Cómo asesorar a los clientes que tienen dificultades con el flujo de efectivo

Como contador, usted está en primera línea para asesorar a sus clientes sobre cómo recuperar el control de sus finanzas. Adoptar las mejores prácticas y las herramientas adecuadas para la facturación y la gestión de reclamaciones son los dos primeros pasos para disfrutar de un flujo de caja saludable.

Como ha dicho Sir Richard Branson de Virgin, "Nunca quites los ojos del flujo de caja porque es la sangre vital de los negocios. "De hecho, la mala gestión del flujo de caja es actualmente la causa del 82 por ciento de los fracasos de las empresas de EE.UU., según un reciente estudio de un banco estadounidense. Esta lucha común afecta principalmente a las pequeñas y medianas empresas (PYMES).

Aquí hay cuatro formas de aconsejar a sus clientes de negocios para que se mantengan al tanto de su flujo de efectivo:

1. Mejorar el proceso de facturación

La forma en que una empresa se ocupa del proceso de facturación es a menudo reveladora sobre su perfil de flujo de caja. Cada pequeño detalle tiene grandes consecuencias en su balance de efectivo. Necesitan saber:

• ¿Cuándo se envían las facturas?
• ¿Se envían por correo postal o electrónico?
• ¿Cuál es la tasa de re-trabajo?
• ¿Es el punto de contacto del cliente óptimo?

La forma en que se maneja el proceso de facturación importa tanto como las herramientas que usa un cliente. En otras palabras, nunca se puede equivocar cuando aconseja a sus clientes que se pasen a la facturación electrónica y empiecen a establecer las mejores prácticas de facturación.

Aquí hay algunos beneficios clave: En 2019, tanto los clientes B2B como B2C están acostumbrados a recibir datos críticos electrónicamente. Dado que los procesos manuales y en papel son intrínsecamente ineficientes, sujetos a errores y que consumen mucho tiempo, ¿por qué enviar facturas en papel? Los comerciantes tienen que imprimirlas y enviarlas. Luego los clientes tienen que procesar su propio correo.

En cambio, las facturas electrónicas llegan instantáneamente al destinatario apropiado y ofrecen ventajas fundamentales, como la posibilidad de llegar a múltiples puntos de contacto y de localizar si las facturas se han entregado y abierto. El cambio a la facturación electrónica no sólo reduce el tiempo de procesamiento en un 70 por ciento y los costos en un 82 por ciento (según un estudio de Arden Partners 2018), sino que también mejora drásticamente los días de ventas pendientes (DSO).

Otro grave culpable de la gestión deficiente del efectivo es la falta de prácticas óptimas de facturación. Espectacularmente, el 31 por ciento de las facturas de las órdenes de compra (PO) contienen información inexacta y requieren una intervención manual! El impacto en el flujo de caja es enorme ya que el 32 por ciento de los pagos atrasados son causados por errores de facturación (según la Red de Tungsteno). Las discrepancias de precio o cantidad o la ausencia de un número de orden de compra válido representan el grueso de los errores de facturación. ¡Un proceso disciplinado puede arreglar eso!

En general, la elección de una solución apropiada de facturación electrónica combinada con la adopción de las mejores prácticas de facturación reducirá el riesgo de errores y optimizará el tiempo. Y la calidad de la integración dentro del actual entorno de software ERP (incluyendo CRM, contabilidad, gestión del flujo de trabajo) es fundamental para hacer cumplir las mejores prácticas.

2. Ser reactivo cuando se rastrean los anticipos y se resuelven las disputas

Algunos clientes son sólo pagadores tardíos y necesitan que se les dé un empujón. Pero la forma en que se maneja la gestión de reclamaciones afecta en gran medida el resultado de la recaudación.

El tiempo y la calidad del contenido de los mensajes son los dos principales predictores del éxito. La automatización de los recordatorios a los clientes permite una sincronización perfecta. Pero los recordatorios automatizados necesitan un contenido personalizado, con información relevante sobre los clientes y la facturación. Por lo tanto, se requiere la integración de datos precisos y en tiempo real (perfil del cliente, facturas pendientes, pagos y posibles controversias) para alimentar los recordatorios de los clientes con el contenido adecuado.

Las reglas sobre cómo y cuándo se envían los mensajes deben ser personalizadas, ya que dependen del tipo de clientes y de la naturaleza de las relaciones cliente-proveedor. Se pueden añadir excepciones. Si su cliente principal representa el 30 por ciento de sus ventas totales y recibe 200 facturas al mes de su negocio, puede establecer diferentes reglas sobre un cliente único.

La gestión de las controversias es otra cuestión importante de la corriente de efectivo. Teóricamente, la mayoría de las controversias podrían resolverse rápidamente, ya que la mayoría de ellas se derivan de errores de hecho (discrepancias en el precio o la cantidad, ausencia de un número de pedido válido).

Pero en la vida real, comprometen significativamente el DSO de las empresas. Una razón es que, la mayoría de las veces, las herramientas dedicadas al proceso de resolución de disputas (es decir, una función de mensajería) no se proporcionan a los clientes. Como resultado, el 36% de las llamadas telefónicas de los proveedores se relacionan con errores en las facturas. Una solución automatizada e integrada puede impulsar el éxito de la gestión eficiente de las reclamaciones y la resolución de controversias.

3. Proporcionar métodos de pago más eficientes

El período medio de cobro, las comisiones por transacción, el riesgo de fraude y las tasas de rebote son los criterios más importantes a la hora de seleccionar las opciones de pago. La forma en que se paga a los clientes de su empresa no sólo afecta a su rentabilidad, sino también a su ciclo de flujo de caja.

Las opciones de pago dependen de las prácticas de la industria y de la naturaleza de la relación con el cliente. En los Estados Unidos y el Canadá, los cheques en papel siguen siendo el método de pago estándar en muchas transacciones comerciales, incluidas las transacciones B2B y las inmobiliarias. En 2017, tanto las grandes empresas canadienses como las PYMES declararon que los cheques en papel eran el método de pago más utilizado (57% y 70%, respectivamente), según Canadian Payment Methods and Trends 2018. Sin embargo, los cheques en papel son lentos, altamente susceptibles de fraude y conllevan «costos ocultos», como trabajo adicional y procesamiento administrativo. Además, son absolutamente inadecuados para la facturación recurrente.

Pero los proveedores pueden mejorar. Podrían pedir a sus clientes que se pasen a la transferencia electrónica de fondos (EFT o ACH), mediante incentivos, especialmente para los pagos recurrentes.

Dé a sus clientes algunos consejos sobre cómo pueden ofrecer pagos más rápidos, seguros, fiables y baratos.

Aquí hay un análisis comparativo de los métodos de pago que pueden ofrecer a sus clientes, dependiendo de su situación:

4. Incentivar a los clientes para que se les pague pronto

Los comerciantes pueden adoptar estrategias de incentivos para que se les pague más rápido. Los incentivos que ofrecerán a sus clientes dependen del sector y del modelo de negocio. Si un negocio goza de un margen bruto del 10 por ciento, una rebaja del 2 por ciento a cambio de pagos anticipados no será apropiada. En su lugar, se podría considerar la posibilidad de regalar pequeños servicios adicionales.

Entre los ejemplos de incentivos para los clientes se incluyen:

• Pequeños servicios adicionales
• Descuento por pagos anticipados (saldo pagado antes de una fecha determinada, o factura anual vs. mensual)
• Mayor flexibilidad (por ejemplo: se requiere un pago inicial para reservar una fecha de entrega)

Conclusión

Todos los negocios pueden arreglar su manejo de flujo de efectivo. Para que esto suceda, necesitan adoptar las mejores prácticas en la forma de facturar, hacer un seguimiento con los clientes y ofrecer los incentivos adecuados. Además, una solución integrada y automatizada adecuada les ayudará a gestionar eficientemente el ciclo completo de facturación y cobro. Con su ayuda, esto se puede lograr!

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