa plana de 54 centavos por milla de negocios recorrida, más los peajes y tarifas de estacionamiento correspondientes.

Por consiguiente, si tiene previsto visitar a un cliente de negocios de primera clase al otro lado del país en enero, podría adelantar el viaje de negocios previsto a diciembre. Como resultado, puede deducir los gastos calificados – incluyendo pasaje aéreo, alojamiento y comidas – en su declaración de impuestos para 2016, aumentando así su deducción anual.

Deducciones por gastos de entretenimiento

Por lo general, puede deducir los gastos de entretenimiento que estén “directamente relacionados” o “asociados” con su negocio. La deducción se limita al 50 por ciento del costo.

  • El entretenimiento está directamente relacionado con su negocio si habla de negocios durante el entretenimiento y tiene más que una expectativa general de obtener un beneficio comercial. En otras palabras, el entretenimiento no puede ser sólo para la buena voluntad y debe tener lugar en un ambiente propicio para la discusión de negocios.
  • El entretenimiento se considera asociado a su negocio si precede o sigue a una discusión de negocios sustancial. No es necesario “hablar de asuntos de negocios” durante el entretenimiento. Si el cliente es de fuera de la ciudad, la discusión de negocios puede tener lugar el día antes o el día después del entretenimiento.

Al igual que con los gastos de viaje, debe llevar un registro detallado de sus gastos de entretenimiento. Utilice un diario o bitácora contemporánea.

El final del año suele presentar oportunidades para entretener a los clientes de negocios. Por ejemplo, si llevas a los clientes a cenar y a tomar unas copas durante las vacaciones, puedes amortizar el 50 por ciento del coste si se cumplen los requisitos de la ley de impuestos mencionados anteriormente. Y la deducción se extiende a los gastos incurridos por los cónyuges y otras personas importantes.

Por último, tenga en cuenta una singular reducción de impuestos. Si organizas una fiesta de vacaciones para tu personal, puedes amortizar el 100 por ciento del coste, en lugar del límite habitual del 50 por ciento. Pero hay una trampa: Tienes que invitar a todos en la empresa. No puedes restringir la reunión sólo a oficiales u otros superiores.