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Cómo aprovechar la planificación de la capacidad

Los clientes ya no aceptan la carga de entregar los documentos de impuestos en febrero, sino que esperan que sus declaraciones sean presentadas en junio. Tienen muchas opciones en un mercado de productos básicos.

Afrontémoslo, con cuántas conversaciones de clientes felices se empieza: “No vamos a cumplir con la fecha límite de presentación. Necesitamos presentar una extensión para ti”. Probablemente ninguna, nunca.

Cómo aprovechar la planificación de la capacidad
Cómo aprovechar la planificación de la capacidad

Dos características definen el gran servicio al cliente: trabajo de alta calidad y servicio oportuno. El trabajo de alta calidad ha sido una necesidad en la profesión de Contador Público, pero el servicio oportuno no. El servicio oportuno significa que la demanda de sus servicios se ajusta a su capacidad.

Aquí hay tres pasos para la planificación efectiva de la capacidad para la temporada alta y más allá:

1. Determinar cuántas declaraciones de impuestos deben ser completadas durante la próxima temporada de impuestos.

La planificación basada en la última temporada de impuestos está planeando fracasar. Por supuesto, debes saber cuántas devoluciones completaste la temporada pasada para predecir la próxima. Si no puedes obtener esto con unos pocos clics de tu software de gestión de la práctica, necesitarás un nuevo software.

Por ejemplo, si preparó 1.000 declaraciones de impuestos en la última temporada de impuestos, y espera razonablemente un crecimiento del 20 por ciento, necesita capacidad para preparar 1.200 declaraciones. Planificar 1.000 declaraciones resultará en 200 clientes descontentos y un montón de revisiones desagradables de Yelp.

2. Determine cuántas devoluciones puede esperar de cada uno de sus empleados.

Sabemos que los preparadores de novatos pueden hacer unas 150 declaraciones de impuestos durante la temporada de impuestos. También sabemos que los preparadores más experimentados pueden preparar 200 o más. ¿Cómo sabemos eso? Por nuestro software de gestión de la práctica.

Cada año, hacemos un seguimiento de las devoluciones completadas por el preparador, el revisor y el personal a cargo. Si no puede obtener esto del software de gestión de su práctica, su software no está haciendo mucho para ayudarle a gestionar su práctica.

3. Determinar la mezcla de personal a tiempo completo y parcial necesaria para completar el trabajo.

Esta determinación parece fácil a primera vista, pero se vuelve un poco más compleja de lo que se podría esperar. En un nivel muy básico, si tienes que completar 1.200 devoluciones durante la temporada de impuestos, necesitas seis preparadores a tiempo completo a 200 devoluciones por preparador. ¿Pero qué pasa después de la temporada de impuestos?

En nuestra oficina, sabemos que alguien que prepara 200 declaraciones durante la temporada de impuestos preparará otras 200 declaraciones el resto del año. Si contratas a seis personas a tiempo completo, significa que tienen la capacidad de preparar 2.400 declaraciones para todo el año.

¿Tiene 2.400 devoluciones que completar para el año? Si tiene menos de eso, está pagando por la capacidad de preparación que no necesita fuera de temporada. Este problema se resuelve con personal de temporada.

Nuestro personal de temporada suele preparar de 50 a 100 devoluciones cada uno. Supongamos que su personal a tiempo parcial prepara 100 declaraciones cada uno y usted tiene 2.000 declaraciones que completar para el año con 1.200 preparadas durante la temporada de impuestos. Resolver la capacidad que necesita es simple una vez que tiene los datos.

Empieza con el número de declaraciones que se preparan después de la temporada de impuestos, 800 en nuestro ejemplo. Porque sabemos que nuestro personal a tiempo completo prepara 200 declaraciones cada uno durante la temporada de impuestos y luego otra vez después de la temporada de impuestos, sabemos que necesitamos cuatro preparadores a tiempo completo después de la temporada de impuestos. Eso es 800 dividido por 200.

Eso también nos dice que prepararán 800 declaraciones de impuestos durante la temporada de impuestos. Sabemos que estamos preparando 1.200 declaraciones durante la temporada de impuestos, 800 de ellas serán hechas por nuestros cuatro empleados a tiempo completo. También sabemos que 400 deben ser preparadas por el personal de temporada. A 100 declaraciones por cada miembro del personal de temporada, necesitamos cuatro miembros del personal de temporada.

Por supuesto, este es un ejemplo simple, no hemos considerado a los revisores o al personal administrativo. En nuestra empresa, manejamos esta complejidad añadida con una simple hoja de cálculo de planificación de la capacidad.

Nuestra hoja de cálculo tiene los nombres de nuestro personal y sus capacidades individuales, basados en los datos de nuestro sistema de gestión de la práctica. Completamos la hoja de cálculo en septiembre. Nunca esperas a diciembre, porque puede que no encuentres personal disponible para satisfacer tus necesidades de capacidad.

Conclusión

Los días de solicitar extensiones para la mitad de sus clientes han terminado. La planificación efectiva de la capacidad hace que el servicio al cliente a tiempo sea una ventaja competitiva para usted.

Adaptar su demanda a su capacidad es un simple problema de matemáticas. Afortunadamente, como contador público, ¡eres bueno en matemáticas!