El alcance de las pequeñas empresas es cada vez más global, de hecho, una encuesta reciente reveló que el 46% tenía la intención de aumentar sus clientes internacionales y el 41% quería ampliar sus relaciones con los proveedores mundiales.
El crecimiento internacional ofrece mayores oportunidades para el personal, los clientes, las asociaciones y las redes de proveedores más grandes, pero no está exento de desafíos. Con la expansión internacional vienen los pagos internacionales, ya que el talento adecuado puede requerir trabajar con autónomos a miles de kilómetros de distancia y pagar en divisas.

Los desafíos de los pagos comerciales internacionales
Si quiere ser la fuente de referencia de sus clientes para los servicios de contabilidad y control a medida que se expanden por todo el mundo, debe comprender los peligros comunes de los pagos internacionales y ayudar a sus clientes a manejarlos de forma eficaz y transparente. A continuación se presentan algunos de los principales desafíos que presentan los pagos empresariales globales, además de consejos sobre cómo conquistarlos.
1. Falta de controles y equilibrios
Uno de los principales trabajos de un contable es asegurarse de que los clientes siguen la forma y los procedimientos adecuados al hacer los pagos. Llevar la cuenta de cosas como las aprobaciones y la separación de deberes puede ser bastante complicado con los pagos nacionales, pero supervisar los pagos internacionales invita a más complejidades.
Los pagos de las empresas internacionales adoptan muchas formas, entre ellas las transferencias electrónicas, las tarjetas de crédito y diversas aplicaciones de pago, y muchas de ellas no garantizan ni hacen cumplir los controles y los saldos. Si bien la realización de los pagos puede ser sencilla, con poco más que un formulario o un clic, eso no significa que los pagos se revisen, aprueben o rastreen adecuadamente para que puedan ser fácilmente referenciados más adelante.
Para ayudar a proteger a sus clientes, debe asegurarse de que están utilizando métodos de pago internacionales que incluyen la revisión por parte de todas las partes apropiadas, capturando comentarios y documentación y dejando un rastro listo para la auditoría al final.
2. Ineficiencias
Los pagos internacionales han sido históricamente ineficientes. Su trabajo es hacer el proceso lo más eficiente posible para sus clientes. Tareas duplicadas como rellenar innumerables formularios de transferencia o aprender continuamente nuevas plataformas pierden un tiempo valioso.
También crean el riesgo de costosos errores de pago, porque la entrada de datos redundantes abre la puerta a errores menores que causan problemas significativos. Usar las mismas herramientas y procesos para todos sus clientes puede ayudar mucho a aumentar la eficiencia y reducir el potencial de error.
En lugar de aprender nuevas plataformas o soluciones para cada cliente (por ejemplo, diferentes procesos y portales bancarios), el mejor enfoque es trabajar con una única solución de pago digital integral en toda su base de clientes que pueda manejar las necesidades de pago tanto internacionales como nacionales. La plataforma adecuada utilizará los mismos procesos para todos los tipos de pagos, permitiendo a los clientes autorizar los pagos con un solo clic o toque.
No quieres perder el tiempo tratando de navegar en plataformas de pago torpes y tampoco deberías pedirle a tus clientes que lo hagan.
3. Molestias para los destinatarios
Los pagos internacionales plantean problemas tanto a los destinatarios como a los remitentes. Piense en el tiempo que tarda un proveedor en el extranjero en recibir un cheque: su proveedor debe esperar a que usted transfiera el dinero a su banco, esperar a que los fondos se compensen, esperar a que se emita un cheque y luego esperar a que se entregue en el extranjero.
Después de todo eso, deben ir al banco, depositar el cheque, esperar a que se cobre y luego esperar a que se convierta en moneda local y se deposite en su cuenta. El proceso puede llevar semanas.
Si quiere conservar sus valiosos proveedores internacionales y autónomos, los pagos internacionales deben ser lo más fácil y rápido posible para ellos. La mejor manera de lograrlo es emitir pagos electrónicos que vayan directamente a sus cuentas, eliminando el juego de la espera y haciendo las cosas mucho más convenientes en el lado receptor.
¿Quieres hacer las cosas aún más convenientes? Haga que sus clientes paguen a sus contactos en el extranjero en sus monedas locales, para que no tengan que lidiar con el cambio de moneda en su extremo.
4. Contabilidad a posteriori
Cuando se utilizan plataformas de pago específicas de un banco o múltiples plataformas de pago diferentes para los pagos internacionales, es inevitable que se tenga que hacer una conciliación a posteriori de los registros contables. Aunque haya memorandos adjuntos a los pagos, las cosas no siempre están claras cuando llega el momento de la conciliación.
La búsqueda de información sobre los pagos iniciales y los tipos de cambio lleva mucho tiempo y puede dar lugar fácilmente a confusiones y errores. Cuando se pasa a los pagos digitales realizados desde una plataforma centralizada, la mayor parte de la contabilidad a posteriori se elimina del proceso de pagos internacionales.
Una plataforma única que utiliza la automatización de AP y se integra con soluciones de contabilidad como QuickBooks y Xero agiliza el proceso de pago internacional, dándole estimaciones cuando ingresa el pago y las tasas y descripciones finales cuando se procesan los pagos, de modo que no hay nada que cuestionar después.
5. Pisando el agua con sus clientes
Quieres que tus clientes te vean como su asesor de confianza, pero sólo puedes desempeñar ese papel si eres capaz de profundizar en su contabilidad y datos financieros. Si dependes de procesos y tecnologías ineficientes y que consumen mucho tiempo, te quedarás atrapado pisando el agua en la superficie, limpiando libros y persiguiendo detalles en lugar de sumergirte y utilizar tu tiempo para ayudar a tus clientes a hacer crecer sus negocios. La consolidación e integración de todas sus tecnologías de contabilidad en una sola plataforma facilita la demostración a sus clientes del gran valor que puede ofrecerles.
La respuesta a mejores pagos de negocios internacionales
La gestión de los pagos mundiales y nacionales desde una plataforma única reduce considerablemente los problemas de los pagos internacionales que hacen que muchas empresas y contables tengan dificultades. Desde la perspectiva de la contabilidad subcontratada, el uso de una plataforma unificada le permite escalar el trabajo con éxito. Cuando todo está en un solo lugar y funciona bajo el mismo flujo de trabajo, se puede aumentar la eficiencia en todos los ámbitos.
Si estás incorporando nuevo personal, puedes ponerlo rápidamente en marcha sin tener que reinventar la rueda para cada cliente. Por ejemplo, usamos Bill.com para todos los pagos tanto internacionales como nacionales. Todo el personal está entrenado en él y el hecho de que pueda convertir a las monedas locales, hacer cumplir la separación de funciones, sincronizarse con los principales programas de contabilidad y crear un seguimiento de auditoría automático hace que los pagos globales sean increíblemente eficientes para la empresa.
Una plataforma de pagos unificada también hace las cosas más eficientes para sus clientes. Cuando entienden cómo funcionan el sistema y los flujos de trabajo, quiénes están involucrados y qué se necesita para que se realice un pago, comprenden mejor su papel en el proceso y aprecian el valor de revisar y aprobar los pagos por su parte.
El uso de una plataforma de pagos comerciales digitales también reduce los errores, porque una vez que la información del proveedor se configura correctamente la primera vez, no es necesario introducir la información de nuevo y se corre el riesgo de que pequeños errores descarrilen los pagos. Todo el proceso se perfecciona de principio a fin, con mayor visibilidad y control a lo largo del camino. También se obtienen los beneficios añadidos de unos datos de flujo de caja precisos y en tiempo real gracias a la sincronización y automatización de la plataforma, unos pagos más baratos al eliminar las tasas de las transferencias bancarias y unos pagos más rápidos y seguros que cuando se utilizaban cheques en papel.
Conclusión
Cuando se trata de pagos internacionales, la eficiencia está en el mejor interés de todos. La adopción de pagos digitales de negocios internacionales a través de una plataforma de pago integrada elimina muchos de los peligros comunes de los pagos internacionales y lo pone en la mejor posición para servir como un asesor de confianza para sus clientes.
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