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Cómo asegurar un proceso fiscal sin problemas con la tecnología de firma electrónica

Este año es la segunda temporada de presentación de solicitudes en la que los preparadores de impuestos han podido utilizar firmas electrónicas para facilitar el ir y venir de los trámites de devolución de impuestos.

Antes de la temporada de presentación de declaraciones de 2015, sólo se aceptaban las firmas manuscritas o las firmas capturadas en los blocs de firmas para los formularios 8878 y 8879, que autorizan a un emisor de declaraciones electrónicas (ERO) a presentar electrónicamente las declaraciones de impuestos al IRS. En marzo de 2014, las nuevas normas del IRS permitieron que los formularios fueran firmados por los contribuyentes electrónicamente, lo que facilitó a los contadores y preparadores de impuestos la presentación electrónica de las declaraciones de impuestos de los clientes.

Cómo asegurar un proceso fiscal sin problemas con la tecnología de firma electrónica
Cómo asegurar un proceso fiscal sin problemas con la tecnología de firma electrónica

Las firmas electrónicas utilizadas para los documentos relacionados con los impuestos mantienen el sistema de presentación electrónica del IRS trabajando hacia su objetivo: hacer que el procesamiento de los impuestos sea más rápido y más conveniente para todos los involucrados en el proceso de preparación.

Tómalo de Michael Miller, dueño de Miller & Associates Tax Service Inc. en Winter Haven, Florida. Este año, ha utilizado la tecnología de firma electrónica para enviar formularios de impuestos y recoger firmas de cada cliente de fuera de la ciudad, lo que representa alrededor del 20 por ciento de su negocio.

“Anteriormente, tendría que imprimir y enviarles los documentos. Ellos los firmaban y me los enviaban por fax”, dijo Miller. “Por lo tanto, es mucho más conveniente para mí enviarles el formulario con la declaración de impuestos adjunta, y ellos pueden firmar digitalmente y enviarme todo de vuelta. Es eficiente, es menos estresante, e incluso ahorra dinero.”

Pero antes de que se agote y se inscriba en un servicio de firma electrónica, hay un componente crítico que hay que tener en cuenta: La tecnología debe mantener los datos personales y confidenciales seguros. Cualquiera que haya seguido los recientes titulares de las noticias sabe que la información de los documentos fiscales es un bien muy buscado en el mercado negro digital. Considere que el IRS pagó 5.800 millones de dólares en reembolsos falsos a los ladrones de identidad para el año fiscal 2013, según la Oficina de Contabilidad del Gobierno de EE.UU.. En 2014, 2,7 millones de contribuyentes fueron víctimas de robo de identidad.

En otras palabras, incluso durante la etapa final de un proceso digital – la firma electrónica – la tecnología no puede dejar ninguna vulnerabilidad expuesta.

Mandatos del IRS

El primer paso para seleccionar una tecnología de firma electrónica segura y fiable es obvio: Asegurarse de que cumple con los mandatos del IRS para las firmas electrónicas. Para los documentos del IRS, un servicio de firma electrónica debe hacer lo siguiente:

1. Identifique a la persona que firmó el documento. Los proveedores de firma electrónica deben ser capaces de calibrar sus procesos de autenticación de identidad para cumplir específicamente los requisitos del IRS, comenzando por lo básico: su información de identificación personal.

El firmante debe proporcionar su nombre, número de seguro social, dirección y fecha de nacimiento, y la información facilitada debe ser coherente con la información suministrada a través de las verificaciones de registros en las oficinas de crédito o bases de datos similares. La tecnología de firma electrónica también debe ser capaz de registrar esta información.

En el caso de un firmante remoto, el software también debe utilizar la autenticación basada en el conocimiento (KBA) para verificar aún más la identidad del contribuyente. En este proceso se formula al firmante una serie de preguntas detalladas generadas a partir de la información que se encuentra en las bases de datos públicas y que normalmente no es conocida por nadie más que por el firmante (y que no se encuentra fácilmente en la cartera de alguien).

El programa informático debe registrar que el firmante ha superado con éxito esta forma de autenticación, según los requisitos del Instituto Nacional de Normas y Tecnología. Y después de tres intentos, estás fuera. Si hay tres intentos fallidos de KBA, el firmante debe autorizar los documentos con una firma manuscrita.

Por último, si hay más de un contribuyente para el registro electrónico, el proceso de firma debe estar diseñado para autenticar a cada contribuyente por separado.

2. Conservar la integridad de los registros electrónicos. Cada firma electrónica debe estar vinculada a su respectivo registro electrónico, o debe haber una prueba de que la firma es válida. La firma electrónica no debe poder ser retirada, copiada o transferida para falsificar un registro digital.

Una vez firmado, el documento debe ser a prueba de manipulaciones, por lo que el servicio de firma electrónica debe utilizar técnicas para bloquear un documento e impedir que sea modificado. Los sistemas de almacenamiento también deben contener un sistema de recuperación con un índice y la capacidad de reproducir copias impresas legibles de los registros electrónicos.

3. Crear un “rastro de papel” digital. Para el cumplimiento de las normas del IRS, la tecnología de firma electrónica debe registrar la imagen digital del formulario firmado, la fecha y la hora de la firma, la dirección IP de la computadora del contribuyente, la identificación de inicio de sesión/nombre de usuario del contribuyente, la verificación de la identidad (los resultados del análisis de riesgos y beneficios del contribuyente muestran que pasó) y un rastro de auditoría que refleje la finalización del proceso por parte del firmante.

La ERO debe tener esta información a mano y ser capaz de proporcionarla al IRS cuando se le solicite, por lo que es importante que el rastro de datos sea exhaustivo y de fácil acceso.

La seguridad, la defensibilidad se extiende más allá de los mandatos del gobierno

Aunque el IRS proporciona un marco sólido para una transacción de firma electrónica, no responde a las preguntas sobre la longevidad de la firma electrónica. Es decir: “¿Podré probar la validez de mi firma electrónica en el futuro?” Con la preparación de los impuestos, esta no es una pregunta que se deba descartar. Las auditorías de los registros fiscales pueden ocurrir varios años después de la presentación de la solicitud, por lo que la firma electrónica debe seguir siendo defendible en los tribunales al menos tanto tiempo – e idealmente para siempre.

La forma más sencilla de diseccionar la fuerza de validez de una firma electrónica es pensar en las firmas electrónicas en términos de su dependencia de un proveedor.

Las firmas electrónicas dependientes requieren hacer clic en un enlace al servidor de un proveedor para acceder a la evidencia legal de una firma que demuestra su validez. Las firmas electrónicas dependientes también pueden utilizar tecnología patentada para recuperar información de validez. Esto puede estar bien a corto plazo, pero siempre habrá un elemento de lo desconocido que haga que la validez a largo plazo sea casi imposible de garantizar. Por ejemplo, ¿qué sucede si se rompe un vínculo o si cambia su relación con un proveedor? La dependencia de ese vínculo podría terminar comprometiendo la validez de la firma electrónica y, de hecho, todo el proceso.

Las firmas electrónicas independientes no se basan en el servidor de un vendedor ni utilizan tecnología propietaria. Se denominan “firmas digitales” y utilizan tecnología de infraestructura de clave pública para integrar permanentemente las pruebas jurídicas de una firma en un documento firmado. Esto significa que la firma electrónica existe independientemente de un proveedor y de una conexión a Internet, y que se puede acceder a su validez en cualquier lugar y en cualquier momento, en línea o fuera de línea. Y, si se desea, los vendedores independientes de firmas electrónicas pueden incluso triturar digitalmente sus copias de documentos firmados de sus servidores sin que ello afecte a las pruebas jurídicas disponibles.

Las firmas digitales independientes también se basan en normas internacionales publicadas para la gestión de documentos, que siempre se podrán descubrir. Esto, una vez más, apoya la validez a largo plazo de los documentos firmados.

Oportunidades de firma electrónica

El uso generalizado de la firma electrónica en los documentos fiscales está todavía en sus comienzos, pero la tecnología tiene la capacidad de mejorar drásticamente las operaciones. Con las firmas electrónicas, hay menos papeleo que archivar, administrar y almacenar; los gastos relacionados con el papel disminuyen; y los documentos fiscales pueden ser enviados por correo electrónico a los clientes de manera segura. También es un servicio de valor añadido: Los contribuyentes pueden firmar formularios en cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando un proceso que normalmente se percibe como cualquier cosa menos conveniente.

Con la tecnología adecuada que es a la vez conforme y defendible, el proceso fiscal puede dar otro importante paso adelante en el mundo digital.