Cómo aumentar la productividad de su empresa en 10x

La forma en que se maneja y se completa el trabajo está en el centro de la gestión de una empresa exitosa, escalable y orientada a la libertad, pero pocos saben cómo hacerlo bien.

Muchas empresas luchan por entender cómo mejorar el flujo de trabajo para crear la empresa de sus sueños. Después de trabajar con miles de propietarios de empresas, hemos encontrado que estos tres simples «ajustes» de flujo de trabajo pueden reducir el dolor de la persecución de clientes y establecer la alineación en todo el equipo.

1. Pregunte por el método de comunicación preferido de su cliente

Si te encuentras luchando para que los clientes respondan, uno de los dueños de nuestra firma recomendó preguntar a los clientes su forma de comunicación preferida. Típicamente les dieron tres opciones: correo electrónico, llamada o texto. Como propietario, puedes añadir tantas o tan pocas como quieras. Yo recomiendo que cuantos menos sean, mejor.

Cómo aumentar la productividad de su empresa en 10x

Cuando se ofrece al cliente esta opción, también se debe reforzar la noción de que, en base a su selección de preferencias, se espera que responda de manera oportuna (es decir, idealmente el mismo día hábil). Recuérdeles que esto garantiza que no serán penalizados por no cumplir con un plazo, y que tendrán información precisa antes sobre su proyecto.

Implementación : Escoge tres formas de comunicación (llamada, correo electrónico, texto) y conecta con tus clientes en su método preferido. Actualice su sistema de gestión de clientes con su respuesta para que todo el equipo sepa cómo comunicarse con ellos.

2. Añadir un paso de control de calidad en la colección de materiales

Si usted o su equipo se esfuerzan constantemente por completar el trabajo a tiempo, uno de los principales culpables podría estar empezando a trabajar demasiado pronto.

Con demasiada frecuencia comenzamos los compromisos sólo para descubrir que nos falta información crítica para completarlo. Por lo tanto, nos vemos obligados a dejar de trabajar, contactar con el cliente, y luego esperar a que la información sea enviada o actualizada.

Este período de espera puede sumar una enorme cantidad de desperdicio y pérdida de ganancias. Además, su personal cambia constantemente de contexto entre los trabajos y cuando el cliente les da la información completa, tienen que dedicar tiempo a volver sobre sus pasos.

Incluso si todo su trabajo está documentado dentro de un sistema, esto todavía lleva mucho tiempo. El tiempo perdido aumenta exponencialmente si su personal no está documentando consistentemente su trabajo o está en múltiples sistemas.

Aplicación : Informe al cliente que no podrá completar el trabajo hasta que todos los materiales sean presentados con éxito. Puede utilizar los formularios en línea o las herramientas de encuestas, organizadores de impuestos, carpetas físicas y correo seguro… todo lo que ayude al cliente a presentar la información de manera más fácil y rápida.

3. Establezca metas semanales con su equipo

El elemento final para aumentar la producción es estar en la misma página con su personal. Haga reuniones de sincronización los lunes por la tarde donde se revisa el trabajo esperado que un miembro del personal debe completar en la semana.

Esto hace que todas las partes se alineen con el trabajo esperado del cliente para la semana. También es un momento ideal para que el personal saque a la superficie las preocupaciones sobre la finalización de su trabajo o comparta las barreras imprevistas que podrían atascar su productividad.

Cómo implementar

Lo más probable es que hayas intentado implementar cambios en el flujo de trabajo y que no hayan cumplido con las expectativas. Si eso te suena familiar, aquí hay algunas reglas básicas simples para implementar estos cambios:

1. Elija un cambio para adoptar en los próximos 90 días.

2. Reúne al equipo e infórmales del cambio. Pregunte por adelantado si tienen alguna preocupación con este cambio. Esto se recomienda para que se escuchen, se reconozcan, aumentando así el compromiso del equipo.

3. Después de revisar las preocupaciones, anuncie el ajuste del flujo de trabajo junto con una pregunta frecuente que aborde las principales preocupaciones planteadas durante la reunión.

4. Escoge un pequeño porcentaje (menos del 10 por ciento) de clientes a los que puedas extender esto por lo menos durante un mes.

5. Establezca un calendario de invitación para revisar el progreso del cambio con el equipo en el día 45 y el día 90.

6. Revise los aspectos positivos y aborde cualquier preocupación que surja.

7. Recapitulemos el impacto del cambio y empecemos a planear el próximo.

Cosas que hay que tener en cuenta:

1. El cambio no será 100 por ciento «perfecto» en el día 1. Puede que tengas que iterar en función de la estructura de tu empresa, el tipo de clientes o el tamaño del equipo (por lo que los puntos de registro son críticos).

2. No a todos les encantará el cambio, pero es importante que entiendan por qué estás haciendo este cambio, cómo ayuda al cliente y cómo ayuda al crecimiento de la empresa. Si todavía bloquean el cambio, este podría ser un buen momento para abordar la preocupación de uno a uno y entender los factores subyacentes de su resistencia al cambio. Puede que tengas un problema cultural y necesites eliminar gradualmente a los miembros del equipo.

3. No termines prematuramente el cambio ni dudes en introducirlo en primer lugar. Nada es fácil y todos los cambios llevan tiempo para entender el impacto. Cíñete al plan de 90 días para asegurarte de que has probado el cambio con éxito.

Conclusión

Con eso, escoge tu cambio superior y empieza a implementarlo. ¡Puedo garantizarle que alcanzar sus objetivos de crecimiento requiere una mejora positiva de su empresa y espero con interés los resultados!